W jaki sposób można zmieniać przepisy wewnątrzzakładowe

Sposoby zmiany wewnątrzzakładowych aktów prawnych są różne w zależności od tego, jaki dokument pracodawca chce zmienić. Zazwyczaj zmiana wewnętrznych przepisów nie zależy tylko do pracodawcy. Często musi na nią wyrazić zgodę organizacja związkowa działająca w zakładzie pracy.

Zmiana regulaminu pracy

Tryb zmiany regulaminu pracy jest taki sam jak jego wprowadzenia. W przypadku gdy w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien z nią uzgodnić treść zmiany regulaminu pracy (art. 104² § 1 Kodeksu pracy). Zakładową organizacją związkową jest taka organizacja, która zrzesza co najmniej 10 członków, którzy są:

• pracownikami lub osobami wykonującymi pracę nakładczą w zakładzie, który jest objęty działaniem organizacji związkowej,
• funkcjonariuszami Policji, Straży Granicznej i Służby Więziennej lub strażakami Państwowej Straży Pożarnej pełniącymi służbę w jednostce objętej działaniem organizacji związkowej.

Jeżeli więc w zakładzie działają organizacje związkowe, które zrzeszają poniżej 10 pracowników, wówczas pracodawca nie ma obowiązku uzgadniać z nimi zmian w regulaminie pracy.

WAŻNE!

Pracodawca nie musi uzgadniać zmian w regulaminie pracy z organizacjami związkowymi, które nie mają statusu zakładowej organizacji związkowej.

Organizacje związkowe muszą raz na kwartał, w terminie do 10. dnia następnego miesiąca po zakończeniu kwartału, podać pracodawcy informację o liczbie swoich członków będących pracownikami zakładu (art. 25¹ § 2 ustawy o związkach zawodowych). Na tej podstawie pracodawca może ustalić, czy działająca w jego zakładzie organizacja jest zakładową organizacją związkową.

PRZYKŁAD

Działająca w zakładzie organizacja związkowa w styczniu 2005 r. podała pracodawcy, że zrzesza 14 pracowników. Później już nie podawała stanu osobowego mimo obowiązku informacji o liczbie swoich członków. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku konsultować z organizacją związkową zmian w regulaminie pracy. Związek zawodowy, wbrew swojemu obowiązkowi, nie wykazał, że posiada uprawnienia organizacji zakładowej, dlatego nie może być traktowany przez pracodawcę jako organizacja zakładowa.

Jeżeli w zakładzie działa kilka zakładowych organizacji związkowych, to pracodawca powinien przekazać im wszystkim projekt zmian regulaminu pracy. Organizacje związkowe powinny w takim przypadku w terminie 30 dni od dnia otrzymania projektu zmian regulaminu pracy przedstawić swoje wspólne stanowisko w sprawie zmian (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych). Jeżeli nie przedstawią wspólnego stanowiska, pracodawca może sam, bez udziału związków zawodowych wprowadzić zmiany w regulaminie pracy. Jeśli natomiast we wspólnym stanowisku organizacje związkowe zgłoszą swoje zastrzeżenia do projektu zmian regulaminu pracy, wspólna reprezentacja organizacji związkowych i pracodawca powinni wyznaczyć termin na ustalenie ostatecznych treści tych zmian. Gdy zmiany do regulaminu pracy nie zostaną w tym terminie ustalone, wówczas pracodawca może wprowadzić je samodzielnie (art. 104² § 2 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Pracodawca może dokonać zmian w regulaminie pracy jednostronnie, jeśli nie osiągnie porozumienia ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia zmian do regulaminu pracy.

Pracodawca wprowadza zmiany do regulaminu pracy jednostronnie także wówczas, gdy w zakładzie nie działają żadne zakładowe organizacje związkowe.

Zmiany do regulaminu pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy). Poinformowanie pracowników o wprowadzonych zmianach powinno nastąpić w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. przez ogłoszenie na tablicy informacyjnej lub pocztą elektroniczną.

Jeżeli zmiany wprowadzone do regulaminu pracy pozbawiają pracowników dodatkowych uprawnień, które im przysługiwały na jego podstawie, np. dodatkowego urlopu wypoczynkowego lub w inny sposób pogarszają warunki pracy, pracodawca musi wypowiedzieć pracownikom warunki pracy i płacy.

W tym zakresie można również spotkać się z odmiennym stanowiskiem, zgodnie z którym dokonywanie wypowiedzeń zmieniających w razie pogorszenia warunków pracy pracowników, które wynikają z regulaminu pracy, nie jest konieczne. Przepisy regulaminu pracy nie przewidują bowiem wprost obowiązku dokonania wypowiedzeń zmieniających, a takie uregulowanie obowiązuje w przypadku regulaminu wynagrodzeń i układu zbiorowego pracy.

W praktyce bezpieczniej dla pracodawcy będzie jednak dokonać wypowiedzeń zmieniających w razie niekorzystnych zmian regulaminu pracy. Pracodawca uchroni się wówczas przed ewentualnymi roszczeniami pracowników, którzy będą kwestionować sposób pogorszenia warunków zatrudnienia.

Zmiana regulaminu wynagradzania

Na innych zasadach niż zmiany w regulaminie pracy wprowadza się zmiany do regulaminu wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca musi z nią uzgodnić treść zmian do regulaminu wynagradzania (art. 77² § 4 Kodeksu pracy). W tym przypadku nie jest tak, jak przy regulaminie pracy, że brak porozumienia ze związkami zawodowymi skutkuje tym, że to sam pracodawca ustala regulamin wynagradzania. Zgoda zakładowej organizacji związkowej w przypadku zmiany regulaminu wynagradzania jest konieczna. Tak samo jak w przypadku regulaminu pracy, w sytuacji gdy w zakładzie działa klika zakładowych organizacji związkowych, powinny one ustalić w ciągu 30 dni od otrzymania od pracodawcy projektu zmian w regulaminie wynagradzania swoje wspólne stanowisko w tym zakresie. Brak wspólnego stanowiska związków pozwala pracodawcy na jednostronne wprowadzenie zmian do regulaminu wynagradzania.

WAŻNE!

Jeżeli działające w zakładzie organizacje związkowe nie uzgodnią wspólnego stanowiska w zakresie proponowanych przez pracodawcę zmian w regulaminie wynagradzania, pracodawca może wprowadzić te zmiany do regulaminu jednostronnie.

Samodzielnie zmiany do regulaminu wynagradzania może także wprowadzić pracodawca, w którego zakładzie nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.

Zmiany w regulaminie wynagradzania pracodawca powinien podać pracownikom w sposób przyjęty w zakładzie. Wchodzą one w życie w ciągu 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników (art. 77² § 6 Kodeksu pracy).

Zmiany wprowadzone do regulaminu wynagradzania, które są mniej korzystne dla pracowników niż dotychczas obowiązujące przepisy regulaminu wynagradzania, wprowadza się w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. W przypadku konieczności dokonania wypowiedzeń zmieniających w związku ze zmianami w regulaminie wynagradzania, nie obowiązują przepisy chroniące pracowników przed takimi wypowiedzeniami.

PRZYKŁAD

Ze względu na kłopoty ekonomiczne firmy pracodawca postanowił zrezygnować z wypłacania premii rocznych, które pracownicy mieli zagwarantowane w regulaminie wynagradzania. Dokonał więc zmiany w regulaminie wynagradzania, w wyniku której usunął zapisy przyznające pracownikom prawo do premii rocznej. Pracodawca mógł zmienić samodzielnie regulamin wynagradzania, ponieważ w zakładzie nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa. Dodatkowo pracodawca wręczył pracownikom wypowiedzenia zmieniające, w których pozbawił ich premii rocznej. Wypowiedzenia te otrzymały również pracownice będące w ciąży i na urlopach macierzyńskich. Takie postępowanie pracodawcy było prawidłowe, ponieważ pracownice podlegające ochronie nie korzystają z niej w przypadku wypowiedzeń zmieniających, które pozbawiają pracowników uprawnień wynikających z regulaminu wynagradzania.

Jeżeli pracodawca wprowadzi w regulaminie wynagradzania niekorzystne zmiany dla pracowników, to wchodzą one w życie w ciągu 2 tygodni od dnia ich ogłoszenia, natomiast pracowników zaczną obowiązywać dopiero po zakończeniu okresów wypowiedzenia. Mogą one zatem zacząć obowiązywać poszczególnych pracowników w różnych terminach w zależności od obowiązujących ich okresów wypowiedzenia.

Zmiany wprowadzone do regulaminu wynagradzania, które są korzystniejsze dla pracowników niż dotychczas obowiązujące przepisy, z dniem wejścia w życie zastępują z mocy prawa dotychczasowe regulacje.

Zmiana obwieszczenia

W obwieszczeniu pracodawcy ustalają systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe obowiązujące pracowników (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Ustaleń tych dokonują w obwieszczeniu jednak tylko ci pracodawcy, którzy nie posiadają regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Zmiana obwieszczenia jest bardzo łatwa. Pracodawca może bowiem dokonać jej jednostronnie. Do zmiany obwieszczenia nie jest potrzebna zgoda żadnych organizacji związkowych działających w zakładzie pracy, a także innych przedstawicieli pracowników. Zmiany wprowadzone przez pracodawcę do obwieszczenia wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników (art. 150 § 4 Kodeksu pracy). Informacje o zmianach w obwieszczeniu pracodawca podaje pracownikom w sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Zmiana obwieszczenia nie powoduje konieczności wręczenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających nawet wówczas, gdy zmianie na mniej korzystny dla pracowników ulega ich system czasu pracy czy okresy rozliczeniowe.

PRZYKŁAD

Firma, w której nie działają związki zawodowe, zatrudnia 10 pracowników. Systemy i rozkłady czasu pracy są uregulowane w obwieszczeniu. Pracownicy pracują w podstawowym systemie czasu pracy. Pracodawca zamierza wprowadzić im równoważny system czasu pracy. Niektórzy pracownicy nie zgadzają się na taką zmianę uważając, że jest ona dla nich niekorzystna. W takim przypadku pracodawca może zmienić im system czasu pracy w drodze zmiany obwieszczenia i nie musi uzyskiwać zgody pracowników na taką zmianę.

Zmiana układu zbiorowego pracy

Zmiany w układzie zbiorowym pracy są wprowadzane na podstawie porozumienia stron tego układu, czyli pracodawcy i organizacji związkowych, które go zawarły. Jeżeli układ zawarło kilka organizacji związkowych, wówczas na jego zmianę muszą wyrazić zgodę wszystkie organizacje związkowe będące stronami tego układu. Brak zgody na zmianę układu którejś z organizacji związkowych powoduje, że zmiany nie będą mogły być wprowadzone.

WAŻNE!

Brak zgody nawet jednej zakładowej organizacji związkowej będącej stroną układu na zmiany w układzie powoduje, że zmiany nie dochodzą do skutku.

Jeżeli po zawarciu układu u pracodawcy powstały związki zawodowe, które reprezentują pracowników objętych układem, który ma być zmieniany, i zgodzą się one na wzięcie udziału w procesie zmian układu zbiorowego, wówczas mogą wstąpić w prawa i obowiązki stron tego układu (art. 241⁹ Kodeksu pracy). Jest to dopuszczalne jednak tylko za zgodą stron układu. Takiej zgody nie musi uzyskać organizacja związkowa, która po zawarciu układu zbiorowego stała się organizacją reprezentatywną w rozumieniu art. 241¹⁷ lub art. 241^25a § 1 Kodeksu pracy. Informacja o wstąpieniu organizacji związkowej w prawa i obowiązki strony układu zbiorowego podlega zgłoszeniu do rejestru układów.

Strona układu zbiorowego nie może odmówić drugiej stronie tego układu podjęcia rokowań w celu zmiany układu zbiorowego, jeżeli jest ona uzasadniona istotną zmianą sytuacji ekonomicznej bądź finansowej pracodawcy albo pogorszeniem się sytuacji materialnej pracowników.

Zmiany do układu zbiorowego pracy wprowadza się w formie protokołów dodatkowych (art. 241⁹ Kodeksu pracy). Ustalenie treści protokołu następuje w drodze rokowań. Wprowadzone do układu zbiorowego pracy zmiany w formie protokołów dodatkowych podlegają wpisaniu do rejestru układów zbiorowych. Rejestr zakładowych układów zbiorowych prowadzi okręgowy inspektor pracy właściwy dla siedziby firmy. Zmiany do układu zbiorowego wchodzą w życie w terminie określonym przez strony układu w protokole dodatkowym. Jednak nie mogą wejść w życie wcześniej niż z dniem ich zarejestrowania. O wejściu w życie zmian dokonanych w układzie zbiorowym pracy pracodawca powinien zawiadomić pracowników.

Zmiany wprowadzone do układu zbiorowego pracy wymagają, tak jak w przypadku regulaminu wynagrodzeń, dodatkowo wypowiedzeń zmieniających, jeżeli są mniej korzystne dla pracowników niż dotychczasowe przepisy. Natomiast zmiany korzystniejsze zastępują z mocy prawa dotychczasowe regulacje. W przypadku konieczności stosowania przez pracodawcę wypowiedzeń zmieniających, nie obowiązują przepisy chroniące pracowników przed dokonaniem takich wypowiedzeń.

Podstawa prawna:

• art. 77², art. 104, art. 104², art. 104³, art. 150, art. 241² § 3 pkt 2, art. 241⁹, art. 241¹¹ § 1 pkt 2, art. 241¹², art. 241¹³, art. 241¹⁷, art. 241^25a Kodeksu pracy,
• art. 25¹ § 2, art. 30 ust. 4, ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (DzU z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).