Czy poniesiony przez pracodawcę koszt dojazdu pracowników do/z pracy jest oskładkowany i opodatkowany

Prawo do bezpłatnego przejazdu przez pracowników wynajętym przez Państwa firmę busem będzie dla tych osób przychodem, od którego należy opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Wartość tego świadczenia należy wyliczyć dzieląc koszt wynajmu busa przez liczbę pracowników korzystających z bezpłatnych przejazdów. Jeśli uregulują Państwo kwestię darmowych dojazdów w przepisach obowiązujących w firmie, przychód ten będzie zwolniony ze składek.

UZASADNIENIE

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Takimi przychodami są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, jakie pracownik otrzymuje z tytułu zatrudnienia, bez względu na źródło ich finansowania. Ze składek zwolnione są jedynie szczególne rodzaje świadczeń.

W doktrynie prawa podatkowego uznaje się, że aby można było mówić o przychodzie i obowiązku podatkowym, musi być ściśle określony podatnik (pracownik) i ściśle wyliczona wysokość otrzymanego przychodu (kwota). W Państwa przypadku trudno jednak będzie ustalić, jaki konkretnie dochód w danym miesiącu powstanie po stronie pracownika z tytułu korzystania ze zbiorowego środka transportu. Bus będzie do dyspozycji pracowników codziennie bez względu na to, ilu pracowników w danym dniu skorzysta z przejazdu. Tak więc liczba pracowników w skali miesiąca nie wpłynie na cenę wynajęcia przez Państwa busa, która została ustalona w ryczałtowej wysokości.

Zgodnie jednak z praktyką urzędów skarbowych możliwość przejazdu pracownika środkiem transportu zapewnionym przez pracodawcę jest traktowana jak przychód pracownika ze stosunku pracy, który rodzi obowiązek podatkowy. Po stronie pracownika powstaje bowiem przysporzenie majątkowe, polegające na tym, że zaoszczędza on koszty przejazdu, jakie musiałby ponieść, gdyby dojeżdżał do pracy na własną rękę (np. koszty biletu, koszty paliwa itd.). O powstaniu obowiązku podatkowego po stronie pracownika nie decyduje to, ile razy pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy (w ramach umowy z przewoźnikiem), ale sam fakt otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci możliwości korzystania z wykupionej u przewoźnika usługi. Oznacza to, że aby powstał przychód, pracownik nie musi faktycznie korzystać codziennie z darmowego transportu. Wystarczy, że taką możliwość ma zapewnioną przez pracodawcę (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r., IPPB2/415-1517/08-2/AK oraz interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 lipca 2008 r., IPPB2 /415-713/08-2/AS).

WAŻNE!

Przychód po stronie pracownika powstaje z samego faktu otrzymania od pracodawcy świadczenia w postaci usługi przewozu bez względu na to, ile razy pracownik faktycznie skorzystał z przewozu zorganizowanego przez zakład pracy.

Niektóre rodzaje świadczeń przysługujące pracownikom są zwolnione ze składek i/lub z podatku. Zwolnienie ze składek obejmuje m.in. korzyści materialne polegające na korzystaniu z bezpłatnych przejazdów środkami lokomocji zapewnionymi przez pracodawcę – pod warunkiem jednak, że prawo pracownika do korzystania z przejazdów wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Koszty te stanowią jednak przychód pracownika podlegający opodatkowaniu (zob. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 24 października 2003 r., III RN 8/03).

Korzyści

Uregulowanie zasad bezpłatnego transportu pracowników do/z pracy w przepisach wewnętrznych obowiązujących u pracodawcy uprawnia do zwolnienia ze składek przychodu pracowników korzystających z przewozów.

Jeśli nie uregulują Państwo zasad bezpłatnych przewozów w przepisach wewnętrznych firmy, do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników korzystających z dojazdów będą Państwo musieli wliczyć wartość pieniężną tego świadczenia. Jeśli pracodawca nie określił w wewnętrznych przepisach wysokości ekwiwalentu pieniężnego świadczenia w naturze, to jego wartość należy ustalić zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Gdy przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę, zgodnie z tym rozporządzeniem ich wartością jest cena zakupu (chyba że przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – np. przewóz osób – wartość nieodpłatnego świadczenia należałoby ustalić według cen stosowanych przez tego przedsiębiorcę wobec innych odbiorców).

Z uwagi na to, że zakres działalności Państwa firmy nie obejmuje przewozu osób, wartość nieodpłatnego świadczenia należałoby ustalić na podstawie kosztu wykupionej usługi przewozowej (chyba że w wewnętrznych przepisach zostanie określona wysokość ekwiwalentu pieniężnego tego świadczenia w naturze). To na pracodawcy ciąży obowiązek wyodrębnienia wartości świadczenia, do których ponoszenia nie jest zobowiązany jako pracodawca (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 stycznia 2009 r., IPPB2/415-1517/08-2/AK).

Przychodem jednego pracownika z tytułu przewozu będzie kwota wynikająca z podzielenia kosztu wynajmu busa przez liczbę pracowników, którym zapewniono możliwość dowozu do pracy. Należałoby więc najpierw dokładnie ustalić liczbę pracowników, którzy zgłosili się do Państwa z zamiarem skorzystania z przewozów. Dokonując powyższych wyliczeń nie należy brać pod uwagę tego, z ilu przejazdów w ciągu miesiąca korzystał dany pracownik (zob. m.in. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 lipca 2008 r., IPPB2 /415-713/08-2/AS).

PRZYKŁAD

Ryczałt na usługi przewozowe w skali miesiąca ponoszony przez pracodawcę wynosi 1500 zł. Chęć skorzystania z darmowych dojazdów zgłosiło 25 pracowników. W związku z tym kwotę 1500 zł należy podzielić przez 25. Na jednego pracownika przypada więc kwota 60 zł w skali miesiąca, którą należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz w podstawie wymiaru zaliczki na podatek za każdy miesiąc, w którym pracownik zadeklarował zamiar korzystania z przewozu zapewnionego przez pracodawcę.

Podstawa prawna

• art. 4 ust. 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 26, § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307).