Kategorie

Czy zwrot wydatków za telefon pracownika podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu

Krzysztof Rustecki
Nasz pracownik wykorzystuje swój telefon do celów służbowych. Czy zwrot wydatków za takie rozmowy będzie zwolniony z podatku? Czy taki zwrot może być dokonywany w ramach stałego ryczałtu dla pracownika? Czy należy zaliczyć go do podstawy wymiaru składek? Czy ewentualny zwrot kosztu abonamentu może być zwolniony z podatku?

Zwrot wydatków za używanie prywatnego telefonu przez pracownika do celów służbowych, do wysokości wynikającej z billingu rozmów dotyczących firmy, jest zwolniony z podatku jako ekwiwalent pieniężny za używanie przez niego własnego sprzętu. Natomiast zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do opodatkowanych przychodów pracownika ze stosunku pracy i do podstawy wymiaru składek. Przyznanie pracownikowi stałego ryczałtu nie zwalnia z obowiązku obliczenia na podstawie billingu kwoty objętej zwolnieniem.

UZASADNIENIE

Za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).

Takim przychodem jest m.in. zwrot wydatków, jaki chcą Państwo wypłacać pracownikowi w związku z tym, że ponosi on te wydatki w celach służbowych.

Reklama

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie przewidują wprost zwolnienia z podatku zwracanych pracownikowi wydatków używania prywatnego telefonu do celów firmowych. Zwolnienie z podatku wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 tej ustawy – na tej podstawie nie opłaca się podatku od ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Telefon w tym przypadku spełnia rolę sprzętu używanego na potrzeby pracy. Dlatego wydatki zwracane pracownikowi za używanie telefonu są zwolnione z podatku – ale tylko w tej części, w której wydatki te zostały poczynione na potrzeby firmy. Zwolnienie obejmuje bowiem zwrot ustalony jako ekwiwalent pieniężny. Zatem ustalając wysokość zwrotu, która będzie podlegać zwolnieniu z podatku, należy analizować billing rozmów i ustalić koszt rozmów poniesionych w interesie pracodawcy.

Takie stanowisko zajęła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie z 19 grudnia 2008 r. (sygn. IPPB2/415-1412/08-2/MK). Według Izby: „W przypadku, gdy zakład pracy zwraca pracownikowi wydatki poniesione przez niego w związku z używaniem prywatnego telefonu do celów służbowych, u pracownika powstaje przychód. Przychód ten na mocy art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, jeżeli zwrócony wydatek stanowi ekwiwalent pieniężny. Zgodnie bowiem z powołanym przepisem wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.”.


WAŻNE!

Zwolnienie z podatku nie obejmuje zwrotu kosztów używania prywatnego telefonu w części przekraczającej koszty rozmów służbowych. Według interpretacji Izby Skarbowej w

Warszawie z 9 lutego 2009 r. (sygn. IPPB2/415-1553/08-2/MK), do celów zwolnienia z podatku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika muszą zostać spełnione następujące warunki:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych do celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Jeżeli zatem będą spełnione te warunki, to kwota wypłaconego ekwiwalentu za używanie prywatnego telefonu pracownika będzie zwolniona z podatku. Należy mieć jednak na uwadze, że zwrot ten jest zwolniony z podatku do wysokości udokumentowanych kosztów rozmów telefonicznych wykonanych na potrzeby firmy. Zasadniczo należy je udokumentować billingiem rozmów telefonicznych. Takie stanowisko zajął m.in. Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z 23 maja 2005 r. (sygn. 1472/RPŁ/415-24/05/KAR): „W przypadku, gdy zakład pracy dokonuje wypłaty ekwiwalentu za używanie przez pracownika telefonu komórkowego będącego jego własnością w celach związanych z wykonywaną pracą i jako płatnik podatku dochodowego uznaje ten ekwiwalent za zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof – musi posiadać dowody potwierdzające fakt używania przez pracownika tego telefonu do celów służbowych. Takim dokumentem może być np. wydruk rozmów telefonicznych (billing) zawierający rejestr przeprowadzonych rozmów – umożliwiający podzielenie przeprowadzonych rozmów na rozmowy związane z pracą i rozmowy prywatne. Jeżeli wydatki poniesione przez pracownika, udokumentowane rachunkiem i wydrukiem „wykazu połączeń telefonicznych” dotyczą rozmów służbowych związanych z wykonywaną pracą – to zwrot tych wydatków przez pracodawcę można uznać za ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika przy wykonywaniu pracy telefonu komórkowego, stanowiące jego własność – podlegający zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 updof.”


PRZYKŁAD

Pracownikowi został przyznany ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie na korzystanie przez niego z telefonu firmowego na cele firmowe. Z billingu wynika jednak, że w marcu 2010 r. wydatki na rozmowy służbowe wyniosły niewiele ponad 20 zł. W związku z tym tylko ta kwota będzie objęta zwolnieniem z podatku. Natomiast pozostała część ryczałtu powinna zostać zaliczana do jego przychodów ze stosunku pracy za marzec br.

Podstawa wymiaru składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w myśl przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Ze składek zwolnione są jednak, podobnie jak w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych, ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika (§ 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Zatem zwrot kosztów za używanie telefonu pracownika do firmowych celów nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru składek po spełnieniu warunków, które umożliwiają zwolnienie z podatku dochodowego.

Zwrot wydatków na abonament telefoniczny

Jeżeli chodzi natomiast o zwrot wydatków na abonament, jaki pracownik opłaca z tytułu użytkowania telefonu komórkowego, to jest on płacony niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z telefonu do celów pracodawcy, czy nie. Z założenia prywatny telefon pracownika służy przede wszystkim jego prywatnym celom. Nieuzasadnione byłoby w tym przypadku zaliczenie go do ekwiwalentu za używanie telefonu do celów pracodawcy. Ewentualny zwrot wydatków na abonament należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy. Będzie on również zaliczany do podstawy wymiaru składek, bowiem taki zwrot nie stanowi ekwiwalentu za używanie telefonu pracownika na potrzeby pracodawcy. Nie ma zatem w tym przypadku zastosowania wyłączenie z podstawy wymiaru tych składek.

Podstawa prawna

  • art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
  • § 1, § 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Tylko teraz
169,00 zł
228,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?