REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność
Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Co zmienia digitalizacja w HR

W latach 90-tych XX w. w dniu wypłaty w wielu zakładach pracy ustawiała się kolejka do kasy. Każdy odbierając swoje wynagrodzenie, podpisywał odbiór widząc jednocześnie ile odbiera osoba przed nią w kolejce i za nią. Jeszcze kilkanaście lat temu controlling raczej omijał działy HR lub raczej HR stronił od analiz i raportów. Pracownicy działu kadr prezentowali się jako humaniści i niechętnie nawet uruchamiali arkusz kalkulacyjny. Wszelkie dane były raczej w formie papierowej w wielkich szafach i szufladach zamykanych na klucz.

Digitalizacja dziś jest już powszechna w obszarze HR, a wraz z nią wszelkie aspekty controllingu: budżetowanie zatrudnienia i wynagrodzeń, raporty oraz analizy. Współczesny controlling personalny to znacznie więcej niż tylko analiza kosztów wynagrodzeń czy raportowanie liczby etatów. To coraz częściej pogłębione analizy efektywności pracy, rentowności projektów z uwzględnieniem czasu pracy poszczególnych pracowników czy modelowanie kosztów zatrudnienia. W miarę jak controlling sięga coraz głębiej w dane dotyczące pracowników, naturalnie zbliża się do obszarów regulowanych przepisami prawa – zwłaszcza RODO oraz kodeksem pracy. Coraz częściej więc dział HR posiada analityka czy controllera, który ma dostęp do danych osobowych, ale do działu controllingu docierają już dane w postaci zagregowanej czy też zanonimizowanej. Poszukując rozwiązania do controllingu personalnego organizacje bardzo uważnie zwracają więc uwagę na funkcjonalność precyzyjnego przypisywania uprawnień i dostępu do danych poszczególnym użytkownikom, ale także funkcjonalność integracji, bo zwykle dane pochodzą nie tylko z systemu Kadry / Płace (często oddzielnego od głównego systemu ERP) ale także z innych źródeł od wyspecjalizowanych aplikacji do rejestracji czasu pracy po istotne dane uzupełniające w plikach Excel.

REKLAMA

Autopromocja

Dane osobowe – analiza a ochrona prywatności

Controlling personalny operuje na danych, które często mają charakter danych osobowych, a niekiedy nawet danych wrażliwych. To np.:
• informacje o czasie pracy i nadgodzinach,
• dane o wynagrodzeniu,
• dane dotyczące absencji czy przyczyn nieobecności,
• informacje o przypisaniu do projektów, a więc – pośrednio – o efektywności lub wydajności.

Zgodnie z RODO, każda operacja na danych osobowych (w tym analiza, przetwarzanie czy raportowanie) musi odbywać się zgodnie z zasadami: minimalizacji danych, celowości, przejrzystości i ograniczenia przechowywania. Dział controllingu musi więc nie tylko wiedzieć jak analizować, ale także co wolno analizować, w jakim celu i jak długo.

W nowoczesnych rozwiązaniach controllingowych – takich jak np. system EURECA – możliwe jest:
• agregowanie danych bez ujawniania danych osobowych (np. raport kosztów pracy według działów, projektów, stanowisk),
• maskowanie danych wrażliwych w zależności od poziomu dostępu użytkownika (np. manager widzi wynagrodzenie zespołu, ale niekoniecznie szczegóły indywidualne),
• definiowanie ról i uprawnień – dzięki czemu tylko określone osoby mogą przeglądać dane identyfikujące pracowników.

Prawo pracy – controlling jako strażnik zgodności

Controlling personalny pełni także funkcję kontrolną wobec zgodności z przepisami prawa pracy. Oto kilka przykładów:

• Analiza kosztów pracy – raporty controllingu muszą uwzględniać obowiązujące stawki płacy minimalnej czy dodatki za pracę w nocy i nadgodziny. Niezgodność w tym obszarze może oznaczać poważne konsekwencje finansowe i prawne.

REKLAMA

• Czas pracy i jego zgodność z normami – controlling często analizuje czas pracy w kontekście rentowności projektów, efektywności zespołów czy optymalizacji zasobów. Jednak dane te mogą równocześnie ujawniać nieprawidłowości w przestrzeganiu przepisów (np. zbyt długie dniówki, brak odpoczynku dobowego czy tygodniowego). W takim przypadku controlling staje się nie tylko źródłem wiedzy, ale także sygnalistą potencjalnych niezgodności.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• Planowanie i raportowanie etatów – controlling często monitoruje strukturę zatrudnienia i tworzy prognozy kadrowe. Musi to robić w zgodzie z przepisami dotyczącymi np. zatrudnienia na czas określony, limitów umów cywilnoprawnych czy zasad równego traktowania.

Systemy takie jak EURECA pozwalają np. na automatyczne porównanie poziomów wynagrodzeń z obowiązującymi stawkami minimalnymi – co ułatwia zgodność z przepisami. Analizy czasu pracy mogą być łączone z informacjami o harmonogramach i umowach, co umożliwia szybkie wykrycie ryzyk (np. przekroczeń norm czasu pracy). W raportach projektowych controlling może łączyć dane z ewidencji czasu pracy z budżetami projektów – z zachowaniem zasad RODO, np. przez pseudonimizację danych.

Dylemat: transparentność czy ochrona?

REKLAMA

Controlling – z natury swojej roli – dąży do maksymalnej transparentności, granularności danych i precyzyjnej analizy. Prawo – zwłaszcza w zakresie danych osobowych – nakłada jednak ograniczenia, które mają chronić pracowników. Pomiędzy tymi podejściami istnieje napięcie, które wymaga świadomego zarządzania.

Kluczowym zadaniem controllera HR jest zbalansowanie potrzeby analizy danych z koniecznością przestrzegania prawa. W systemach BI/EPM należy stosować personalizowane dashboardy z kontrolą dostępu. W raportach regularnych warto stosować agregację danych lub pseudonimizację, by zminimalizować ryzyko naruszenia prywatności. Współpraca controllingu z HR i działem prawnym jest nieodzowna przy projektowaniu procesów raportowania personalnego.

Podsumowanie

Systemy controllingowe, takie jak popularny w Polsce system EURECA same w sobie nie mają za zadanie pilnowania aspektów prawnych. Korzystają jednak z danych gromadzonych w systemach Kadry/Płace i czasem dopiero analiza wykonana na podstawie tych danych w systemie controllingowym pozwala na zauważenie jakiejś niezgodności w danych. Controlling personalny nie może funkcjonować w oderwaniu od prawa. Wręcz przeciwnie – im bardziej zaawansowane analizy są prowadzone, tym większa odpowiedzialność spoczywa na controllerze. Z jednej strony – jako analityk kosztów i efektywności, z drugiej – jako strażnik zgodności z przepisami.

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Grzegorz Rawicz-Mańkowski, Controlling Systems

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Staż pracy na nowych zasadach. Projekt w Sejmie

Projekty dotyczące stażu pracy zostały skierowane do sejmowej Komisji Nadzwyczajnej ds. Zmian w Kodyfikacjach. "Każda praca zasługuje na szacunek" – podkreśliła podczas debaty szefowa resortu rodziny Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.

Przerwa na papierosa w pracy: tak czy nie?

Pytań na temat palenia papierosów w miejscu pracy jest wciąż wiele. Nie dziwi to - bo temat w zależności od punktu widzenia - palącego czy niepalącego - jest różnie postrzegany. Do najczęstszych wątpliwości należą np.: czy pracodawca może zakazać przerwy na papierosa? Czy pracodawca może wydłużyć czas pracy dla pracowników palących papierosy?Czy pracodawca może zabronić palenia w pracy? Czy zakaz palenia w pracy jest dyskryminacją? Ile razy można iść na papierosa w pracy? Można wręcz powiedzieć, że problem jest palący, a aż 60% zatrudnionych uważa, że pracodawcy nie powinni ingerować w ich nawyki związane z paleniem - tak wynika z ankiety Gi Group Holding.

Koniec z bezpłatnymi stażami dla pracowników. MRPiPS zapowiada zmiany

To częsta praktyka, gdy młody pracownik za odbywanie stażu nie otrzymuje wynagrodzenia. Przygotowywana przez resort pracy ustawa ma wprowadzić zakaz bezpłatnych staży.

To już pewne: nadchodzi nowa płaca minimalna, kto dostanie podwyżkę od 1 stycznia 2026 r., ile ona wyniesie 250 zł

Na ostateczną wysokość najniższej krajowej jaka będzie obowiązywała od 1 stycznia 2026 roku trzeba poczekać do pierwszej połowy września. Rada Dialogu Społecznego nie wypracowała w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę wspólnego stanowiska do połowy lipca więc zgodnie z prawem decyzję co do płacy minimalnej arbitralnie podejmie rząd za dwa miesiące.

REKLAMA

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe

Będzie łatwiej o ten zasiłek. Skorzystają ubezpieczeni, płatnicy składek, biura księgowo-rachunkowe. Dlaczego? Bo planowane są spore zmiany w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 501) w zakresie ubiegania się o zasiłek.

Na ile oszacowano miesięczną wartość nieodpłatnej pracy domowej? Wartość „ukrytej” pracy kobiet była znacznie wyższa niż mężczyzn

Ile wynosi średnia miesięczna wartość nieodpłatnej pracy domowej? Kobiety, zwłaszcza matki małych dzieci, wykonują znacząco więcej nieodpłatnej pracy domowej niż mężczyźni. Różnice te są widoczne we wszystkich obszarach codziennych obowiązków. Ocenia Polski Instytut Ekonomiczny, powołując się na badania GUS.

Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

REKLAMA

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA