Kategorie

Jak udostępniać pracownikowi informacje o jego wynagrodzeniu

Ewelina Tusińska
Pracodawca ma obowiązek udostępniać dokumenty na żądanie pracownika, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Jednocześnie musi dbać, aby nie ujawnić danych dotyczących wynagrodzenia innych pracowników.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów, na podstawie których pracownikom nalicza i rozlicza się wynagrodzenie, jest lista płac. Na tym dokumencie są wskazywane składniki wynagrodzenia, takie jak: płaca zasadnicza, premie, nagrody itp., a także wysokość składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne czy zaliczka na podatek.

Lista płac

Przepisy nie określają, w jakiej formie należy tworzyć ten dokument. W związku z tym pracodawca ma tu pełną swobodę. Może tworzyć zarówno listy zbiorcze (dla określonej grupy pracowników czy dla zatrudnionych w całym zakładzie), jak i sporządzać listy indywidualne.

Wybierając konkretną formę, pracodawca musi brać pod uwagę sposób potwierdzania odbioru wynagrodzenia przez pracownika oraz ochronę danych osobowych.

Reklama

W sytuacji gdy pensje pracowników wypłacane są w gotówce w kasie zakładu pracy, to z uwagi na dobra osobiste pracowników lepiej jest sporządzać listy indywidualne. Pracownik, potwierdzając odbiór wynagrodzenia, będzie widział jedynie składniki, na podstawie których jemu pracodawca wyliczył wynagrodzenie. Nie będzie mógł sprawdzić, ile zarabiają jego koledzy. Dostęp do informacji o wysokości wynagrodzenia innych pracowników jest bowiem naruszeniem przepisów.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. „ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego.”

Stanowisko takie potwierdziło również GIODO: „(...) umożliwianie wglądu pracownikom do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych pracowników stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych”.

Reklama

Jeżeli więc w zakładzie pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie w gotówce, lepiej jest wprowadzić inny sposób potwierdzania odbioru pensji niż podpis na liście płac (np. podpisywanie innej listy z samymi imionami i nazwiskami pracowników, bez kwot i innych składników lub podpisywanie druku dowodu wypłaty, tzw. KW).

W sytuacji gdy wypłata wynagrodzenia następuje na konto, pracodawca może tworzyć zbiorcze listy płac. Niemniej jednak nawet w tym przypadku powinien brać pod uwagę, że pracownik w każdym momencie może przyjść i zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których wyliczono jego wynagrodzenie. W przypadku zbiorczej listy płac ciężko będzie zapewnić poufność danych o wysokości wynagrodzenia pozostałych pracowników.

Paski płacowe i druki ZUS RMUA

Pracodawca jako płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika, miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz:

  • numery identyfikacyjne ubezpieczonego,
  • imię i nazwisko,
  • wymiar czasu pracy,
  • zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia: emerytalne i rentowe, ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:

– tytule ubezpieczenia,

– podstawie wymiaru składek,


– kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,

– kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych,

  • podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składkę,
  • rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
  • informacje o wypłaconym wynagrodzeniu z tytułu niezdolności do pracy oraz o wypłaconych zasiłkach finansowanych z budżetu państwa,
  • oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Informacje zawarte w raportach płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu (pracownikowi) na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego w celu ich weryfikacji.

Jak wynika z powyższego, pracodawca powinien informować pracownika o odprowadzanych od jego wynagrodzenia składkach ubezpieczeniowych. W tym celu może stosować formularze ZUS RMUA lub tzw. pasek płacowy, na którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje z formularza opracowanego przez ZUS, jak również wysokość wynagrodzenia.

Sposób przekazywania pracownikom takich dokumentów jest istotny z punktu widzenia ochrony danych osobowych, gdyż znajdują się na nich informacje, które powinny być znane tylko pracownikowi.

Dokumentów takich nie można więc wysyłać zbiorczo drogą e-mailową czy wystawiać do odbioru w ogólnie dostępnym miejscu.

Przykład

Pracodawca poinformował pracowników, że w jednym z pokoi w biurze są do odbioru druki ZUS RMUA. Okazało się, że wszystkie dokumenty leżą w jednym pudełku, a pracownik ma przyjść i odnaleźć swoje zaświadczenie w puli wszystkich zatrudnionych. Takie działanie pracodawcy narusza dobra osobiste pracowników, gdyż każdy z podwładnych może przejrzeć dokumenty należące do innych pracowników.

Druki ZUS RMUA lub paski płacowe powinny być udostępniane pracownikom na piśmie i być zaopatrzone w datę sporządzenia informacji oraz podpis pracodawcy (płatnika) lub osoby przez niego upoważnionej. W związku z tym dokumenty te powinny być wręczone pracownikom osobiście lub za pośrednictwem poczty, lub w indywidualnych wiadomościach e-mailowych.

Przykład

Pracodawca sporządza co miesiąc dla pracowników tzw. paski płacowe. Aby nie narazić się na zarzut łamania przepisów o ochronie dóbr osobowych, powinien wręczać je pracownikom w zapieczętowanych kopertach lub wysyłać pocztą. W ten sposób pracodawca ma pewność, że nie ujawni wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika osobom nieupoważnionym.

WAŻNE!

Żadne przepisy nie zobowiązują pracodawcy do przedstawiania pracownikom do wglądu innych dokumentów przekazywanych do ZUS, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (np. deklaracji zbiorczej ZUS DRA).

Podstawa prawna:

  • art. 85 § 5 Kodeksu pracy,
  • art. 26 ust. 1, art. 36 ust. 1, art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
  • art. 23, 24 Kodeksu cywilnego,
  • art. 41 ust. 1, 3, 8, 8a, 9, 9a, 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Orzecznictwo:

  • uchwała SN z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2).

 

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.