Kochana personalna czyli jak dbać o wizerunek działu HR

• Jak jest?
• Ambasadorzy opinii
• Wizerunek pożądany
• Dwustronna komunikacja
• Bezpośrednie relacje
• Właściwy człowiek
• Narzędzia PR w służbie personalnym

Trudno mówić o pozytywnym wizerunku działów HR wśród innych pracowników. Wyniki badania „Barometr HR 2008” przeprowadzone przez Benefactor Group wspólnie z portalem GazetaPraca.pl pokazują, że tylko 16 proc. badanych uważa, że działy personalne zajmują się strategicznym zarządzaniem kapitałem ludzkim. 11 proc., że odgrywają istotną rolę w procesie zmian w organizacji. Brak informacji na temat szerszej roli działów HR sprawia, że pracownicy nie wiedzą często, czym, oprócz pracy związanej z obsługą kadr, zajmują się haerowcy.

Jak jest?

– W wielu firmach, również o strukturze korporacyjnej, działania działu HR ograniczają się wciąż do podstawowych zadań administracyjnych – mówi Jacek Sysak, learning & development advisor z Działu HR w BP Polska. – Wiele firm nieumiejętnie stara się przenieść paradygmat działalności HR z administracyjnej na strategiczną. Kluczowe pytanie badające pozycję i rolę HR brzmi: czy znasz strategię i wyniki swojej firmy? To pytanie, choć może wydawać się banalne, wymusza odpowiedź przekładającą się zarówno na ocenę samego HR, jak i na jego postrzeganie wewnętrzne i zewnętrzne.

Tym, co może negatywnie wpływać na wizerunek działu personalnego, mogą być niezrozumiałe zasady motywowania pracowników czy przypadkowe wydawanie pieniędzy z funduszu socjalnego. Nietrafione imprezy, wyjazdy na siłę, uszczęśliwianie karnetami, o których pracownicy nigdy nie marzyli, tylko pogłębiają krytyczną ocenę działów personalnych w firmach. Do tego czasem dochodzą negatywne odczucia wynikające z bezpośrednich kontaktów w sprawach z natury trudnych dla pracowników. Z reguły takim sytuacjom, jak rekrutacja, ocena stanowisk czy zwolnienia towaszyszą stres, niepewność, napięcie. Ponadto im większa organizacja, tym relacje z personalnymi dalsze, a przez to mniej przyjazne i zrozumiałe.

Ambasadorzy opinii

Tworząc wizerunek w swoim otoczeniu, firmy nie mogą zapominać o wizerunku wewnętrznym. To pracownicy są pierwszym i dla otoczenia bardzo wiarygodnym źródłem infomacji o przedsiębiorstwie czy instytucji. Dlatego najważniejszym celem PR dla kadry zarządzającej jest zadbanie o to, aby pracownicy stali się ambasadorami dobrej opinii. Gdzie w tym wszystkim jest dział personalny?

– Wizerunek działu HR jest składową wizerunku dyrektora generalnego – przekonuje Marek Reda, dyrektor generalny Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. – Z przeprowadzonych w urzędzie badań ankietowych wynika, że pracownicy nie tolerują uznaniowości. Przyjąłem więc kardynalną zasadę, że należy opracować powszechnie znane i dostępne procedury oraz przejrzysty system wartościowania stanowisk. Dział HR od początku był włączony w ten proces. Nie chcę, aby kadry były postrzegane wyłącznie jako komórka kontrolująca przestrzeganie dyscypliny pracy albo przygotowująca wypowiedzenia. Staram się zbudować w oczach pracowników wizerunek działu kadr jako istotnego elementu zarządzania – mówi.

Jeśli dział HR w danej organizacji bierze udział w zarządzaniu strategicznym oraz spełnia istotną rolę w sytuacji zmiany, to jego wizerunek przekłada się również na postrzeganie zarządu firmy. Jeśli nawet rola personalnych jest ograniczona, to z pewnością spełniają w przedsiębiorstwie funkcję „wewnętrznego punktu obsługi klienta”. Pracownicy najczęściej przez tę właśnie funkcję oceniają i samych haerowców, i pracodawcę. Świadoma budowa wizerunku działu HR powinna być więc częścią strategii internal relations w firmie czy instutucji.

---

Wizerunek pożądany

Planując budowanie wizerunku działu personalnego, należy przede wszystkim zadać sobie pytanie, co chcę osiągnąć?

Już na wstępie trzeba zastanowić się nad kształtem pożądanego wizerunku docelowego działu kadr. Jak chcielibyśmy, aby dział personalny był postrzegany? Przy tworzeniu koncepcji w tym obszarze niezbędna jest ścisła współpraca na linii: dział HR – dział PR – zarząd. Wówczas można skutecznie osiągać cele związane z kreowaniem wizerunku samego działu HR, jak i całej organizacji, bo jedno ściśle zależy od drugiego.

Dwustronna komunikacja

Umocnienie wiarygodności wewnętrznej oraz zaufania to zasadnicze cele komunikacji z pracownikami. Prowadząc dialog, firma ma szansę zbudować zespół zaangażowany w realizację wytyczonej strategii, wydajny i zintegrowany. Dlatego właśnie działy personalne powinny brać aktywny udział w komunikacji każdej firmy. Ważne, aby te działania dostosować do faktycznych potrzeb informacyjnych pracowników. Wśród komunikowanych treści powinno znaleźć się m.in. informowanie o:

• zadaniach działu HR – w myśl zasady: „im więcej wiem, tym więcej rozumiem”, działy HR powinny dostarczać pracownikom informacje o swojej roli i zadaniach w wewnętrznej organizacji firmy;
• sprawach bezpośrednio dotyczących pracowników, jak np. sprawy socjalne, zmiany w procedurach i regulaminach, możliwości szkolenia (oczywiście w porozumieniu z zarządem);
• bieżących działaniach podejmowanych przez dział personalny;
• ocenach pracowników na podstawie obowiązujących modeli efektywności i realizacji celów na poszczególnych stanowiskach.

Komunikacja działu HR oprócz roli informacyjnej powinna spełniać także rolę motywacyjną. Ważnym aspektem komunikacji jest wsłuchiwanie się w opinie pracowników. W ten sposób można na bieżąco weryfikować efektywność działań. Dla haerowców odpowiedzialnych za tworzenie wewnętrznych systemów motywacyjnych prowadzone cyklicznie badania pracowników pozwalają na bieżące korekty i unikanie błędów w tych obszarach. Komunikacja dwustronna jednocześnie zwiększa zaufanie pracowników, u wielu zaspokaja potrzebę zaangażowania w życie organizacji, daje poczucie faktycznego wpływu na kształt miejsca, w którym pracują.

Bezpośrednie relacje

Dział personalny w wielu firmach, szczególnie dużych, to często bezosobowy twór. – Istnieją wciąż jeszcze firmy, gdzie pracownicy działów HR chowają się za gąszczem procedur, zagnieżdżeni w kącie za szczelnie odizolowanymi drzwiami – mówi Jacek Sysak. – Pracownicy nie pamiętają wówczas nawet nazwiska osoby odpowiedzialnej za kwestie personalne, nie mówiąc już o tym, że nie wiedzą, jak wygląda.

Pracownicy lubią otwartą i osobistą komunikację. Lubią wiedzieć, z kim pracują, kto wydaje im polecenia, kto decyduje o ich doskonaleniu i możliwościach wynagrodzenia. Dlatego dział HR, budując własny wizerunek, powinien m.in. postawić na bezpośrednie relacje z pracownikami. Te bowiem sprzyjają tworzeniu atmosfery zaufania.

---

Właściwy człowiek

Pamiętając o tym, że dział personalny to taki wewnętrzny punkt obsługi klienta, warto przyjrzeć się, czy pracują w nim właściwe osoby. Oprócz przygotowania merytorycznego ogromną rolę w pracy działów personalnych odgrywają umiejętności komunikacyjne: empatia, zdolność aktywnego słuchania, delikatność, pozytywne nastawienie do innych, asertywność. Umiejętność prowadzenia trudnych rozmów, podtrzymywania pozytywnych kontaktów z pracownikami oraz zrozumienia ich potrzeb, w dużym stopniu może wpływać na tworzenie pozytywnego wizerunku nie tylko działu personalnego, ale i całej firmy.

Narzędzia PR w służbie personalnym

Komunikację z pracownikami można prowadzić za pośrednictwem różnych kanałów i narzędzi. W dużej organizacji osobiste relacje będą ograniczone przez możliwości, jednak nie należy rezygnować z bezpośredniego udziału w ważnych naradach. – W spotkaniach z wydziałami, na których rozmawiam o sprawach związanych z funkcjonowaniem urzędu, uczestniczą także pracownicy działu personalnego – mówi Marek Reda. Pracownicy działu HR mają bowiem wiedzę, którą mogą dzielić z innymi także podczas takich spotkań. Specjaliści do spraw personalnych mogą być też doradcami czy coachami pracowników, szczególnie kadry zarządzającej. Tak jest np. w BP Polska. – Doradca jest częstym uczestnikiem zebrań biznesowych, na których daje bezpośrednio odpowiedź na pytania i wątpliwości pojawiające się podczas tych spotkań. Pełni funkcję coacha dla menedżerów danego biznesu, pomagając rozwiązać często trudne i niecodzienne przypadki – opowiada Jacek Sysak.

Chcąc skutecznie komunikować się z pracownikami, dział personalny powinien zadbać o systematyczną obecność na łamach biuletynu wewnętrznego, o ile taki w firmie wychodzi.

Nie należy zapominać o starej, dobrej tablicy ogłoszeń, która w niektórych instytucjach czy firmach wciąż cieszy się popularnością. Umieszczona w strategicznym miejscu, dostępnym dla wszystkich lub większości pracowników, może być skutecznym kanałem informacyjnym.

Do listy możliwych technik komunikacji wewnętrznej można dodać roczne sprawozdania. Niezależnie od tego, czy będzie to ogólny raport zarządu przygotowany z zaangażowaniem działu HR, czy też oddzielne sprawozdanie, za którym stoi tylko dział personalny, warto zadbać o rozpowszechnienie dokumentu wśród pracowników. Sprawozdanie nie musi być obszerne i rozbudowane, ale powinno zawierać ważne z punktu widzenia pracownika informacje, np. wykorzystanie funduszu socjalnego, podsumowanie związane z wynagrodzeniami i kosztami osobowymi, omówienie systemów i pakietów motywacyjnych oraz inne istotne w danym czasie kwestie.

Wizerunek działu personalnego to składowy element wizerunku wewnętrznego firmy. Realizując swoje bieżące działania, pracownicy działu HR powinni również zadbać o systematyczną i przyjazną komunikację z innymi. W ten sposób dział kadr będzie dla pozostałych pracowników bardziej zrozumiały i przejrzysty. A przypadek Lesia z książki Joanny Chmielewskiej, który doprowadzony do ostateczności gnębieniem go za spóźnienia, postanowił zamordować personalną, wciąż będzie tylko fantastycznym przykładem bujnej wyobraźni literackiej.

UWAGA

Regularne zamieszczanie bieżących informacji, odpowiedzi na zapytania pracowników, zamieszczanie artykułów o charakterze poradnikowym, komunikowanie ważnych kwestii związanych z aktualnie wprowadzanymi zmianami czy prezentowanie osób pracujących w dziale personalnym – to tylko przykłady możliwej obecności działu HR w biuletynie wewnętrznym. Ten sam cel osiągniemy, korzystając z intranetu czy newsletterów rozsyłanych w formie elektronicznej.