Inicjowanie przyszłości - IT w służbie zarządzania przez cele

Proces implementacji zarządzania przez cele (ZPC) w organizacji stanowi wyzwanie zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technicznym. Dużym wsparciem w tym zakresie są specjalnie przygotowane do tego celu narzędzia informatyczne. Umożliwiają one zdefiniowanie i dostarczenie celów organizacji do poszczególnych komórek, stanowisk oraz pracowników, rozpoznawanych przez system, jako realizatorów końcowych strategii.

Wszystkie poziomy organizacji zostają w ten sposób objęte tym systemem. Rozpoczynając od najwyższego, na którym definiowane są cele całej organizacji (w zależności od potrzeb i oczekiwań mogą być grupowane w wiązki, perspektywy, kategorie, projekty, procesy), przechodzimy do kolejnego poziomu szczegółowości. Planujemy cele szczegółowe i mierniki ich realizacji, a następnie przydzielamy je poszczególnym centrom odpowiedzialności i bezpośrednim realizatorom, czyli pracownikom. Wykorzystanie schematu organizacyjnego do planowania i dystrybucji celów ułatwia logiczne ustalenie ich realizatorów i zbieranie wyników, a ponadto usprawnia proces raportowania i ocenę funkcjonowania organizacji w zdefiniowanych obszarach przez pryzmat stopnia realizacji założonych celów.

Czy cele są SMART

Cele główne rozprowadzane są na niższe poziomy w strukturze organizacyjnej poprzez przypisanie celów szczegółowych i mierników ściśle powiązanych z celami organizacji poszczególnym jednostkom organizacyjnym, stanowiskom oraz pracownikom. Dzięki temu wszyscy pracownicy wiedzą, że ich działanie służy realizacji konkretnego celu na poziomie strategicznym, czują się współodpowiedzialni za powodzenie całego biznesu, co pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie i motywację do pracy.

Dowolnie wybrane ze słownika cele tworzą mapę celów organizacji. System daje możliwość tworzenia dowolnej liczby takich map dla różnych okresów. System informatyczny umożliwia w tym przypadku weryfikację zdefiniowanych celów pod kątem zgodności z koncepcją SMART (cele powinny być zrozumiałe, atrakcyjne, mierzalne, możliwe do osiągnięcia oraz określone w czasie).

Wykorzystanie rozwiązania informatycznego umożliwia przejście do kolejnego etapu, czyli negocjacji celów określających je mierników na wszystkich zaangażowanych w ich realizację poziomach. Cele zapisane w danej mapie stanowią dla organizacji podstawę do budowania kart celów komórek, stanowisk i osób.