Podróż służbowa. Od czego zależy wysokość diet i innych należności?

• Podróż służbowa pracownika
• Koszty związane z krajową podróżą służbową
• Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej
• Brak lub obniżenie diety
• Zwrot kosztów noclegów
• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów

Podróż służbowa pracownika

Podróżą służbową jest wyjazd pracownika:

Autopromocja

• w celu wykonywania zadania służbowego, 

• na polecenie pracodawcy, 

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. 

  

  Autopromocja

  Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

  Do 20 maja 2024 r.

  Sprawdź

Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Koszty związane z krajową podróżą służbową

Z tytułu podróży krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;

  

  Autopromocja

  Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

  Do 20 maja 2024 r.

  Sprawdź

• zwrot kosztów:

- przejazdów,

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

- noclegów,

- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej

W czasie podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wysokość diety wynosi 45 zł za dobę podróży.

Autopromocja

Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

Dieta przysługuje za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  

  Autopromocja

  ZFŚS
  Zasady tworzenia i prowadzenia

  Sprawdź

- mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;

- od 8 do 12 godzin - przysługuje 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Sprawdź

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin - przysługuje 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Brak lub obniżenie diety

Jeżeli podczas podróży służbowej pracownik ma zapewnione bezpłatnie całodzienne wyżywienie, wówczas nie przysługuje mu dieta. 

Natomiast gdy pracownik korzystał z jednego czy dwóch posiłków, dieta ulega obniżeniu. Kwotę diety za dobę podróży w wysokości 45 zł, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25 proc. diety (czyli 11,25 zł);

• obiad – 50 proc. diety (czyli 22,50 zł);

• kolacja – 25 proc. diety (czyli 11,25 zł).

Jeżeli pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, należy stosować powyższe zasady zmniejszania diety. Jeżeli więc hotel zawarł w cenie noclegu również śniadanie, to dieta ulegnie obniżeniu o 25 proc. (czyli wyniesie 33,75 zł za dobę). 

Zwrot kosztów noclegów

Podczas krajowej podróży służbowej za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Zwrot przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, tj. 20 x 45 zł diety = 900 zł.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg. Wynosi on 150% diety (czyli 67,50 zł).

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wysokość ryczałtu wynosi 20 proc. diety (czyli 9 zł). Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.

W podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi należy się także zwrot kosztów przejazdu do domu i z powrotem. Zwrot przysługuje za przejazd w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Pracownikowi, który w czasie krajowej podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

• § 1- 2, § 7-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)