Zaplanuj rok

Efektywność, jedno z najczęściej używanych słów w biznesie (zwłaszcza w czasach spowolnienia i niepewności), odnosi się zazwyczaj do działań na poziomie całej firmy – doskonalenia procesów i produktów, szukania oszczędności, wymiany aut na ekologiczne itp. Warto jednak pamiętać o potencjale tkwiącym w efektywności osobistej każdego pracownika. Poprawa umiejętności organizacji czasu i miejsca pracy jest w dwójnasób skuteczna: przyczynia się do lepszych wyników biznesowych, a jednocześnie trwale podnosi satysfakcję i motywację pracowników, którzy zyskują krzepiące przekonanie, że modne hasło o równowadze między pracą a życiem osobistym nie musi być mrzonką.

Zrób to od razu

Przywrócenie poczucia kontroli nad czasem jest też jedną z najskuteczniejszych form prewencji przed wypaleniem zawodowym oraz jego konsekwencjami psychicznymi i zdrowotnymi. Warto uświadomić sobie i współpracownikom, że przyczyną dojmującego zmęczenia, częstych bólów głowy, kręgosłupa, mięśni, bezsenności czy apatii może być właśnie frustracja z powodu wszechogarniającego nadmiaru, natłoku rutynowych zadań i poczucia bezcelowości działania, skoro – niczym w opowieści o mitycznej hydrze – miejsce jednego „odfajkowanego” zadania zajmują trzy kolejne.

Zanim nasi najlepsi ludzie zaczną myśleć o zmianie pracy, pomóżmy im zmienić toksyczne nawyki. Zgodnie z naczelną zasadą efektywności osobistej – „zrób to od razu!” – przystąpmy niezwłocznie do praktycznego działania.

Porządek musi być

Od czego więc zacząć? Od... porządku na biurku. Mało ambitne? Tylko z pozoru. 99 proc. „królestw” pracowników wygląda podobnie: o swoje miejsce walczą stosy dokumentów, raportów, nieotwartych zaproszeń, luźnych kartek. Większość z nas lubi iluzję, że mamy „pod ręką” wszystkie niezbędne do pracy dokumenty i narzędzia. Jesteśmy więc mistrzami odkładania – najlepiej na wierzchu, by papiery rzucały się w oczy, bo nigdy nie wiadomo, kiedy się przydadzą. Pamiętajmy, że każdy odłożony dokument oznacza odłożoną na później sprawę. Chcąc ją po pewnym czasie załatwić, szukamy dokumentu, tracąc na to swój czas. Kolejne minuty płyną, gdy przypominamy sobie, o co w sprawie chodziło. Kerry Gleeson, autor książki Zrób to od razu i twórca programu Personal Efficiency Program (PEP) zauważa, że nierzadko hojnie wynagradzani pracownicy spędzają godziny w pogoni za zgubionymi numerami telefonów, korespondencją, e-mailami czy na przekładaniu papierów z jednej sterty na drugą, czyli zadaniami, które... nie mają żadnego związku z prawdziwą pracą!

Zaprzyjaźnić się z kalendarzem

Czas na porządki dobrze... zapisać w kalendarzu. Dokładnie tak! Między spotkaniem z prezesem a przygotowywaniem prezentacji na spotkanie z klientem. Jeśli wydaje się to przesadą, pamiętajmy, że realizm w planowaniu, umiejętność podziału dnia na bloki, w których będziemy się koncentrować na zaplanowanych wcześniej działaniach, to podstawa dobrej organizacji. Nie zakładajmy, że posprzątamy biurko (odpowiemy na zaległe e-maile, zaktualizujemy informacje w intranecie, wypełnimy ankietę itp.) w pierwszej wolnej chwili. Takie założenie to gwarancja, że nie wykonamy tych zadań nigdy albo – w najlepszym razie – okupimy ich realizację frustracją, że znów musieliśmy zostać w pracy po godzinach.

Kalendarz musi być naszym przyjacielem, a nie wrogiem. Pracujmy z nim tak, by stał się naszą najdoskonalszą nawigacją, która nie tylko doprowadzi nas skutecznie do celu, lecz także ostrzeże przed ostrym zakrętem, czyli ponadnormatywnym spiętrzeniem zadań.

Sztuka żonglowania

Nie chodzi o to, ile czeka nas pracy, ale o to, jak ją wykonujemy. Work smarter, not harder – czyli pracujmy sprytniej, a nie ciężej. Tylko sztukmistrzowie potrafią żonglować kilk(unast)oma piłeczkami naraz. Podobnie jest z zadaniami – badania dowodzą, że efektywnie możemy działać, mając na głowie kilka (sześć, osiem) spraw. Niektórzy eksperci idą krok dalej, kwestionując tak modną ideę multi-taskingu – wszechstronność, elastyczność zawsze będą – oczywiście – w cenie, ale faktem jest też, że „przełączanie” się pomiędzy zadaniami pochłania mnóstwo czasu. Twórzmy więc warunki, by móc częściej pozwolić sobie na koncentrację na jednym zadaniu – jeśli przygotowujemy prezentację, nie zaglądajmy co minutę do poczty elektronicznej, wyłączmy dzwonek w telefonie itp.

W żonglowaniu zadaniami kluczową rolę odgrywa umiejętność nadawania sprawom odpowiednich priorytetów i jasna definicja celów – począwszy od tych na najbliższy czas (dzisiaj, najbliższy tydzień) po cele długoterminowe (miesiące, lata). Nie wypisujmy więc w kalendarzach czy na żółtych karteczkach dziesiątek rzeczy do załatwienia, bo wiadomo z góry, że będzie to lista pobożnych życzeń. Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne; nic tak nie zabija motywacji, jak frustracja związana z nieustającym poczuciem, że zawodzimy i nie robimy tego, co zaplanowaliśmy.

Wszystko pod kontrolą

Niemieckie przysłowie mówi: jeśli poświęcisz połowę czasu na planowanie, zrobisz, co trzeba dwa razy szybciej. Planujmy więc zadania każdego dnia – na dzień następny. Raz w tygodniu stwórzmy plan tygodniowy, raz w miesiącu – miesięczny. Miejmy też harmonogram roczny, regularnie weryfikowany. Ważne, by w kalendarzu uwzględniać nie tylko wydarzenia (spotkania, swoje nieobecności, dni wolne), lecz także czas na pracę nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe. System przypominaczy pozwoli na skuteczny monitoring zadań.

W codziennym działaniu ważne jest, by nie doprowadzać do sytuacji, kiedy zadanie staje się pożarem, a presja czasu wpływa dodatkowo na efekty pracy. I tak każdy z nas ma wystarczająco dużo spraw nagłych, awarii, niespodziewanych wydarzeń, których źródłem są inni ludzie. Ważne, by kontrolowane przez nas zadania nie były przyczyną dodatkowego stresu. Pracujmy tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych. Najlepiej, zgodnie z zasadą Pareto, skupić się na 20 proc. kluczowych działań, które przynoszą 80 proc. efektów.

Czas na audyt czasu

Zdarza się nam wpadać w pułapkę pozornie luźnego tygodnia, gdy w kalendarzu wpisanych jest raptem kilka spotkań, a innym razem ze zdumieniem stwierdzamy, że – pomimo natłoku zadań – udało się nam wszystkie je zrealizować. W obu przypadkach poruszamy się trochę po omacku, bazując raczej na intuicji niż twardej wiedzy o sobie samych i rytmie pracy. Warto więc wykonać jednorazowy test, który pokaże nam, jakie aktywności zawodowe pochłaniają nam w tygodniu najwięcej czasu. Przeanalizujmy swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Uśredniony obraz dnia pracy pozwoli nam zdiagnozować czynności, które pożerają najwięcej czasu (i przyjrzeć się im pod kątem poprawy efektywności działania), da też odpowiedź, na które zadania musimy przeznaczyć więcej miejsca w kalendarzu, by zmniejszyć uczucie ciągłego niewyrabiania się. Audyt pokaże nam też, jak dużą (zazwyczaj niedocenianą) część dnia zajmują nam zadania ad hoc.

Spotkany niedawno 70-letni przedsiębiorca, mogący energią i optymizmem zarazić niejednego nastolatka, powiedział mi coś bardzo ważnego: tajemnicą jego zawodowego sukcesu, równoległego prowadzenia kilku firm, jest to, że jeśli zakłada, że spędzi w pracy 8 godzin, to planuje je tak, jakby miał do dyspozycji 6 godzin. Dzięki takiej filozofii zyskujemy luz, także psychiczny, przydatny nie tylko w przypadku nagłych pożarów, lecz także po to, by spokojnie pomyśleć o przyszłych kierunkach działań.

Pomysł na życie

Pamiętajmy, że efektywność osobista to coś więcej niż styl pracy, to filozofia życia. Wykorzystujmy więc złote zasady PEP także po wyjściu z biura. Osoby, które zrewolucjonizowały swoje nawyki, zwracają uwagę na to, że ich życie stało się spokojniejsze, bardziej poukładane, spędzają więcej czasu z rodziną, spotykają się częściej z przyjaciółmi i bez przeszkód realizują swoje pasje. Wszystko dlatego, że suma zmian zachowań w pracy i w domu sprawiła, że ich doba magicznie wydłużyła się o godzinę, 2 godziny, sprawniej też mogą żonglować większą liczbą zadań. Warto wykorzystać przełom roku do tego, by zmienić coś w swoim życiu na lepsze. Od razu. Szybko przekonamy się, że wszystko jest w naszym zasięgu (włącznie z odchudzaniem, regularnym sprzątaniem, nauką języka obcego i innymi typowymi postanowieniami noworocznymi), a miniony poniedziałek był ostatnim, w którym z trudem wstawało się z łóżka w poczuciu przytłoczenia myślami o nowych zadaniach i zaległościach z poprzedniego tygodnia.

Najbardziej popularne noworoczne postanowienia dotyczące zachowań w pracy

• koniec ze zwlekaniem z odpowiedziami na e-maile dotyczące pracy,
• pamiętam, by przed wejściem na zebranie czy spotkanie, przełączać komórkę na tryb milczący,
• planuję i wpisuję od razu spotkania oraz terminy do kalendarza, by nie zakłócały normalnego toku pracy,
• porządek na biurku i organizacja – tak, by nie tracić czasu na szukanie potrzebnych papierów i rzeczy,
• ustalam priorytety, zamiast priorytet ustaleń,
• nie będę wysyłać e-maili na zasadzie łańcuszka,
• ustalam, o której godzinie kończę pracę w ciągu dnia i konsekwentnie się tego trzymam,
• dążę do ciągłego doskonalenia rutynowej pracy,
• zajmuję się najpierw rzeczami najtrudniejszymi i uciążliwymi, aby przyjemność zostawić sobie na koniec,
• traktuję swój kalendarz jak nawigację w samochodzie i czujnie sprawdzam, „co jest za zakrętem”.

Źródło: www.pepworldwide.pl