Jak prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie urlopowe

RADA

Odpowiedź na Pani pytanie zależy od tego, z jakich składników składa się wynagrodzenie pracownika. Jeśli wynagrodzenie składa się tylko ze stałych składników, nie wylicza Pani wynagrodzenia urlopowego, tylko wypłaca wynagrodzenie bez zmian, tak jakby pracownik pracował. Gdy wynagrodzenie składa się tylko ze składników zmiennych, powinna Pani najpierw zsumować to wynagrodzenie z 3 miesięcy, potem obliczyć wynagrodzenie za 1 godzinę pracy, a następnie pomnożyć to wynagrodzenie przez liczbę godzin pracy, w czasie których pracownik nie pracował, ponieważ był na urlopie. Natomiast gdy wynagrodzenie składa się ze składników stałych i zmiennych, powinna Pani stałą część wypłacić bez zmian, a część zmienną przeliczyć. Szczegółowy sposób obliczania przedstawiamy na następnej stronie.

UZASADNIENIE

Wynagrodzenie wypłacane w stałej stawce (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny, dodatek za warunki szkodliwe, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek zmianowy) nie podlega żadnym przeliczeniom. Celem wynagrodzenia urlopowego jest to, aby pracownik otrzymał wynagrodzenie takie, jakby w określonym czasie pracował (§ 7 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop i art. 172 Kodeksu pracy). Dlatego składniki stałe wypłaca się pracownikowi bez jakichkolwiek zmian i przeliczeń.

WAŻNE!

Sposób wyliczenia wynagrodzenia urlopowego zależy od tego, z jakich składników - stałych czy zmiennych składa się wynagrodzenie pracownika.

Gdy w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą składniki zmienne, w celu obliczenia wynagrodzenia urlopowego składniki te trzeba przeliczyć. Jednak należy to zrobić w inny sposób niż sugerowany w pytaniu. Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych (np. z wynagrodzenia godzinowego, premii prowizyjnych, dodatków za nadgodziny) od kilku lat nie bierze się pod uwagę dni, lecz godziny pracy. Wynika to stąd, że od 1 stycznia 2004 r. urlopu udziela się w wymiarze godzinowym (art. 154² Kodeksu pracy). Zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego zostały uregulowane w § 8-11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

WAŻNE!

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych bierze się pod uwagę godziny pracy, w ciągu których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustala się wynagrodzenie urlopowe.

Najpierw należy ustalić kwotę wynagrodzenia zmiennego, którą pracownik otrzymał przed pójściem na urlop. W tym celu należy zsumować składniki zmienne wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeśli pracownik przebywał na urlopie w marcu, dodaje się składniki z grudnia, stycznia i lutego. Gdyby np. w styczniu pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne, trzeba uwzględnić najbliższe miesiące, za które one przysługiwały, czyli trzeba się cofnąć do kolejnego miesiąca, tj. w tym przypadku do listopada (§ 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

Gdy wysokości składników zmiennych znacznie się wahają, to można zsumować składniki wypłacone w okresie dłuższym niż 3 miesiące, ale nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Mając już ustaloną kwotę wynagrodzenia zmiennego, którą pracownik otrzymał przed pójściem na urlop, powinna Pani obliczyć wynagrodzenie za 1 godzinę pracy. W tym celu kwotę tego wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin, w czasie których pracownik faktycznie wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (zwykle z 3 miesięcy). To wynagrodzenie mnoży się przez liczbę godzin, jakie pracownik zgodnie z rozkładem czasu pracy miał przepracować w czasie, w którym skorzystał z urlopu. Jeśli był na urlopie np. przez cztery dni i miał wówczas do przepracowania dwa dni po 12 godzin, to wynagrodzenie za 1 godzinę pracy mnoży się przez 24 godziny.

Chodzi tu tylko o składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Składników wypłacanych za okresy dłuższe, np. premii kwartalnych, nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego (§ 12 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

PRZYKŁAD

Agnieszka S. zarabia 12 zł na godzinę. Ponadto otrzymuje czasami nagrodę (premię uznaniową). W styczniu pracowała 168 godzin, w lutym 160, a w marcu 176 godzin - razem 504 godziny. Pensja z tego okresu wyniosła za styczeń 2016 zł brutto (168 godz. × 12 zł), za luty 1920 zł brutto, za marzec 2112 zł brutto, tj. łącznie 6048 zł. Dodatkowo w styczniu otrzymała premię prowizyjną 150 zł brutto, w lutym 200 zł brutto, a w marcu 100 zł brutto, tj. łącznie 450 zł.

Składniki zmienne za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu to 6498 zł:

6048 zł + 450 zł = 6498 zł.

Wynagrodzenie za 1 godzinę pracy to 12,89 zł:

6498 zł : 504 godz. = 12,89 zł.

Od 3 do 10 kwietnia Agnieszka S. była na urlopie wypoczynkowym (6 dni roboczych).

Wynagrodzenie urlopowe wyniesie 618,72 zł:

6 dni × 8 godz. = 48 godz.,

48 godz. × 12,89 zł = 618,72 zł.

Podstawa prawna:

• art. 154², art. 172 Kodeksu pracy,
• § 8-11 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14, ze zm.).