Kategorie

Jak przebiega kontrola ZUS w zakresie pozornego zawarcia umowy o pracę

Joanna Stolarska
Dziś otrzymałem z ZUS zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Wskazano w nim, że kontrola ma dotyczyć prawidłowości zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych tylko jednej pracownicy, mimo że w firmie zatrudniam kilkanaście osób. Osoba ta przepracowała u nas tylko dwa tygodnie, a następnie poszła na zwolnienie lekarskie (posiadała okres wyczekiwania z tytułu poprzedniego zatrudnienia) – okazało się, że jest w trzecim miesiącu ciąży. Pracownica jest na zwolnieniu już od półtora miesiąca i przypuszczam, że nie wróci do pracy przed porodem. W trakcie rozmowy telefonicznej inspektor kontroli ZUS polecił przygotować akta osobowe tej pracownicy, listy płac oraz listy obecności. Dlaczego ZUS żąda akt tylko tej jednej pracownicy? Czego mogę się spodziewać w trakcie kontroli?

Od momentu dostarczenia zawiadomienia o planowanej kontroli do momentu wszczęcia postępowania minie nie mniej niż 7 i nie więcej niż 30 dni. Inspektor kontroli ZUS przedstawi upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, ze szczegółowym opisem jej zakresu i wpisze się do książki kontroli. Szczegółowej analizie zostaną poddane akta osobowe pracownicy przebywającej na zwolnieniu, dokumentacja płacowa i rozliczenia z ZUS dotyczące tej ubezpieczonej. ZUS może również wezwać świadków do złożenia zeznań. Szczegóły w uzasadnieniu.

Kontrola ZUS, zgodnie z zakresem wskazanym w ustawie systemowej, obejmuje:

  • prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru jest zobowiązany ZUS;
  • ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych;
  • prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (do celów postępowania egzekucyjnego).
Reklama

Z planowanym zakresem kontroli zapoznał się Pan już w dniu zawiadomienia o planowanym postępowaniu – powinien on zostać wyszczególniony w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli. Zakres kontroli musi być również wskazany w upoważnieniu, które zostanie Panu przedstawione w dniu wszczęcia postępowania.

Kontrole są roboczo podzielone przez ZUS na trzy rodzaje – w zależności od tego, z jakiej przyczyny zostało wszczęte postępowanie oraz jaki zakres dokumentacji i rozliczeń będzie w związku z tym badany przez inspektora kontroli. Wyróżniamy:

  • kontrole okresowe – stosunkowo najczęstszy tryb prowadzenia postępowania. Są to rutynowe kontrole, okresowo przeprowadzane u wszystkich płatników składek. W trakcie kontroli okresowej inspektor zweryfikuje w zasadzie wszystkie aspekty rozliczeń płatnika z ZUS, zarówno dotyczące składek, jak i ustalania wysokości świadczeń oraz dokumentowania prawa do świadczeń emerytalno-rentowych;
  • kontrole doraźne – najczęściej wszczynane na podstawie skargi osoby ubezpieczonej, stwierdzenia przez ZUS rażących nieprawidłowości (np. w wyniku analizy konta płatnika) lub uzasadnionego podejrzenia o działania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Są to kontrole o stosunkowo wąskim zakresie – dotyczą najczęściej dokładnego wyjaśnienia tej okoliczności, która stała się przyczyną kontroli. W celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości inspektor kontroli zbada sprawę wyjątkowo wnikliwie, zgromadzi wszelkie dowody z nią związane, przeanalizuje dokumentację, przesłucha płatnika, a jeżeli zajdzie taka konieczność – przeprowadzi również dowód z zeznań świadków;
  • kontrole problemowe – w ich trakcie zostanie zbadany wybrany aspekt rozliczeń płatnika, co do którego prawidłowości ZUS powziął wątpliwość. Może to być np. zbadanie wszystkich zawieranych umów zlecenia, prawidłowość rozliczania składek na konkretny fundusz, prawidłowość ustalania podstawy wymiaru świadczeń itp. Kontrola problemowa jest wszczynana z reguły w sytuacji, gdy ZUS stwierdza powtarzające się błędy w danym obszarze lub gdy dotrze do informacji, że płatnik stosuje w danym obszarze praktyki bezprawne lub mające na celu obejście prawa – a mają one wpływ na wysokość odprowadzanych składek czy ustalanych zasiłków i innych świadczeń.
Reklama

Z przedstawionych przez Pana okoliczności wynika, że ZUS podjął wątpliwość co do faktu, czy stosunek pracy z osobą, której dotyczy kontrola, faktycznie został nawiązany, czy praca rzeczywiście była świadczona i czy umowa o pracę została zawarta pozornie w celu wyłudzenia świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Ubezpieczona w niedługim czasie od momentu zatrudnienia wystąpiła o zasiłek z ubezpieczenia chorobowego (zapewne po okresie otrzymywania wynagrodzenia chorobowego, wypłacanego przez pracodawcę). ZUS bardzo szybko uzyskał tę wiadomość, ponieważ Pana firma, jako płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób (na 30 listopada poprzedniego roku), nie wypłaca świadczeń – zasiłki wypłaca ZUS, na podstawie danych przekazanych przez płatnika w zaświadczeniu ZUS Z-3.

ZUS zapowiedział wszczęcie kontroli doraźnej w Pana firmie. W toku kontroli ZUS sprawdzi, czy umowa o pracę nie została zawarta pozornie i czy stosunek pracy faktycznie istniał między stronami.


WAŻNE!

ZUS nie może zakwestionować istnienia stosunku pracy wyłącznie na podstawie błędów lub braków w dokumentacji – najważniejsze jest ustalenie, czy praca była faktycznie wykonywana na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem.

W trakcie zapowiedzianej kontroli doraźnej może Pan oczekiwać:

  • drobiazgowego zbadania dokumentacji osobowej (umowy o pracę, zaświadczenia lekarskiego dopuszczającego do pracy na danym stanowisku, zaświadczenia o przeszkoleniu w zakresie bhp, zakresu obowiązków, informacji o czasie pracy i wymiarze urlopu, oświadczenia do celów podatkowych PIT-2 oraz oświadczenia pracownika o pozostawaniu w rejestrze osób bezrobotnych),
  • sprawdzenia terminowości zgłoszenia pracownicy do ZUS, rozliczania i opłacania za nią składek, uwzględniania jej w zbiorczych listach płac,
  • zbadania list obecności (jeżeli są prowadzone) i sprawdzenia, czy podpisywała je również ubezpieczona obecnie przebywająca na zwolnieniu lekarskim,
  • sprawdzenia, czy kwalifikacje tej pracownicy (wykształcenie, doświadczenie zawodowe) odpowiadają stanowisku, na które została zatrudniona,
  • sprawdzenia, czy wynagrodzenie na danym stanowisku nie było ustalone na rażąco wysokim poziomie, czy nie odbiegało od wynagrodzeń innych osób zatrudnianych na podobnych stanowiskach, jak również – w przypadku pracowników najlepiej opłacanych – czy kondycja finansowa firmy uzasadnia zatrudnienie osoby za tak wysokim wynagrodzeniem,
  • konieczności przedstawienia dowodów na świadczenie pracy (w zależności od zajmowanego stanowiska mogą to być np. dokumenty, prezentacje, projekty, konspekty, wystawione faktury, rachunki, zamówienia itd.),
  • ustaleń dotyczących tego, kto przed zatrudnieniem pracownicy wykonywał jej obowiązki w firmie, a zwłaszcza kto w czasie jej długotrwałej nieobecności realizuje te obowiązki obecnie (i za jakim wynagrodzeniem).

Jeżeli po wyczerpaniu środków dowodowych (lub wobec ich braku) pozostały jeszcze niewyjaśnione okoliczności mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego, wówczas do złożenia zeznań mogą zostać wezwani świadkowie. W przypadku kontroli doraźnej prowadzonej w Pana firmie świadkami mogą być np. inni pracownicy firmy, którzy potwierdzą, że pracownica przez dwa tygodnie zatrudnienia przed zwolnieniem lekarskim faktycznie świadczyła pracę.

WAŻNE!

Inspektor kontroli powinien zawiadomić płatnika o terminie i miejscu przesłuchania świadków, a płatnik ma prawo uczestniczyć w tym przesłuchaniu.

Ponieważ jako płatnik ma Pan prawo czynnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym, powinien Pan zostać odpowiednio wcześnie poinformowany o czasie i miejscu przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków (oczywiście nie może Pan ingerować w przesłuchanie i treść zeznań). Jeżeli wymagają tego okoliczności, inspektor kontroli może przesłuchać również Pana – w charakterze strony postępowania.

Zakwestionowanie istnienia stosunku pracy, a co za tym idzie – również tytułu do przyznania zasiłku – nie może nastąpić jedynie na podstawie przesłanek formalnych (np. błędów czy braków w aktach osobowych). Najważniejsze dla ZUS będzie ustalenie, czy praca była faktycznie świadczona, za wynagrodzeniem, na rzecz i pod kierownictwem kontrolowanego płatnika. Powinien Pan pamiętać, że ZUS przyjął zgłoszenie do ubezpieczeń Pana pracownicy i nie kwestionował tytułu tego zgłoszenia, a także przyjmował opłacane za nią składki. Nie oznacza to, że obecnie nie ma możliwości zakwestionowania tego stosunku pracy, ale to na organie rentowym będzie spoczywał ciężar udowodnienia, że strony umowy o pracę złożyły fikcyjne oświadczenia woli, a umowa została zawarta pozornie.

Podstawa prawna:

  • art. 86–88 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 79 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.),
  • art. 83 § 1 Kodeksu cywilnego,
  • art. 300 Kodeksu pracy,
  • rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. Nr 164, poz. 1165).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?