Czy na żądanie pracownika trzeba wydać duplikat paska wynagrodzeń zastępującego ZUS RMUA

Z Państwa opisu wynika, że regulacje dotyczące dokumentacji płacowej zostały wprowadzone do wewnętrznych przepisów firmy. Przewidują one wydawanie pasków wynagrodzeń równoważnych do ZUS RMUA oraz ich niszczenie w razie nieodebrania przez pracownika. Należy zatem uznać, że pracodawca nie musi wydawać ich duplikatu. Pracownik ma możliwość potwierdzenia danych dotyczących tych miesięcy bezpośrednio w ZUS.

UZASADNIENIE

Płatnicy składek przekazują do ZUS imienne raporty miesięczne – składkowe (ZUS RCA, ZUS RZA) i świadczeniowe (ZUS RSA). O danych zawartych w tych raportach muszą informować ubezpieczonych, za których te raporty zostały złożone. Informacje te muszą przekazywać na piśmie w celu umożliwienia ich weryfikacji. Najczęściej płatnicy składek wykorzystują do tego celu formularz ZUS RMUA. Jest to jedynie propozycja wzoru zestawienia danych wykazanych w raportach imiennych, którą ZUS przygotował w celu ułatwienia płatnikom sporządzania informacji dla ubezpieczonych. Płatnicy mogą wydawać ubezpieczonym innego rodzaju zestawienia, pod warunkiem że zawierają one wszystkie dane, jakie trzeba wykazać w ZUS RMUA (art. 41 ust. 8 ustawy systemowej).

Przepisy ustawy systemowej nie określają wprost, jak często płatnik powinien przekazywać ubezpieczonym taką informację. Stanowią jednak, że ubezpieczony powinien otrzymać taką informację po przekazaniu za niego imiennych raportów do ZUS. Skoro płatnik przekazuje te raporty co miesiąc, z taką samą częstotliwością powinien on informować ubezpieczonego o danych zawartych w tych raportach.

Kwestia wydawania duplikatów ZUS RMUA i dokumentów płacowych równoważnych do ZUS RMUA nie została uregulowana przepisami z zakresu ubezpieczeń społecznych. Dlatego nie można jednoznacznie odpowiedzieć na pytania dotyczące obowiązku ich wydawania. Należy jednak uznać, że Państwa firma uregulowała te kwestie w wewnętrznych przepisach, określając również zasady zapewnienia ochrony danych osobowych pracowników i niszczenia pasków płacowych w razie ich nieodebrania przez pracowników. Prawidłowość tych regulacji i odpowiedź na żądanie pracownika można ewentualnie poruszyć w Państwowej Inspekcji Pracy.

WAŻNE!

Pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikom pasków wynagrodzenia, chyba że obowiązek ten określił w wewnętrznych przepisach firmy.