Technologia "w chmurze"

Na co firma powinna zwrócić uwagę przy wyborze procesów HRM, które będą obsługiwane za pomocą technologii „w chmurze”?

Od strony biznesowej należy określić, do jakiej zmiany w organizacji dążymy i dlaczego ta zmiana jest istotna. Rozwiązania „w chmurze” dotyczą funkcji zarządzania talentami, rozwojem, następstwami i komunikacją wśród pracowników, dlatego strategiczne cele wdrożenia powinny być ściśle związane z długofalowymi kryteriami sukcesu całej organizacji. Warto wiedzieć, jak nasi ludzie powinni się zmieniać, aby osiągać te strategiczne cele, jakich ludzi nam brakuje, których chcemy zatrzymać, co pracownicy powinni robić w przyszłości z rzeczy, których nie robili do tej pory. Zadaniem systemu nie jest odwzorowanie istniejących procesów, lecz przygotowanie gruntu pod pożądane zmiany. Musimy określić, co pomoże pracownikom i menedżerom pracować wydajniej i łatwiej osiągać wyniki. Wtedy można określić nowe, prostsze procesy, w które wszyscy będą zaangażowani. Unikniemy wówczas częstego problemu, gdy wdraża się jakąś technologię, nie wiedząc dokładnie, co dzięki niej chcemy osiągnąć. Trzeba się nastawić, że wdrożenie „w chmurze” będzie zupełnie inne i znacznie szybsze niż w przypadku tradycyjnych systemów. Pełną funkcjonalność można osiągnąć już po trzech miesiącach, a poszczególne funkcje uruchomić nawet znacznie wcześniej.

Zobacz również serwis: Szkolenia i rozwój

Jakie są najważniejsze czynniki ryzyka, które należy wziąć pod uwagę w trakcie wdrożenia systemu?

Głównym ryzykiem jest brak gotowości organizacji na zmiany lub niewystarczające zasoby, aby ją przeprowadzić. Zastosowanie nowej technologii to tylko połowa sukcesu – ułatwia osiąganie zamierzonych wyników, ale nie zastąpi biznesowego podejścia do potrzeb i celów, a także ogólnofirmowej zgody co do istoty zmian. Technologiczna integracja aplikacji „w chmurze” z istniejącymi w firmie jest stosunkowo prosta, choć musi być oczywiście dobrze przygotowana. W trakcie kolejnych iteracji (wielokrotnego powtarzania tej samej instrukcji czy algorytmu postępowania – przyp. red.) jesteśmy w stanie na bieżąco dostosowywać integrację procesów i przepływu danych do istniejącej architektury IT.

Zobacz także: Zaangażowanie pracowników

Co decyduje o sukcesie we wdrożeniu, a potem w sprawnym posługiwaniu się takim systemem?

Sukces osiągamy, gdy wdrożone procesy HRM faktycznie przynoszą efekty biznesowe zgodne ze zdefiniowanymi wcześniej priorytetami. W osiągnięciu wyników pomaga całościowe zastosowanie systemu „w chmurze”, ponieważ wzmacnia to komunikację między pracownikami i menedżerami, zwiększa zaangażowanie i poprawia trafność decyzji kadrowych. Sukces wdrożenia można też mierzyć stopniem wykorzystania najlepszych praktyk, dostarczanych w ramach takiego systemu. W trakcie prac warto koncentrować się na szybkich efektach w poszczególnych obszarach, a więc stopniowo wdrażać kolejne funkcjonalności. Adaptację do nowych rozwiązań ułatwia pracownikom ergonomia i przyjazność systemu: lekki i przejrzysty interfejs, plastyczne prezentacje danych i prostota korzystania bliska doświadczeniom z mediów społecznościowych. Wszystko to jest dostosowane do smartfonów i tabletów. Gdy korzystanie z nowych narzędzi stanie się częścią codziennej pracy, wówczas szybko będzie widać też efekty biznesowe. Jeżeli organizacja jest gotowa na zmiany, to w systemie „w chmurze” wprowadzanie ich odbywa się w prosty i naturalny sposób.

Autor: Halina Guryn