Kiedy wykorzystać zaległy urlop

• Obowiązek udzielenia i skorzystania z urlopu
• Urlop zaległy w okresie wypowiedzenia

Pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.). Jedynie w wyjątkowych przypadkach określonych w przepisach Kodeku pracy urlop może być przesunięty w czasie.

Przesunięcie terminu urlopu uzasadniają:

• wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 k.p.),
• szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy (art. 164 § 2 k.p.),
• niemożność rozpoczęcia urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 k.p.),
• przerwanie urlopu (art. 166 k.p.),
• odwołanie z urlopu (art. 167 k.p.).

Urlop niewykorzystany w danym roku kalendarzowym, udzielany pracownikowi w terminie późniejszym, jest urlopem zaległym. Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem należy udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w naturze, a zasada ta dotyczy także urlopów zaległych. Termin przewidziany w art. 168 k.p. zostanie zachowany, jeśli pracownik rozpocznie wypoczynek najpóźniej 31 marca.

WAŻNE!

Obowiązek udzielenia zaległego urlopu w pierwszych trzech miesiącach roku nie dotyczy urlopu na żądanie, który niewykorzystany w danym roku nie przechodzi na kolejny rok.

Obowiązek udzielenia i skorzystania z urlopu

Mimo jednoznacznej regulacji art. 168 k.p. pracownik nie może samowolnie zdecydować, kiedy skorzysta z zaległego urlopu. Sąd Najwyższy podkreśla, że naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r., I PKN 121/00).

Przykład

W 2009 r. pracownik nie wykorzystał 5 dni urlopu. Pracodawca poinformował podwładnego, że skorzystanie z tych dni urlopu w pierwszym kwartale 2010 r. nie jest możliwe ze względu na konieczność zakończenia ważnego projektu. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania zaległego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. nie oznacza jednak, że pracownik – bez zgody przełożonego – może po upływie tego terminu samowolnie udać się na urlop.

Do udzielania urlopu zaległego stosuje się zasady ogólne wynikające z art. 163 k.p. Wynika z nich, że wniosek o udzielenie urlopu powinien być brany pod uwagę przez pracodawcę przy sporządzaniu planu urlopów, jednak nie jest on wiążący dla pracodawcy. Rolą pracodawcy jest zapewnienie normalnego i nieprzerwanego toku pracy, dlatego pracodawca może odmówić zgody na urlop, jeżeli uzna obecność pracownika w pracy za niezbędną.

---

Samowolne udanie się na urlop stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. i jest podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Może jednak zdarzyć się tak, że w danym zakładzie pracy funkcjonuje utarty zwyczaj, zgodnie z którym pracownicy mogą oddalać się na urlop bez wyraźnej uprzedniej zgody przełożonego, a jedynie w przypadku, gdy wnioski urlopowe nie są uwzględniane, to pracownicy są zawiadamiani o niemożności rozpoczęcia pracy w proponowanym terminie. W takiej sytuacji, zdaniem Sądu Najwyższego, z reguły nie można przypisać znacznego stopnia winy (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.) pracownikowi naruszającemu przepisy regulaminu pracy dotyczące zasad opuszczania miejsca pracy w czasie pracy oraz udzielenia urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego zachowanie jest zgodne ze zwyczajem akceptowanym przez pracodawcę (wyrok z 26 czerwca 1998 r., I PKN 211/98). Z drugiej strony, pracodawca może wskazać termin w pierwszym kwartale roku, w którym pracownik zobowiązany będzie skorzystać z zaległego urlopu, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05). Przepis art. 168 k.p. nie pozostawia pracodawcy wyboru w kwestii terminu wywiązania się z powinności udzielenia zaległych urlopów. W uzasadnieniu wyroku Sąd Najwyższy przypomniał, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze i terminie podanym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Należy także dodać, że nieudzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego do 31 marca następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).

Urlop zaległy w okresie wypowiedzenia

Do urlopów zaległych zastosowanie znajduje regulacja art. 167¹ k.p., który wskazuje, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Zaległego urlopu udziela się w tym przypadku niezależnie od planu urlopów. Pracownik nie może odmówić skorzystania z urlopu w okresie wypowiedzenia. Jeśli natomiast pracodawca nie ma możliwości udzielenia pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia, zatrudnionemu nie przysługuje roszczenie względem pracodawcy ani tym bardziej prawo do udania się na urlop bez wyraźnego przyzwolenia przełożonych.

Uprawnioną reakcją pracodawcy jest wówczas zmiana kwalifikacji podstaw rozwiązania stosunku pracy z dokonanej z zachowaniem okresu wypowiedzenia na rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym. W tym przypadku samowolne udanie się na urlop również traktuje się jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok Sądu Najwyższego z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80). Natomiast w momencie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, uprzednio dokonane wypowiedzenie zostaje unicestwione w tym sensie, że nie może już nastąpić jego skutek w postaci ustania stosunku pracy (wyroki SN z 28 czerwca 2005 r., III PK 44/05; z 10 lipca 2007 r., I PK 241/06).

Wykorzystanie zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia nie daje podstaw do żądania ekwiwalentu pieniężnego.

Podstawa prawna:

• art. 52, 152, 161, 163–168, 282 Kodeksu pracy,
• wyroki Sądu Najwyższego z:

– 17 grudnia 1980 r. (I PRN 136/80, niepubl.),

– 26 czerwca 1998 r. (I PKN 211/98, OSNP 1999/14/457),

– 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00, OSNP 2002/15/353),

– 28 czerwca 2005 r. (III PK 44/05, OSNP 2006/9–10/147),

– 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, niepubl.),

– 10 lipca 2007 r. (I PK 241/06, OSNP 2008/17–18/254).