Czy płatnik musi opłacić z własnych środków całość zaległych składek za osobę, która już nie podlega ubezpieczeniom

RADA

Powinni Państwo zgłosić byłego zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego od 1 marca 2008 r. oraz opłacić należne składki na te ubezpieczenia - zarówno w części finansowanej przez płatnika, jak i ubezpieczonego. Po opłaceniu składek mogą Państwo żądać od tej osoby zwrotu części składek, które ma obowiązek finansować ubezpieczony.

UZASADNIENIE

Zleceniobiorcę należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx lub 04 12 xx (w zależności od tego, czy wykonywał pracę w siedzibie bądź w miejscu prowadzenia działalności przez Państwa firmę). Zgłoszenia należy dokonać od 1 marca br., tj. od dnia utraty przez zleceniobiorcę statusu studenta. Składkom na ubezpieczenia społeczne tej osoby będzie podlegał przychód uzyskany za okres pracy od marca do maja 2008 r.

Płatnik składek ma obowiązek prawidłowo rozliczać i opłacać składki za osoby, które zgłosił do ubezpieczeń. Mimo że ta sytuacja wyniknęła z winy zleceniobiorcy, który nie poinformował o skreśleniu z listy studentów, mają Państwo obowiązek uregulowania wszystkich zaległych składek na ubezpieczenia tej osoby - zarówno w części finansowanej przez płatnika, jak i przez ubezpieczonego. Składki te należy opłacić wraz z odsetkami za zwłokę, liczonymi odrębnie od nieopłaconych w terminie składek na poszczególne fundusze.

WAŻNE!

Odsetek za zwłokę nie należy naliczać, jeśli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł.

Po opłaceniu tych składek mogą Państwo dochodzić od byłego zleceniobiorcy zwrotu części składek, jakie powinien on sfinansować.

Po złożeniu dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA, należy rozliczyć składki na ubezpieczenia byłego zleceniobiorcy w raportach ZUS RCA. Raporty te należy złożyć w komplecie z korektą deklaracji rozliczeniowych za marzec, kwiecień i maj br. Wynagrodzenie, jakie otrzymywał zleceniobiorca, zostało określone w umowie zlecenia w kwotowej wysokości. Dlatego podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zleceniobiorcy jest kwota wypłaconego mu przychodu (art. 18 ust. 3 ustawy systemowej).

W marcu br. zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2600 zł za pracę w lutym i marcu br.

W lutym br. umowa zlecenia nie stanowiła tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego z uwagi na status studenta. Dlatego w raporcie za marzec br. należy rozliczyć składki od przychodu wypłaconego w marcu br., ale należnego wyłącznie za pracę w marcu. Wysokość podstawy wymiaru składek, jaką należy przyjąć, zależy od zapisów zawartych z umowie zlecenia (np. zapis: „zleceniobiorca otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 1300 zł płatne raz na dwa miesiące” - należy przyjąć, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie kwota 1300 zł; zapis: „zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie raz na dwa miesiące w wysokości 2600 zł” - należy przyjąć, że podstawą wymiaru składek jest kwota równa 31/60 z 2600 zł, tj. 1343,33 zł).

W kwietniu br. zleceniobiorca nie otrzymał żadnego przychodu. Dlatego podstawa wymiaru składek za kwiecień br. i kwota składek na ubezpieczenia zleceniobiorcy za kwiecień będzie wynosić 0 zł.

Przychód za kwiecień i maj br. zleceniobiorca otrzymał w maju. Cała kwota wypłacona w tym miesiącu (2600 zł) będzie zatem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za maj br.

Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne za marzec i maj br. będzie natomiast kwota przychodu zleceniobiorcy pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez zleceniobiorcę.

W raportach rozliczeniowych należy rozliczyć składki w podziale na składki finansowane przez płatnika i ubezpieczonego (mimo że to Państwa firma będzie musiała opłacić te składki w całości).

W deklaracji rozliczeniowej należy dodatkowo naliczyć za marzec i maj br. składki na Fundusz Pracy i FGŚP za tę osobę (podlegała ona obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, a jej przychód przekroczył kwotę minimalnego wynagrodzenia).

Po rozliczeniu składek należy wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 100 (ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia).

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4, art. 16 ust. 1 pkt 4, ust. 1b, ust. 2 i ust. 3, art. 17 ust. 1, art. 18 ust. 3, art. 23 ust. 1 i ust. 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• § 2 ust. 6, § 6 ust. 3 rozporządzenia z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465).

Joanna Kalinowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Orzecznictwo uzupełniające:

• Zakład pracy (pracodawca) jest obowiązany, bez uprzedniego wezwania przez ZUS, opłacać i rozliczać składki na ubezpieczenia społeczne pracowników, za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym zatrudnia pracowników. Osoba, która nie dopełniła obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia pracowników i nie odprowadziła składek na ich ubezpieczenia społeczne, podlega szczególnemu reżimowi odpowiedzialności, gdyż od zaległości składkowych, tak samo jak podatkowych, pobiera się odsetki za zwłokę bez względu na to, z czyjej winy powstały te zaległości. (Wyrok sądu apelacyjnego w Katowicach z 1 lipca 1999 r., III AUa 363/99)