Kategorie

Niestały biznes, czyli jak przygotować firmę do zmian

Maria Wawrzyniak
Zmiana jest czymś nieuchronnym i nieuniknionym. Dla organizacji jest koniecznością, ale także szansą na rozwój. Zmiany, które zachodzą w otoczeniu firmy, są widoczne w jej strukturze i strategii. Żeby przedsiębiorstwa mogły przetrwać i konkurować na konkurencyjnym rynku, muszą szybko i skutecznie adaptować się do powstających zmian, podążać za nimi, a nawet je wyprzedzać.

Zmiany w organizacji są spowodowane przez czynniki zewnętrzne i wewnętrzne. Wielu z nich nie da się przewidzieć, jednak wszystkie niezmiennie wywierają wpływ na ludzi. Sposób, w jaki ludzie reagują na zmiany, zależy od tego, jak zmiana jest im przedstawiana i jak postrzegają jej wpływ na siebie samych.

Przyczyny zmiany mogą być różne – takie, na które nie ma się wpływu, i takie, na które można oddziaływać. Pierwsze to takie, które dotyczą całej organizacji i wynikają z czynników zewnętrznych – prawa rynku, otoczenia czy przepisów prawnych. Natomiast drugie to te, na które można wpływać, czyli takie, które dotyczą głównie samego menedżera i jego podwładnych. Mogą to być np. nowe metody pracy, delegowanie kompetencji oraz nowe zadania.

Każda zmiana jest procesem, dlatego, by lepiej ją zrozumieć, trzeba określić i poznać jej fazy:

  • odmrażania – na tym etapie jest uświadamiana potrzeba konieczności zmiany, niezbędna jest akceptacja przeprowadzenia zmiany; towarzyszą jej opory, napięcia, niepokoje, ale jest to naturalne zjawisko, które wywodzi się z poczucia zagrożenia,
  • zmieniania – na tym etapie istotne są informacje o zmianie, nowych pomysłach, sposobach postępowania, jej istotą jest udzielenie pomocy w zdobywaniu informacji na temat przystosowania się do zmiany,
  • zamrażania – w tej fazie następuje stabilizacja, normalizacja wprowadzonych zmian.

Opór wobec zmiany

Ludzie rzadko akceptują zmianę bez narzekań czy komentarzy, nawet jeżeli zmienia ich sytuację na lepsze. Opór wobec zmiany jest zjawiskiem naturalnym i zanim przezwycięży się go, trzeba poznać jego przyczyny.

Przyczyny indywidualne

  • Nawyk – pracownikom wygodniej pracuje się w znanych warunkach.
  • Konformizm – większość ludzi lubi się podporządkowywać akceptowanym sposobom pracy i zachowania.
  • Nieporozumienie – ludzie mogą nie rozumieć, co oznacza zmiana, i sądzą, że w rezultacie na niej stracą.
  • Zagrożenie własnych interesów – pracownicy rzadko wierzą, że jakakolwiek zmiana w firmie przyniesie im indywidualnie jakąś korzyść.
  • Pogłoski – zmiany często są poprzedzane mnóstwem pogłosek, wymyślanych przez osoby znające tylko część prawdy.
  • Brak zaangażowania – zmiany zbyt często są narzucone ludziom bez dania im możliwości zadania pytań lub dyskusji o skutkach.

Przyczyny organizacyjne

  • Struktura organizacyjna – powinna służyć stabilizacji pracy w organizacji.
  • Grupy pracownicze – wszelkie zmiany powodują zakłócenia ich normatywnych oczekiwań.
  • Zagrożenie równowagi sił – zmiany wiążą się z wymianą menedżerów, pracowników oraz zmianą priorytetów, a to powoduje zachwianie dotychczasowych fundamentów.
  • Nieudacznie wprowadzane zmiany w przeszłości – niechęć wobec kolejnej zmiany, która może być powodem kolejnego chaosu.

Postawy i zachowania pracowników

Opór przeciwko zmianom występuje właściwie zawsze. Wynika on z konserwatyzmu natury ludzkiej, braku wiedzy, informacji, a także obaw pracowników o własne bezpieczeństwo socjalne. Gdy ludzie niechętni są zmianom „z zasady”, trzeba poświęcić im więcej czasu na przekonywanie, przedstawianie rzeczowych argumentów, zachęcanie, a w ostateczności nawet karanie za opór będący uporem. Gdy są niechętni zmianom, bo boją się, że im nie sprostają, że nie będą umieli odnaleźć się w nowych warunkach, wtedy trzeba ich podtrzymywać na duchu, zachęcać, ale także odpowiednio przygotować. A gdy nie chcą zmian, bo nic o nich nie wiedzą, nie rozumieją ich, trzeba po prostu rzetelnie o zmianach i ich konsekwencjach ich poinformować. W żadnym przypadku nie należy roztaczać przed pracownikami perspektyw nie do spełnienia. Oczekiwania powinny być realistyczne, a nawet warto czasem przedstawić mniej optymistyczne wizje, by w razie udanej transformacji ludzie byli mile zaskoczeni lub gdy zmiany nie powiodą się w takim stopniu, jaki był zakładany – by rozczarowanie było mniejsze.

Sam opór może być aktywny lub bierny. Aktywny jest wtedy, gdy kwestionowana jest potrzeba wprowadzenia zmian, przeprowadzane są analizy i poszukiwanie innych rozwiązań, gdy jest otwarta niezgoda na założone lub już wprowadzane zmiany. Natomiast opór bierny jest trudniejszy do określenia i trudniej z nim walczyć, gdyż często nie jest uzewnętrzniany, jedynie można się go domyślać, analizując postawy i zachowania pracowników w czasie wprowadzania zmian. Jego przejaw to np. niestawianie się na spotkania, udawanie pilnej pracy, gdy mowa jest o zmianach.

Jak zmniejszyć opór

Na początku zmiany opór jest jednak dużo lepszy niż obojętność. Łatwiej poradzić sobie z tym pierwszym zjawiskiem. Jak więc menedżer może zmniejszyć opór? Pomocny będzie tu plan działania, a mianowicie najważniejsze jest:

  • przygotowanie – jeśli zmiana pojawi się na skutek wdrażania nowej polityki firmy, to należy wcześniej przedyskutować efekty i korzyści z pracownikami,
  • informowanie – należy dostarczać pracownikom tak wielu informacji o wprowadzanej zmianie, jak to tylko możliwe; należy wyjaśnić przyczyny wprowadzania zmiany, korzyści, oczekiwane rezultaty itd., co pomoże zredukować wpływ plotek,
  • zaangażowanie – w miarę możliwości należy zaangażować pracowników w proces wprowadzania zmiany, zaangażowanie w dyskusję zwiększy akceptację zmiany,
  • komunikacja – należy skontrolować, czy wszystkie fakty zostały pracownikom przedstawione, czy mogli zadać pytania, czy otrzymali wyjaśnienia.

Lider zmiany i koalicja

Rola liderów zmian jest nie do przecenienia. Najlepsi z nich wykorzystują możliwości wprowadzenia zmian zanim pojawi się wymuszona konieczność ich wprowadzenia. Opracowują wizję zmian, a także tego, co będzie po ich wprowadzeniu. Potrafią zapewnić dobrą komunikację w pionie (z góry na dół, z dołu do góry) i w poziomie. Nie ograniczają się do zmian cząstkowych, mało istotnych z punktu widzenia bytu organizacji. Ponadto sami są zaangażowani w procesie zmian i angażują do niego pracowników, a także planują, organizują, kontrolują, motywują, a nade wszystko koordynują proces zmian. Menedżerowie liderzy nie zapominają, że zmiany w każdym przypadku dotyczą ludzi, których nie można traktować przedmiotowo.

Sukces we wprowadzaniu zmian mogą zapewnić m.in.: zaangażowanie interesariuszy, dobra komunikacja, szczególnie wewnątrz firmy, budowanie zespołów pracowniczych, transfer wiedzy i umiejętności oraz zmiany w kulturze organizacyjnej firmy.

Pracownicy w zmianie

Nie zawsze wszyscy pracownicy są przeciwni zmianom czy ich nie akceptują jawnie lub mniej jawnie, często jest wielu, którzy chętnie pomogą, zaangażują się w zmianę i ją przyswoją, a będą to:

1) innowatorzy – to najmniej liczna kategoria osób, ale najcenniejsza w procesie wprowadzania zmian, to entuzjaści, osoby otwarte na wszelkie nowinki, są to osoby, które najchętniej inicjują zmiany,

2) wcześnie przyswajający – chętnie podążają za innowatorami, nieco mniej podzielają entuzjazm do zmian, ale też są ich zwolennikami i łatwo je przyswajają; te obydwie kategorie osób często są nazywane agentami zmian i odgrywają rolę ich katalizatorów,

3) wczesna większość – to ludzie, którzy, niezbyt chętnie, ale jednak nadążają za zmianami, wprowadzają je wówczas, gdy inni już to zrobili,

4) późna większość – osoby te przyswajają zmiany wtedy, kiedy inni je już wprowadzili i odnieśli sukcesy w związku z ich wprowadzeniem,

5) maruderzy – osoby te idą na samym końcu, a przełamywanie ich własnych oporów przychodzi im z dużym trudem, są niechętni zmianom i wprowadzają je tylko wtedy, kiedy już naprawdę muszą.

Przy tak złożonym zjawisku, jakim jest zmiana, równie złożone jest zarządzanie pracownikami, dlatego też niezmiernie istotne jest posiadanie konkretnych wskazówek, jak sobie radzić w takiej sytuacji.


Metody zarządzania zmianą

● interwencja – oznacza uzasadnianie przez kierownictwo naczelne firmy konieczności wprowadzania zmian, monitorowanie procesu, określanie akceptowanych sposobów postępowania i pokazywanie, jak można wprowadzać usprawnienia,

● partycypacja – oznacza udział przedstawicieli różnych grup zawodowych w podejmowaniu decyzji dotyczących zmian,

● perswazja – polega na tym, że eksperci starają się „sprzedać” zmiany, które sami zaproponowali,

zadekretowane przepisy wprowadzające zmiany – to metoda wprowadzania zmiany za pomocą wytycznych i dyrektyw.

Wykres

Reakcja pracowników na zmianę

@RY1@i13/2011/009/i13.2011.009.000.0062.201.jpg@RY2@

Źródło: O. Rzycka, W. Porosło, Menedżer coachem. Jak rozmawiać, by osiągnąć rezultaty, Wolters Kluwer Polska, Kraków 2010 r.

 

Wskazówki, jak skutecznie przeprowadzić firmę przez proces zmian

● Uzyskanie trwałych zmian wymaga silnego zaangażowania i wizjonerskiego przywództwa.

● Najważniejsze jest zrozumienie kultury organizacji oraz zakresu zmian, jaki będzie najefektywniejszy.

● Osoby związane z zarządzaniem zmianami muszą posiadać temperament, ale i zdolności przywódcze stosowne do okoliczności oraz do strategii zmian.

● Istotne jest stworzenie atmosfery pracy sprzyjającej zmianom.

● Poszczególne zmiany należy traktować w indywidualny sposób.

● Dobrze jest ustalić system nagród, który będzie premiować innowacyjność i podkreślać sukcesy przy wdrażaniu zmian.

● Zmiany to sukcesy, jak również porażki, a, niestety, porażek należy się spodziewać i trzeba się na nich uczyć.

● Najtrudniejsza do zmiany jest ciągle kultura przedsiębiorstwa, a przy wprowadzaniu zmiany ma ona ogromne znaczenie.

● W każdej organizacji są ludzie, którzy z zadowoleniem przyjmą nowe wyzwanie i nowe możliwości, jakie niosą ze sobą zmiany i to oni są naszą koalicją.

● Opór wobec zmian będzie nieunikniony, jednak należy go minimalizować.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r.

    Wyższe podwyżki dla służby zdrowia od 1 lipca 2021 r. - takie rozwiązanie proponuje Senat. Sprawdź, ile wzrośnie wynagrodzenie lekarzy, pielęgniarek, położnych i innych pracowników medycznych.

    Ile osób w Polsce pracuje zdalnie? [GUS]

    Praca zdalna - ile osób w Polsce pracuje zdalnie? Gdzie najwięcej osób pracuje z domu?

    Płaca minimalna - średnie wynagrodzenie w powiecie

    Płaca minimalna będzie zależała od powiatu? Proponuje się, aby wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę wynosiła tyle, ile średnie wynagrodzenie w powiecie.

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w 2021 r.?

    Świadczenie rehabilitacyjne - ile wynosi w III kwartale 2021 r.? Znamy nowy wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

    Powrót do pracy stacjonarnej czy praca zdalna?

    Powrót do pracy stacjonarnej - czy Polacy chcą wracać do biur? Czy praca zdalna zostanie? Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami i pracownikami?

    12 czerwca - Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci

    Dzień Sprzeciwu Wobec Pracy Dzieci przypada na 12 czerwca. Pandemia COVID-19 wpłynęła negatywnie na to zjawisko.

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją już funkcjonuje

    Umowa o zabezpieczeniu społecznym z Turcją funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Jakie kwestie reguluje?

    Odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - wszystko, co musisz wiedzieć

    Jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy - komu i kiedy przysługuje? Kto je wypłaca? Jak odwołać się od decyzji ZUS?

    PPK: stan oszczędności można sprawdzać na bieżąco

    PPK - stan oszczędności na swoim rachunku w PPK można sprawdzać na bieżąco. Jak to zrobić?

    Nowy Ład – kalkulator wynagrodzeń 2022

    Nowy Ład - kalkulator wynagrodzeń w 2022 r. pozwala obliczyć wysokość wynagrodzeń dla umów o pracę. Jak Nowy Ład wpływa na wysokość płacy minimalnej w 2022 r.? Wyższa kwota wolna od podatku powoduje brak podatku przy minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Ile wyniesie najniższa krajowa?

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r.

    Minimalne wynagrodzenie pielęgniarek i położnych od lipca 2021 r. - to rozwiązanie dla wszystkich medyków. Co ze wzrostem wynagrodzeń do 2027 r.?

    Przedłużenie kadencji organów związków zawodowych

    Przedłużenie kadencji organów statutowych związków zawodowych, organizacji przedsiębiorców i społecznych inspektorów pracy przewiduje projekt nowelizacji ustawy covidowej.

    Bezrobocie w maju 2021 r. najniższe w UE

    Bezrobocie w maju 2021 r. - ile wyniosła szacowana stopa bezrobocia rejestrowanego? Czy Polska ma najniższe bezrobocie w UE?

    Doradca podatkowy - zarobki 2021

    Doradca podatkowy - jakie są zarobki w 2021 r.? Gdzie zarabia się najlepiej? Jak zrobić szybką karierę w podatkach? Oto kilka wskazówek.

    Zatrudnienie programisty - rekrutować seniora czy juniora?

    Zatrudnienie programisty może stać się prawdziwym wyzwaniem. Polskie firmy muszą konkurować o najlepszych specjalistów z pracodawcami z Zachodu. Jak w takiej sytuacji zatrudnić dobrego programistę?

    4 cechy, jakie powinien posiadać dobry program do obsługi PPK

    Obsługa PPK może być albo koszmarem działu kadr, albo procesem, o którym, jak o oddychaniu, po prostu się nie myśli. Wszystko zależy od tego, jakie oprogramowanie (i czy w ogóle) wspomaga dział personalny w realizacji zadań związanych z obsługą PPK. Jaki zatem powinien być program, który pozwoli na sprawną realizację PPK bez nadmiernego obciążania pracowników?

    PPK w firmie - jak wdrożyć?

    PPK w firmie - jak wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe dla swoich pracowników? Co powinien zawierać program do obsługi PPK? Kto może oszczędzać w PPK?

    Regionalizacja płacy minimalnej - rekomendacje

    Regionalizacja płacy minimalnej i powiązanie jej z obiektywnym parametrem ekonomicznym to rekomendacje raportu, którego partnerem jest Biuro Rzecznika MŚP.

    Czerwiec 2021 - godziny pracy, dni wolne

    Czerwiec 2021 - godziny pracy i dni wolne czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Kalendarz czerwca w 2021 r. zawiera 1 święto wolne od pracy.

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021

    Niedziela handlowa - czerwiec 2021 r. ma 4 niedziele. Czy 13 czerwca, 20 czerwca lub 27 czerwca jest niedziela handlowa? Kalendarz niedziel handlowych.