Opłacanie przeterminowanych składek

Zasady obliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne uregulowane zostały w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (zwanej dalej ustawą o sus). Zgodnie z nimi pracodawca zobowiązany jest obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc ubezpieczenia (art. 46 ust. 1 powołanej ustawy).

Terminy opłacania składek

O terminach opłacania składek stanowi art. 47 ustawy o sus. W tym samym terminie płatnik przesyła deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc.

Obowiązany jest to zrobić nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych,
• do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla wszystkich pozostałych płatników (tj. np. dla osób fizycznych zatrudniających pracowników).

Sankcje

W przypadku gdy pracodawca jako płatnik składek nie ureguluje w terminie należnych zobowiązań wobec ZUS, będzie musiał opłacić odsetki za zwłokę. Zgodnie z przepisami ustawy od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej.

Odsetki te nalicza się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty należności (włącznie). Jeżeli ostatni dzień terminu płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu opłacenia składek uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Przykład

Dla firmy „Indeks” ostatecznym terminem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych pracowników jest 15. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. I tak za luty 2009 r. firma powinna opłacić składki najpóźniej 15 marca 2009 r. Ponieważ dzień ten przypadał w niedzielę, to termin automatycznie przesunął się na poniedziałek, czyli 16 marca 2009 r. Jednak płatnik składek ze względu na trudności finansowe składki za luty 2009 r. opłacił dopiero 12 maja 2009 r. Zgodnie z podaną wyżej zasadą odsetki za zwłokę powinny być naliczone od 17 marca 2009 r. (następny dzień po upływie terminu płatności) do 12 maja 2009 r. (dzień zapłaty należności).

---

Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekroczyłaby 6,60 zł. Kwot do takiej wysokości nie wpłaca się. Jeżeli przekroczą tę wysokość i wyniosą np. 6,63 zł, zaokrągla się je do pełnych złotych i przekazuje do jednostki terytorialnej ZUS.

Taka sama jest procedura w przypadku płatności składek na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Natomiast w przypadku opóźnień w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne odsetki za zwłokę nalicza się na zasadach określonych dla zaległości podatkowych. Nie nalicza się odsetek od nieterminowo opłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, gdy ich wysokość nie przekracza 3-krotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej. Taka opłata wynosi 2,20 zł, a zatem 3-krotność tej kwoty to 6,60 zł, czyli taka sama kwota jak za składki wyżej wymienione.

Poza odsetkami

Poza odsetkami ZUS ma prawo wymierzyć opłatę dodatkową do wysokości 100% nieopłaconych składek.

Obliczanie należnych odsetek

Pracodawca jako płatnik składek przy obliczaniu należnych odsetek za zwłokę stosuje wzór:

(K_z x L x O) /365 = O_n = O_pz,

gdzie:

K_z – kwota zaległości,

L – liczba dni zwłoki,

O – stawki odsetek za zwłokę w stosunku rocznym,

365 – liczba dni w roku,

O_n – kwota odsetek,

O_pz – kwota odsetek po zaokrągleniu.

Warto pamiętać, że w przypadku kłopotów z płatnościami przedsiębiorca może się zwrócić do jednostki terytorialnej ZUS z wnioskiem o odroczenie terminu płatności.

---

Odroczenie terminu zapłaty

Prawidłowy wniosek powinien być złożony przed upływem ostatniego dnia terminu płatności danej składki. Odroczenie terminu płatności następuje w formie umowy zawartej między wnioskodawcą a dyrektorem właściwej jednostki ZUS. W przypadku prawidłowo złożonego wniosku i zawartej w tym celu umowy odsetki za zwłokę nie będą naliczane. Jest to niewątpliwie duża ulga dla danego płatnika. Należy pamiętać, że płatnikowi zostanie naliczona opłata prolongacyjna na zasadach i w wysokości określonej w przepisach ordynacji podatkowej. Opłatę oblicza się, uwzględniając połowę stawki odsetek podatkowych obowiązującej w dniu wydania decyzji.

Rozłożenie zaległości na raty

Ulgą w regulowaniu należności może też być rozłożenie ich na raty. W takim przypadku odsetki naliczone będą tylko do dnia złożenia wniosku. Od składek, których spłatę rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. W tym przypadku, tak jak przy odroczeniu terminu płatności, zapłata w ratach odbywa się na podstawie zawartej umowy.

Zarówno wniosek o odroczenie terminu płatności, jak i wniosek o rozłożenie spłaty składek na raty muszą być rzetelnie uzasadnione (np. długi pobyt w szpitalu, pożar zakładu itp.). W przypadku udzielenia wspomnianych ulg płatnik musi regulować należności w terminach i w wysokościach określonych w zawartych umowach.

Postępowanie egzekucyjne

Wszystkie należności z tytułu składek nieopłacone w terminie, a więc: składki, odsetki za zwłokę, koszty upomnienia i dodatkowa opłata, podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej. Należności te podlegają zaspokojeniu przed innymi wierzytelnościami, z wyjątkiem kosztów egzekucyjnych, należności za pracę, należności alimentacyjnych oraz rent z tytułu odszkodowania za wywołanie choroby, niezdolności do pracy, kalectwa lub śmierci, jak również kosztów ostatniej choroby i kosztów pogrzebu dłużnika, w wysokości odpowiadającej miejscowym zwyczajom.

Egzekucja powinna zawsze być poprzedzona wydaniem przez ZUS decyzji określającej wysokość zaległości. Wynika to z faktu, że należności z tytułu nieuregulowanych składek nie mogą być dochodzone na podstawie samych deklaracji rozliczeniowych.

Podstawa prawna:

• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).