Nowoczesne systemy ocen pracowników jako istotny element budowy kultury organizacji – wdrożenie systemu w Velvet CARE Sp. z o.o.

Autopromocja

Tradycja produkcji papieru w Kluczach ma swój początek w XIX wieku. Pierwsza maszyna papiernicza rusza tu w 1898 roku. Modernizacja zakładów w latach 30. ubiegłego wieku doprowadza moce wytwórcze do poziomu niemal 3 tys. ton papieru i masy celulozowej miesięcznie!

Rok 1976 przynosi przełom. Wraz z uruchomieniem produkcji bibułki higienicznej zmienia się profil produkcyjny zakładu. Bibułka eksportowana jest do Anglii, Niemiec, Austrii, Egiptu oraz na Cypr. Transformacja ustrojowa w Polsce przyciąga zagranicznych inwestorów. W 1996 roku głównym akcjonariuszem firmy zostaje International Paper – amerykański koncern, którego inwestycje w latach 1997–2002 zmieniły Kluczewskie Zakłady Papiernicze w największy obiekt tego typu w tej części Europy. W 1997 roku, rusza produkcja wyrobów higienicznych pod marką Velvet – wielu z nas pamięta zapewne wpadającą w ucho melodię towarzyszącą pierwszej wielkiej kampanii reklamowej tej marki „Velvet…miękki jak aksamit…”. W 2003 roku inwestorem strategicznym zostaje Kimberly Clark – lider globalnego rynku produktów higienicznych. Dziesięć lat od tej zmiany, w 2013 roku, w wyniku transakcji wykupu menedżerskiego, wspieranej przez fundusz Avallon, Zakład zyskuje nowych właścicieli. Pod nazwą Velvet CARE umacnia swoją pozycję na konkurencyjnym rynku.

Korporacyjne standardy wymagają nowych narzędzi

Autopromocja

INFORLEX Kadry Płace i HR

Kompleksowa baza wiedzy dla pracowników
działów Kadr Płac i HR

Sprawdź

Lata w środowisku wielkich międzynarodowych koncernów sprawiły, że firma zaadaptowała wiele sprawdzonych, korporacyjnych metod w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Teraz Velvet CARE poszukuje narzędzi, które będą mogły zastąpić licencje systemu udostępnianego wcześniej w ramach grupy, do której należała firma. Poszukiwany system ma wspierać procesy zarządzania zasobami ludzkimi i inne procesy tzw. miękkiego HR-u. Istotne są możliwości elastycznego zarządzania przez cele oraz proces ocen okresowych. Znając potrzeby organizacji, zespół specjalistów szuka systemu, który odpowiadałby korporacyjnym standardom i który byłby jednocześnie elastyczny, dając możliwość rozbudowy o kolejne moduły czy procesy.

Jest sporo do zrobienia…

Projekt rozpoczął się w październiku 2013 r. Zaakceptowany plan projektu zakładał uruchomienie modułu zarządzania modelem kompetencji oraz systemu ocen pracowniczych. Projekt swoim zasięgiem objął wszystkich pracowników – ponad 300 osób pracujących zarówno w Kluczach, jak i w Warszawie. Wdrożenie polegało w pierwszym etapie na możliwie bliskim odwzorowaniu w systemie Elevato działających w Velvet CARE procesów. Część z nich została zmodyfikowana, by maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie dawała nowa technologia. Ustalony w fazie analizy zakres projektu obejmował następujące obszary:

Autopromocja

Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców

Książka z plakatem w prezencie

Sprawdź

• Zarządzanie firmowym modelem kompetencji
• Zarządzanie przez cele (MBO)
• System ocen okresowych, którym oceniane są cele biznesowe, kompetencje miękkie, prowadzony jest proces samooceny, proces zatwierdzania ocen przez przełożonych wyższego szczebla, a na zakończenie odbywa się, wspomagana danymi z całego procesu, rozmowa oceniająca z pracownikiem
• Wnioski urlopowe – administrowanie nieobecnościami
• Szkolenia – planowanie rozwoju
• Narzędzia HR – takie jak aktualności firmowe, biblioteka dokumentów czy Helpdesk HR

Kilka szczegółów dotyczących sposobu realizacji wdrożenia

Projekt został zrealizowany w trzy miesiące. Platforma Elevato została uruchomiona bezpośrednio na serwerach Velvet CARE i zintegrowana ze środowiskiem Active Directory (technologią firmy Microsoft pozwalającą na zarządzanie tożsamościami i relacjami w sieci firmowej). Dzięki temu w systemie Elevato znalazły się informacje i konta wszystkich pracowników Velvet CARE. Do Elevato mogą zalogować się wyłącznie pracownicy posiadający swoje konto w Active Directory. Upraszcza to zdecydowanie procedurę logowania – logując się do Active Directory pracownik ma dostęp do wszystkich aplikacji, z których korzysta w firmie bez konieczności pamiętania wielu loginów i haseł.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Korporacyjne wartości działają także w relacjach b2b

– Wdrażany przez nas system oceny rocznej różnił się dość mocno w porównaniu do wersji demo systemu Elevato. Przede wszystkim zależało nam na zarządzaniu celami zawodowymi pracowników oraz odwzorowaniu przebiegu procesu oceny, który funkcjonował w organizacji od wielu lat. System Elevato został dostosowany w 100 proc. do naszych oczekiwań. W tym roku chcemy dodatkowo poprawić jakość ocen, wykorzystując mechanizmy tzw. extended feedback (ocena kompetencji pracownika przez jego współpracowników). Wyniki takiej oceny będą stanowiły dodatkową pomoc dla kierowników w procesie oceny okresowej. W naszym systemie wiele rzeczy inicjuje w procesach sam pracownik, nie przełożony – to także wymagało dostosowania. Z perspektywy ponad roku korzystania z aplikacji, po przejściu całego procesu oceny, wiem, że podjęliśmy właściwy wybór. Współpraca przy projekcie połączyła nas w jeden zespół – mówi Aleksandra Barczyk, starszy specjalista ds. personalnych w Velvet CARE / lider projektu wdrożenia systemu. – Mogliśmy się wiele nauczyć podczas projektu dla Velvet CARE. Zespół po stronie klienta chętnie dzielił się swoimi doświadczeniami, będąc jednocześnie otwartym na nasze pomysły, czy sugestie. Z pewnością tego typu projekty wzbogacają nasz system. Wsłuchując się w potrzeby różnych organizacji, możemy świadomie decydować, w jakich kierunkach rozwijać nasz produkt – komentuje wdrożenie Krzysztof Dzierżawski odpowiedzialny za realizację projektu po stronie Elevato Software.