Czy kadrowa powinna podpisać oświadczenie o ochronie danych osobowych

Tak. Administrator danych przetwarzający (również pracodawca) dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane te dotyczą (ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Administratorem danych w rozumieniu ustawy jest jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydująca o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.

Przez dane osobowe należy rozumieć cechy wyróżniające daną osobę oraz inne informacje dotyczące tej osoby powodujące brak jej anonimowości. Informacja ma zatem charakter osobowy, jeżeli jest możliwe ustalenie tożsamości osoby, której dotyczy.

Aby uniknąć wykorzystywania zgromadzonych danych w sposób niezgodny z ustawą, administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Powinien więc zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dlatego też do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych (pracodawcę). Obowiązek wydania upoważnień pracownikom zatrudnionym przy przetwarzaniu danych osobowych wynika z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych. Ustawodawca nie określa formy ani treści takiego upoważnienia. Ze względów dowodowych należy przyjąć, że powinno ono być wydane na piśmie. Upoważnienie to powinno mieć charakter imienny - w jego treści należy wyraźnie wskazać osobę dysponującą tym upoważnieniem oraz zakres przetwarzania danych osobowych realizowany na jego podstawie. Należałoby przyjąć, że upoważnienie takie powinno być wydane w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostawałby na wypadek kontroli w dyspozycji pracownika, drugi zamieszcza się w jego aktach osobowych (część B).

Upoważnienie do dostępu do danych osobowych przetwarzanych powinny otrzymać również osoby zarządzające tym zakładem w imieniu pracodawcy.