Kategorie

Czy na żądanie pracownika trzeba wydać duplikat paska wynagrodzeń zastępującego ZUS RMUA

Joanna Goliniewska
Nasza firma zatrudnia 3000 pracowników i jest scentralizowana. Pracownik nie odebrał pojedynczych pasków wynagrodzeń, które poprawnie zastępują RMUA, za bardzo odległy okres (październik/2007 r. i listopad/2008 r.). Paski są odpowiednio zabezpieczone przed podglądem przez osoby trzecie – tj. widzi je osoba, która je drukuje na ekranie i potem pracownik. Zgodnie z wewnętrznym ustaleniem firmy, paski zostały zniszczone, a pracownicy byli o tym poinformowani. Czy na pisemne żądanie pracownika, który nie odebrał pasków za te dwa miesiące, mamy obowiązek wydać mu duplikaty tych pasków wynagrodzeń ewentualnie sporządzić dokumenty RMUA?

Z Państwa opisu wynika, że regulacje dotyczące dokumentacji płacowej zostały wprowadzone do wewnętrznych przepisów firmy. Przewidują one wydawanie pasków wynagrodzeń równoważnych do ZUS RMUA oraz ich niszczenie w razie nieodebrania przez pracownika. Należy zatem uznać, że pracodawca nie musi wydawać ich duplikatu. Pracownik ma możliwość potwierdzenia danych dotyczących tych miesięcy bezpośrednio w ZUS.

UZASADNIENIE

Reklama

Płatnicy składek przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne – składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA). O danych zawartych w tych raportach muszą informować ubezpieczonych, za których te raporty zostały złożone. Informacje te muszą przekazywać na piśmie w celu umożliwienia ich weryfikacji. Najczęściej płatnicy składek wykorzystują do tego celu formularz ZUS RMUA. Jest to jedynie propozycja wzoru zestawienia danych wykazanych w raportach imiennych, którą ZUS przygotował w celu ułatwienia płatnikom sporządzania informacji dla ubezpieczonych. Płatnicy mogą wydawać ubezpieczonym innego rodzaju zestawienia, pod warunkiem że zawierają one wszystkie dane, jakie trzeba wykazać w ZUS RMUA (art. 41 ust. 8 ustawy systemowej).

Przepisy ustawy systemowej nie określają wprost, jak często płatnik powinien przekazywać ubezpieczonym taką informację. Stanowią jednak, że ubezpieczony powinien otrzymać taką informację po przekazaniu za niego imiennych raportów do ZUS. Skoro płatnik przekazuje te raporty co miesiąc, z taką samą częstotliwością powinien on informować ubezpieczonego o danych zawartych w tych raportach.

Kwestia wydawania duplikatów ZUS RMUA i dokumentów płacowych równoważnych do ZUS RMUA nie została uregulowana przepisami z zakresu ubezpieczeń społecznych. Dlatego nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytania dotyczące obowiązku ich wydawania. Należy jednak uznać, że Państwa firma uregulowała te kwestie w wewnętrznych przepisach, określając również zasady zapewnienia ochrony danych osobowych pracowników i niszczenia pasków płacowych w razie ich nieodebrania przez pracowników. Prawidłowość tych regulacji i odpowiedź na żądanie pracownika można ewentualnie poruszyć w Państwowej Inspekcji Pracy.

WAŻNE!

Pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia, chyba że obowiązek ten określił w wewnętrznych przepisach firmy.


W zależności od celu, do jakiego Państwa pracownikowi niezbędny jest zaległy pasek wynagrodzeń, można rozważyć inną drogę uzyskania danych za minione okresy.

Reklama

Jeśli pracownik kompletuje dokumentację płacową do własnych celów (np. w celu obliczenia podstawy wymiaru, od której zostały opłacone za niego składki za poszczególne lata), mogą Państwo potwierdzić dane, jakie chciał pozyskać pracownik, w innej formie niż duplikat pasku wynagrodzeń lub ZUS RMUA – np. w zaświadczeniu.

Jeśli pracownik chce otrzymać potwierdzenie, że pracodawca opłacił za niego składki, może uzyskać niezbędne informacje bezpośrednio z ZUS. Każdy ubezpieczony ma bowiem prawo zwrócić się do ZUS z zapytaniem, czy i w jakiej wysokości pracodawca odprowadza składki na jego ubezpieczenia społeczne. Może również zapytać o inne dane zgromadzone na jego indywidualnym koncie w ZUS (art. 50 ust. 4 ustawy systemowej). W tym celu najwygodniej wykorzystać druk ZUS ZZU – „Zgłoszenie zapytania o ubezpieczonego”. Pracownik powinien w nim podać dane identyfikacyjne (PESEL, NIP), imię i nazwisko oraz dane płatnika składek. Formularz ZUS ZZU jest dostępny na stronie ZUS (www.zus.pl, dział: Baza wiedzy, część: formularze; pełny adres: http://www.zus.pl/pliki/formularze/zzu.pdf) oraz na naszej stronie internetowej.

Pytanie o odprowadzanie składek można zadać ZUS także w innej, dowolnej formie, podając niezbędne dane identyfikacyjne.

Kolejnym sposobem sprawdzenia, czy za pracownika były odprowadzane składki, jest analiza informacji o składkach na ubezpieczenie emerytalne zewidencjonowanych na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS za dany rok. Takie informacje ZUS przekazuje osobom urodzonym po 31 grudnia 1948 r. (art. 50 ustawy systemowej). Informacja ta zawiera dane o środkach zgromadzonych na koncie ubezpieczonego w ZUS (bez części składek przekazanych do otwartego funduszu emerytalnego). Osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. powinny co roku otrzymywać z ZUS informację o stanie ich indywidualnego konta prowadzonego przez ZUS. W informacji tej znajduje się m.in. zapis o wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne za ostatni rok kalendarzowy w rozbiciu na miesiące i na poszczególnych płatników składek. W przypadku pracownika, tj. ubezpieczonego niebędącego płatnikiem składek, ZUS wykazuje w tej informacji składki należne, czyli wykazane w raportach składanych za ubezpieczonego, a nie faktycznie opłacone przez pracodawcę.

Podstawa prawna

  • art. 41 ust. 8–9a, art. 50 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    "Blaski i cienie PPK" - niezależne badanie naukowe

    PPK - jakie są opinie o programie? Poznaj wyniki niezależnego badania naukowego "Blaski i cienie PPK".

    Tata wybiera urlop ojcowski

    Urlop ojcowski to urlop najczęściej wykorzystywany przez ojców urlop po narodzinach dziecka. Najrzadziej korzystają z urlopu rodzicielskiego.

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?