Nowoczesne systemy ocen pracowników jako istotny element budowy kultury organizacji – wdrożenie systemu w Velvet CARE Sp. z o.o.

Tradycja produkcji papieru w Kluczach ma swój początek w XIX wieku. Pierwsza maszyna papiernicza rusza tu w 1898 roku. Modernizacja zakładów w latach 30. ubiegłego wieku doprowadza moce wytwórcze do poziomu niemal 3 tys. ton papieru i masy celulozowej miesięcznie!

Rok 1976 przynosi przełom. Wraz z uruchomieniem produkcji bibułki higienicznej zmienia się profil produkcyjny zakładu. Bibułka eksportowana jest do Anglii, Niemiec, Austrii, Egiptu oraz na Cypr. Transformacja ustrojowa w Polsce przyciąga zagranicznych inwestorów. W 1996 roku głównym akcjonariuszem firmy zostaje International Paper – amerykański koncern, którego inwestycje w latach 1997–2002 zmieniły Kluczewskie Zakłady Papiernicze w największy obiekt tego typu w tej części Europy. W 1997 roku, rusza produkcja wyrobów higienicznych pod marką Velvet – wielu z nas pamięta zapewne wpadającą w ucho melodię towarzyszącą pierwszej wielkiej kampanii reklamowej tej marki „Velvet…miękki jak aksamit…”. W 2003 roku inwestorem strategicznym zostaje Kimberly Clark – lider globalnego rynku produktów higienicznych. Dziesięć lat od tej zmiany, w 2013 roku, w wyniku transakcji wykupu menedżerskiego, wspieranej przez fundusz Avallon, Zakład zyskuje nowych właścicieli. Pod nazwą Velvet CARE umacnia swoją pozycję na konkurencyjnym rynku.

Korporacyjne standardy wymagają nowych narzędzi

Lata w środowisku wielkich międzynarodowych koncernów sprawiły, że firma zaadaptowała wiele sprawdzonych, korporacyjnych metod w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Teraz Velvet CARE poszukuje narzędzi, które będą mogły zastąpić licencje systemu udostępnianego wcześniej w ramach grupy, do której należała firma. Poszukiwany system ma wspierać procesy zarządzania zasobami ludzkimi i inne procesy tzw. miękkiego HR-u. Istotne są możliwości elastycznego zarządzania przez cele oraz proces ocen okresowych. Znając potrzeby organizacji, zespół specjalistów szuka systemu, który odpowiadałby korporacyjnym standardom i który byłby jednocześnie elastyczny, dając możliwość rozbudowy o kolejne moduły czy procesy.

Jest sporo do zrobienia…

Projekt rozpoczął się w październiku 2013 r. Zaakceptowany plan projektu zakładał uruchomienie modułu zarządzania modelem kompetencji oraz systemu ocen pracowniczych. Projekt swoim zasięgiem objął wszystkich pracowników – ponad 300 osób pracujących zarówno w Kluczach, jak i w Warszawie. Wdrożenie polegało w pierwszym etapie na możliwie bliskim odwzorowaniu w systemie Elevato działających w Velvet CARE procesów. Część z nich została zmodyfikowana, by maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie dawała nowa technologia. Ustalony w fazie analizy zakres projektu obejmował następujące obszary:

• Zarządzanie firmowym modelem kompetencji
• Zarządzanie przez cele (MBO)
• System ocen okresowych, którym oceniane są cele biznesowe, kompetencje miękkie, prowadzony jest proces samooceny, proces zatwierdzania ocen przez przełożonych wyższego szczebla, a na zakończenie odbywa się, wspomagana danymi z całego procesu, rozmowa oceniająca z pracownikiem
• Wnioski urlopowe – administrowanie nieobecnościami
• Szkolenia – planowanie rozwoju
• Narzędzia HR – takie jak aktualności firmowe, biblioteka dokumentów czy Helpdesk HR

Kilka szczegółów dotyczących sposobu realizacji wdrożenia

Projekt został zrealizowany w trzy miesiące. Platforma Elevato została uruchomiona bezpośrednio na serwerach Velvet CARE i zintegrowana ze środowiskiem Active Directory (technologią firmy Microsoft pozwalającą na zarządzanie tożsamościami i relacjami w sieci firmowej). Dzięki temu w systemie Elevato znalazły się informacje i konta wszystkich pracowników Velvet CARE. Do Elevato mogą zalogować się wyłącznie pracownicy posiadający swoje konto w Active Directory. Upraszcza to zdecydowanie procedurę logowania – logując się do Active Directory pracownik ma dostęp do wszystkich aplikacji, z których korzysta w firmie bez konieczności pamiętania wielu loginów i haseł.

Korporacyjne wartości działają także w relacjach b2b

– Wdrażany przez nas system oceny rocznej różnił się dość mocno w porównaniu do wersji demo systemu Elevato. Przede wszystkim zależało nam na zarządzaniu celami zawodowymi pracowników oraz odwzorowaniu przebiegu procesu oceny, który funkcjonował w organizacji od wielu lat. System Elevato został dostosowany w 100 proc. do naszych oczekiwań. W tym roku chcemy dodatkowo poprawić jakość ocen, wykorzystując mechanizmy tzw. extended feedback (ocena kompetencji pracownika przez jego współpracowników). Wyniki takiej oceny będą stanowiły dodatkową pomoc dla kierowników w procesie oceny okresowej. W naszym systemie wiele rzeczy inicjuje w procesach sam pracownik, nie przełożony – to także wymagało dostosowania. Z perspektywy ponad roku korzystania z aplikacji, po przejściu całego procesu oceny, wiem, że podjęliśmy właściwy wybór. Współpraca przy projekcie połączyła nas w jeden zespół – mówi Aleksandra Barczyk, starszy specjalista ds. personalnych w Velvet CARE / lider projektu wdrożenia systemu. – Mogliśmy się wiele nauczyć podczas projektu dla Velvet CARE. Zespół po stronie klienta chętnie dzielił się swoimi doświadczeniami, będąc jednocześnie otwartym na nasze pomysły, czy sugestie. Z pewnością tego typu projekty wzbogacają nasz system. Wsłuchując się w potrzeby różnych organizacji, możemy świadomie decydować, w jakich kierunkach rozwijać nasz produkt – komentuje wdrożenie Krzysztof Dzierżawski odpowiedzialny za realizację projektu po stronie Elevato Software.