Gender Pay Gap czyli główny cel dyrektywy w sprawie jawności wynagrodzeń to duże wyzwanie zwłaszcza dla pracodawców

• Dyrektywa w sprawie jawności wynagrodzeń: obowiązki pracodawcy
• Gender Pay Gap: struktura wynagrodzeń oraz kryteria stosowane przy ustalaniu i podwyższaniu wynagrodzeń
• Gender Pay Gap: obowiązek raportowania luki płacowej
• Informacje o poziomach wynagrodzeń
• Gender Pay Gap: ujawnienie wysokości wynagrodzenia
• Proces rekrutacyjny czyli dyrektywa odnośnie kandydatów na pracowników

W związku z tym proces wdrożenia powinien być kompleksowy, co w konsekwencji doprowadzi do transparentnego dla pracowników i ich przełożonych systemu wynagrodzeń.

W 2025 r. coraz częściej będzie do nas wracał temat wdrożenia przepisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą prace lub pracę takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej „Dyrektywa”).

Dyrektywa w sprawie jawności wynagrodzeń: obowiązki pracodawcy

Polski ustawodawca ma wprawdzie na to czas do czerwca 2026 r., ale już teraz warto przyjrzeć się przyszłym obowiązkom pracodawców wobec pracowników i wobec organów państwowych. Pojawił się już wprawdzie projekt dotyczący części obowiązków z Dyrektywy, lecz jest to projekt dość wybiórczo traktujący niniejszą kwestię i z całą pewnością wymaga wielu poprawek i uzupełnień.

Tymczasem dostosowanie zakładów pracy do niektórych przepisów Dyrektywy może być procesem długotrwałym i złożonym, więc nie warto czekać z rozpoczęciem przygotowań do czasu wejścia w życie polskich przepisów.

Gender Pay Gap: struktura wynagrodzeń oraz kryteria stosowane przy ustalaniu i podwyższaniu wynagrodzeń

Wydaje się, że procesem, który może trwać najdłużej jest wprowadzenie w zakładzie pracy struktur wynagrodzeń. Na mocy przepisów Dyrektywy wszyscy pracodawcy będą musieli je posiadać, chyba że polski ustawodawca zwolni z tego obowiązku pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników.
Złożoność tego obowiązku polega na konieczności przeprowadzenia szeregu czynności przygotowawczych i wdrożeniowych: wskazania obowiązków na wszystkich stanowiskach, dokonania wartościowania tych stanowisk, porównania tych stanowisk, przypisania stanowiskom odpowiednich wynagrodzeń, odpowiadających normom rynkowym, ale również w niektórych wypadkach złożenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających (jeśli ich wynagrodzenie jest wyższe niż wynikające z opracowanej struktury lub gdy wypłacane są im składniki wynagrodzenia, z których pracodawca rezygnuje).

Nie wystarczy zatem przygotowanie prostej siatki stanowisk z widełkami. W przypadku rozbudowanej struktury i dużej ilości stanowisk proces wdrażania struktury wynagrodzeń może trwać nawet kilkanaście miesięcy.
Jednak nie wydaje się, aby polski ustawodawca dał pracodawcom aż tyle czasu. Dlatego nie warto czekać z procesem wdrażania do momentu wejścia w życie polskich przepisów.

Na mocy Dyrektywy pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia pracownikom łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określania poziomów wynagrodzeń i progresji wynagrodzenia (podwyżek). Kryteria takie będą zatem musiały zostać upublicznione np. przy dokonywaniu podwyżek wynagrodzenia. Ustawodawca unijny sugeruje stosowanie następujących kryteriów:

• a) wykształcenie,
• b) kwalifikacje,
• c) umiejętności,
• d) wysiłek,
• e) zakres odpowiedzialności i warunki pracy.

Nie jest to jednak katalog zamknięty. Dyrektywa wskazuje wprost, że możliwe jest zastosowanie innych kryteriów, jeśli mają znaczenie w danym miejscu pracy lub na danym stanowisku.

Niniejszy obowiązek może się wydawać łatwy do wykonania, ale warto już teraz przyjrzeć się przepisom obowiązującym w zakładzie pracy oraz praktyce stosowanej przy określaniu i podwyższaniu wynagrodzeń. Może się bowiem zdarzyć, że stosowane kryteria nie są adekwatne do pewnych stanowisk, np. często stosowane kryterium stażu pracy. Pracodawcy powinni też pamiętać, że kryteria to nie tylko zapisy w wewnętrznych regulaminach i procedurach, ale też praktyczne narzędzie wykorzystywane np. w procesach podwyżkowych. Decyzje w procesie podwyżkowym bardzo często podejmują faktycznie przełożeni pracowników, a pracodawca jedynie te decyzje zatwierdza.
Dlatego też proces wdrożeniowy przepisów Dyrektywy w zakładach pracy to dobra okazja do sprawdzenia praktyki przyznawania podwyżek i wyeliminowania ewentualnych nadużyć i nieprawidłowości. Kwestia kryteriów jest ściśle powiązana z obowiązkiem wprowadzenia struktur wynagrodzeń. W związku z tym proces wdrożenia powinien być kompleksowy, co w konsekwencji doprowadzi do transparentnego dla pracowników i ich przełożonych systemu wynagrodzeń.

Gender Pay Gap: obowiązek raportowania luki płacowej

Dyrektywa, w przypadku pracowników zatrudniających powyżej 100 pracowników, wprowadza obowiązek raportowania luki płacowej. Jego częstotliwość i termin na złożenie pierwszego raportu uzależnia od ilości zatrudnianych pracowników.
Coroczny obowiązek sprawozdawczy będzie spoczywać na firmach zatrudniających ponad 250 pracowników i po raz pierwszy obowiązek ten powinny wykonać w czerwcu 2027 r. za rok wstecz. W tym samym terminie obowiązek ten będą musiały wykonać przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 150 pracowników (do 249), ale kolejny raz zrobią to dopiero za trzy lata. Natomiast firmy zatrudniające powyżej 100 pracowników (do 149) pierwszy raz obowiązek sprawozdawczy wykonają dopiero w 2031 r. z częstotliwością co 3 lata.

Oprócz luki płacowej ze względu na płeć, pracodawcy będą zobowiązani do raportowania również:

• a) luki płacowej ze względu na płeć w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
• b) mediany luki płacowej ze względu na płeć,
• c) mediany luki płacowej w składnikach uzupełniających lub zmiennych,
• d) odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• e) odsetka pracowników płci męskiej i żeńskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia,
• f) luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Informację wskazaną w pkt. f) powyżej pracodawcy będą mieli obowiązek przekazać również wszystkim swoim pracownikom i przedstawicielom pracowników, a na wniosek, także inspekcji pracy oraz organowi ds. równości. Również na wniosek pracodawcy powinni przekazać niniejszą informację z poprzednich 4 lat, jeśli jest dostępna.
Pracodawcy powinni zatem już teraz zweryfikować, czy mają lukę płacową. Jeśli okazałoby się, że takowa występuje to jest jeszcze czas na podjęcie działań zaradczych, aby w 2027 r. być przygotowanym do wykonania obowiązku sprawozdawczego.
Jeżeli badanie luki płacowej pierwszy raz nastąpi dopiero w 2027 r., jego wyniki mogą być dla pracodawcy sporym zaskoczeniem. Należy przy tym podkreślić, że Dyrektywa w związku z badaniem luki płacowej nakłada nie tylko obowiązek sprawozdawczy. W przypadku gdyby luka płacowa była wyższa niż 5% pracodawcy będą zobowiązani do podjęcia odpowiednich kroków zaradczych.

Informacje o poziomach wynagrodzeń

Informacja o indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz średnim poziomie wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości.
Zgodnie z Dyrektywą Informację taką każdy pracownik będzie mógł uzyskać już w czerwcu 2026 r. Uprawnienie to będzie dawało pracownikom wgląd w wynagrodzenia z poziomu jednostki (a nie widełek wynagrodzeń) i może wskazywać też na inne nieprawidłowości niż te wynikające z podziału na płeć.

Przykładowo może wskazać na różnicowanie wynagrodzeń w ramach tzw. regionalizacji czy na otrzymywanie niższego wynagrodzenia przez długoletniego pracownika w porównaniu z wynagrodzeniami pracowników, którzy zostali później zatrudnieni, ale zażądali wyższego wynagrodzenia i takie wynagrodzenie otrzymali. Dlatego też pracodawcy już teraz powinni sprawdzić, jak faktycznie kształtują się wynagrodzenia w ich firmie na poziomie indywidualnych stanowisk.

Gender Pay Gap: ujawnienie wysokości wynagrodzenia

Dyrektywa przewiduje zakaz wprowadzania do umowy o pracę takich przepisów, które uniemożliwiłyby pracownikom ujawnienie informacji o ich wynagrodzeniu (na potrzeby egzekwowania zasady równości wynagrodzeń). Pracodawcy powinni zatem przeanalizować zapisy w stosowanych wzorach umów o pracę i w razie konieczności wprowadzić odpowiednie zmiany.

Proces rekrutacyjny czyli dyrektywa odnośnie kandydatów na pracowników

Dyrektywa odnosi się nie tylko do pracowników, ale również do kandydatów na pracowników. Nakłada obowiązek wskazywania nazw stanowisk w sposób neutralny pod względem płci oraz przekazanie kandydatowi informacji o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale, np. w informacji o rekrutacji czy w mailu przesłanym przed rozmową kwalifikacyjną z konkretnym kandydatem.
Zakazuje też uzyskiwania od kandydata informacji o jego wynagrodzeniu na obecnym lub na poprzednich stanowiskach. Pracodawcy powinni zatem zweryfikować przebieg procesów rekrutacyjnych, zwłaszcza przeprowadzanych przez firmy zewnętrzne.

Agnieszka Anusewicz - adwokat, senior managing associate w zespole prawa HR, Deloitte Legal