Inicjowanie przyszłości - IT w służbie zarządzania przez cele

Proces implementacji zarządzania przez cele (ZPC) w organizacji stanowi wyzwanie zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technicznym. Dużym wsparciem w tym zakresie są specjalnie przygotowane do tego celu narzędzia informatyczne. Umożliwiają one zdefiniowanie i dostarczenie celów organizacji do poszczególnych komórek, stanowisk oraz pracowników, rozpoznawanych przez system, jako realizatorów końcowych strategii.

Wszystkie poziomy organizacji zostają w ten sposób objęte tym systemem. Rozpoczynając od najwyższego, na którym definiowane są cele całej organizacji (w zależności od potrzeb i oczekiwań mogą być grupowane w wiązki, perspektywy, kategorie, projekty, procesy), przechodzimy do kolejnego poziomu szczegółowości. Planujemy cele szczegółowe i mierniki ich realizacji, a następnie przydzielamy je poszczególnym centrom odpowiedzialności i bezpośrednim realizatorom, czyli pracownikom. Wykorzystanie schematu organizacyjnego do planowania i dystrybucji celów ułatwia logiczne ustalenie ich realizatorów i zbieranie wyników, a ponadto usprawnia proces raportowania i ocenę funkcjonowania organizacji w zdefiniowanych obszarach przez pryzmat stopnia realizacji założonych celów.

Czy cele są SMART

Cele główne rozprowadzane są na niższe poziomy w strukturze organizacyjnej poprzez przypisanie celów szczegółowych i mierników ściśle powiązanych z celami organizacji poszczególnym jednostkom organizacyjnym, stanowiskom oraz pracownikom. Dzięki temu wszyscy pracownicy wiedzą, że ich działanie służy realizacji konkretnego celu na poziomie strategicznym, czują się współodpowiedzialni za powodzenie całego biznesu, co pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie i motywację do pracy.

Dowolnie wybrane ze słownika cele tworzą mapę celów organizacji. System daje możliwość tworzenia dowolnej liczby takich map dla różnych okresów. System informatyczny umożliwia w tym przypadku weryfikację zdefiniowanych celów pod kątem zgodności z koncepcją SMART (cele powinny być zrozumiałe, atrakcyjne, mierzalne, możliwe do osiągnięcia oraz określone w czasie).

Wykorzystanie rozwiązania informatycznego umożliwia przejście do kolejnego etapu, czyli negocjacji celów określających je mierników na wszystkich zaangażowanych w ich realizację poziomach. Cele zapisane w danej mapie stanowią dla organizacji podstawę do budowania kart celów komórek, stanowisk i osób.

Wspólnie uzgodnione cele

W proces negocjacji terminów i mierników realizacji celów aktywnie włączeni są pracownicy odpowiedzialni za ich realizację poprzez wspólne ustalanie i ocenę stopnia możliwości ich osiągnięcia. Służy to przede wszystkim wskazaniu pracownikom związku pomiędzy wynikami ich pracy a wynikami całej organizacji, motywowaniu ich do realizacji celów organizacji poprzez ich ocenę i powiązanie indywidualnych wyników pracowników z systemem motywacyjnym. Możliwe jest także wyznaczenie indywidualnych celów pracownika, co dodatkowo wzmacnia jego motywację.

Proces negocjacji celów odbywa się w trybie nakazowym (Top-Down) bądź nakazowo – roszczeniowym (Top-Down/Down-Top). Wykorzystanie systemu informatycznego efektywnie wspiera i skraca cykle negocjacji, jak również zapewnia spójność dokumentów i rejestrowanych danych. Efektem procesu negocjacji jest akceptacja planowanych celów na wszystkich poziomach organizacyjnych, a mapa staje się obowiązującą dla całej organizacji. Na tym etapie możliwe jest również stworzenie kilku wariantów realizacji dla danej mapy.

Realizacja pod kontrolą

System informatyczny umożliwia również bieżącą kontrolę realizacji celów zarówno z poziomu całej organizacji, jak i poszczególnych jej jednostek. Mierniki skorelowane z tymi o istotnym znaczeniu dla organizacji można oznaczyć jako mierniki ryzyka, co umożliwia śledzenie zależności i ewentualne wprowadzanie korekt. Ustawianie alertów przy miernikach umożliwia automatyczne informowanie o stanie realizacji i pozwala na natychmiastową reakcję i działania korygujące. Zawarte w systemie raporty pozwalają na bieżąco śledzić postępy w realizacji celów w porównaniu z zaplanowanymi wartościami dla wybranej mapy, dowolnego poziomu struktury organizacyjnej, grupy funkcjonalnej, aż do poziomu poszczególnych pracowników. Dostęp taki mają wszystkie uprawnione i zaangażowane w dany proces osoby. Możliwość sprawdzania informacji o stopniu realizacji swoich celów przez poszczególnych pracowników ma ogromny wpływ na ich motywację, zwłaszcza gdy uczestniczyli również w ich ustalaniu. Tylko w ten sposób przyjęte cele mogą być realistyczne i wypełniane z koniecznym zaangażowaniem, a to znacząco zmniejsza prawdopodobieństwo niepowodzenia.

Efektywność pracowników i organizacji

Wykorzystanie systemu informatycznego posiadającego moduł ZPC wspiera procesy zarządcze oraz racjonalizuje zasoby zaangażowane w zarządzanie przez cele. System, z jednej strony, wspiera kontrolę stopnia realizacji poszczególnych zadań/celów na każdym poziomie organizacyjnym, z drugiej, pozwala na ocenę efektywności pracowników odpowiedzialnych za ich realizację. Kontrola ta prowadzona jest w zdefiniowanych uprzednio punktach kontrolnych w przekroju całej organizacji, od poziomu operacyjnego aż po szczebel strategiczny, dając pełen obraz tworzenia wartości dodanej w organizacji.

Narzędzie informatyczne to jednak w głównej mierze element wspierający zaangażowanie pracownika w realizację wyznaczonych celów. System ułatwia również zrozumienie zależności celów organizacji, a także jej komórek z celami własnymi pracownika. Proces oceny realizacji celów wspierany jest przez oparty na strukturze organizacyjnej mechanizm workflow usprawniający organizację spotkań oceniających poprzez wysyłanie powiadomień czy weryfikację statusu oceny.

Wiedza o efektywności poszczególnych pracowników, jednostek organizacyjnych, oddziałów czy też całych organizacji w kontekście przydatności i efektywności w realizacji celów organizacji jako całości jest informacją strategiczną wpływającą na podejmowane na szczeblu kierowniczym decyzje i kierunki działań.

Podstawowe założenia zarządzania przez cele

● cele wszystkich komórek organizacyjnych i wszystkich uczestników organizacji muszą być spójne, logiczne i strukturalnie powiązane,

● cele i wynikające z nich zadania muszą być realizowane z zaangażowaniem,

● cele muszą być zrozumiałe.

Rodzaje celów ze względu na:

● Szczebel w organizacji

– misja – sformułowanie podstawowego, niepowtarzalnego celu,

– cel strategiczny (najwyższy szczebel/najwyższe kierownictwo) – problemy ogólne, np. Sony Corporation – decyzja o zmniejszeniu uzależnienia od rynku artykułów elektronicznych,

– cel taktyczny (średni poziom/menedżerowie średniego szczebla) – operacjonalizacja działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych, np. Sony kupuje Columbia Picture,

– cel operacyjny (najniższy szczebel) – krótkookresowe problemy dotyczące celów taktycznych.

● Dziedzinę (cele są ustalane w zakresie marketingu, finansów, kadr itd.)

● Czas

– cel strategiczny – 10 lat,

– cel taktyczny – 5 lat,

– cel operacyjny – 2–3 lata.

@RY1@i13/2009/010/i13.2009.010.000.0080.001.jpg@RY2@