Kategorie

Czy poniesiony przez pracodawcę koszt dojazdu pracowników do/z pracy jest oskładkowany i opodatkowany

Izabela Lipińska
Jesteśmy firmą budowlaną. Realizujemy kontrakty w różnych częściach kraju. Zwykle w miejscowości, gdzie wykonujemy dany kontrakt, zapewniamy naszym pracownikom zakwaterowanie, choć nie są oni w delegacji. Obecnie realizujemy kontrakt w miejscu, gdzie są problemy z transportem publicznym. Aby zapewnić pracownikom dojazd z miejsca tymczasowego zamieszkania (kwater) na teren budowy i z powrotem, planujemy wynajęcie kilkunastoosobowego busa. Trudno będzie precyzyjnie ustalić, jaka kwota z tytułu przejazdu przypada na konkretnego pracownika, ponieważ opłacamy z góry wynajęcie całego busa (ryczałt w stałej wysokości). Czy jest to świadczenie w naturze, którego wartość będzie podstawą do naliczenia zaliczki na podatek i składek na ZUS? Jeśli tak, to jak należy ustalić wartość tego przychodu?

Prawo do bezpłatnego przejazdu przez pracowników wynajętym przez Państwa firmę busem będzie dla tych osób przychodem, od którego należy opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Wartość tego świadczenia należy wyliczyć dzieląc koszt wynajmu busa przez liczbę pracowników korzystających z bezpłatnych przejazdów. Jeśli uregulują Państwo kwestię darmowych dojazdów w przepisach obowiązujących w firmie, przychód ten będzie zwolniony ze składek.

UZASADNIENIE

Reklama

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Takimi przychodami są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, jakie pracownik otrzymuje z tytułu zatrudnienia, bez względu na źródło ich finansowania. Ze składek zwolnione są jedynie szczególne rodzaje świadczeń.

W doktrynie prawa podatkowego uznaje się, że aby można było mówić o przychodzie i obowiązku podatkowym, musi być ściśle określony podatnik (pracownik) i ściśle wyliczona wysokość otrzymanego przychodu (kwota). W Państwa przypadku trudno jednak będzie ustalić, jaki konkretnie dochód w danym miesiącu powstanie po stronie pracownika z tytułu korzystania ze zbiorowego środka transportu. Bus będzie do dyspozycji pracowników codziennie bez względu na to, ilu pracowników w danym dniu skorzysta z przejazdu. Tak więc liczba pracowników w skali miesiąca nie wpłynie na cenę wynajęcia przez Państwa busa, która została ustalona w ryczałtowej wysokości.


Zgodnie jednak z praktyką urzędów skarbowych możliwość przejazdu pracownika środkiem transportu zapewnionym przez pracodawcę jest traktowana jak przychód pracownika ze stosunku pracy, który rodzi obowiązek podatkowy. Po stronie pracownika powstaje bowiem przysporzenie majątkowe, polegające na tym, że zaoszczędza on koszty przejazdu, jakie musiałby ponieść, gdyby dojeżdżał do pracy na własną rękę (np. koszty biletu, koszty paliwa itd.). O powstaniu obowiązku podatkowego po stronie pracownika nie decyduje to, ile razy pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (w ramach umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości korzystania z wykupionej u przewoźnika usługi. Oznacza to, że aby powstał przychód, pracownik nie musi faktycznie korzystać codziennie z darmowego transportu. Wystarczy, że taką możliwość ma zapewnioną przez pracodawcę (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r., IPPB2/415-1517/08-2/AK oraz interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 lipca 2008 r., IPPB2 /415-713/08-2/AS).

WAŻNE!

Przychód po stronie pracownika powstaje z samego faktu otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci usługi przewozu bez względu na to, ile razy pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy.

Niektóre rodzaje świadczeń przysługujące pracownikom są zwolnione ze składek i/lub z podatku. Zwolnienie ze składek obejmuje m.in. korzyści materialne polegające na korzystaniu z bezpłatnych przejazdów środkami lokomocji zapewnionymi przez pracodawcę – pod warunkiem jednak, że prawo pracownika do korzystania z przejazdów wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Koszty te stanowią jednak przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (zob. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 24 października 2003 r., III RN 8/03).

Korzyści

Uregulowanie zasad bezpłatnego transportu pracowników do/z pracy w przepisach wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy uprawnia do zwolnienia ze składek przychodu pracowników korzystających z przewozów.


Reklama

Jeśli nie uregulują Państwo zasad bezpłatnych przewozów w przepisach wewnętrznych firmy, do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników korzystających z dojazdów będą Państwo musieli wliczyć wartość pieniężną tego świadczenia. Jeśli pracodawca nie określił w wewnętrznych przepisach wysokości ekwiwalentu pieniężnego świadczenia w naturze, to jego wartość należy ustalić zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Gdy przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę, zgodnie z tym rozporządzeniem ich wartością jest cena zakupu (chyba że przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – np. przewóz osób – wartość nieodpłatnego świadczenia należałoby ustalić według cen stosowanych przez tego przedsiębiorcę wobec innych odbiorców).

Z uwagi na to, że zakres działalności Państwa firmy nie obejmuje przewozu osób, wartość nieodpłatnego świadczenia należałoby ustalić na podstawie kosztu wykupionej usługi przewozowej (chyba że w wewnętrznych przepisach zostanie określona wysokość ekwiwalentu pieniężnego tego świadczenia w naturze). To na pracodawcy ciąży obowiązek wyodrębnienia wartości świadczenia, do których ponoszenia nie jest zobowiązany jako pracodawca (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r., IPPB2/415-1517/08-2/AK).

Przychodem jednego pracownika z tytułu przewozu będzie kwota wynikająca z podzielenia kosztu wynajmu busa przez liczbę pracowników, którym zapewniono możliwość dowozu do pracy. Należałoby więc najpierw dokładnie ustalić liczbę pracowników, którzy zgłosili się do Państwa z zamiarem skorzystania z przewozów. Dokonując powyższych wyliczeń nie należy brać pod uwagę tego, z ilu przejazdów w ciągu miesiąca korzystał dany pracownik (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 lipca 2008 r., IPPB2 /415-713/08-2/AS).

PRZYKŁAD

Ryczałt na usługi przewozowe w skali miesiąca ponoszony przez pracodawcę wynosi 1500 zł. Chęć skorzystania z darmowych dojazdów zgłosiło 25 pracowników. W związku z tym kwotę 1500 zł należy podzielić przez 25. Na jednego pracownika przypada więc kwota 60 zł w skali miesiąca, którą należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz w podstawie wymiaru zaliczki na podatek za każdy miesiąc, w którym pracownik zadeklarował zamiar korzystania z przewozu zapewnionego przez pracodawcę.

Podstawa prawna

  • art. 4 ust. 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • § 2 ust. 1 pkt 26, § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
  • art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?