Kategorie

Dział HR - administracja personalna czy zarządzanie personelem?

Ludmiła Kobylińska
W mojej firmie w wyniku ostatnio przeprowadzonej reorganizacji włączono zespół płac do działu HR. Zostałam menedżerem działu, do którego zadań należy także prowadzenie kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej. Dotychczas moim głównym zadaniem było wspomaganie zarządu we wszystkich sprawach związanych z zarządzaniem personelem, jak rekrutacja, planowanie szkoleń, ścieżki kariery, oceny pracownicze, procedury w sprawach personalnych itp. Czy dział HR rzeczywiście jest zobowiązany do prowadzenia bardzo pracochłonnej, żmudnej i mało interesującej administracji kadrowo-płacowej?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia administracji kadrowo-płacowej. Jednakże czy do zarządzania personelem, zgodnym ze strategią firmy, potrzebna jest w jakimkolwiek stopniu administracja personalna?

Działy HR są obciążane administracją personalną w pełnym zakresie dla zatrudnionych pracowników i przeznaczają na to zadanie niewspółmiernie dużo nakładów w stosunku do efektów. Prowadzenie spraw kadrowych w firmie nie jest zazwyczaj najbardziej ulubioną dziedziną aktywności zawodowej pracowników działów HR. Wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno pod względem narzędzi, np. dostosowanego i aktualizowanego oprogramowania informatycznego, jak i specjalistycznych kompetencji w tej dziedzinie, niezbędnych do prowadzenia w imieniu pracodawcy dokumentów i spraw pracowniczych. Dlatego czasami warto zastanowić się nad skorzystaniem z zasobów wyspecjalizowanych dostawców usług outsourcingu kadrowo-płacowego.

Odpowiedzialność pracodawcy

Zazwyczaj dziedzina ta nazywana jest twardym HR. Twarde są zasady, które rządzą sprawami administracji kadrowej i naliczania wynagrodzeń. Błędy i niedokładności mszczą się w przyszłości, są poza tym dokładnie ewidencjonowane. Pomyłka w aktach osobowych lub na liście płac zostaje uwieczniona, jest łatwa do uchwycenia w trakcie kontroli PIP lub podczas innych czynności audytorskich. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na brak entuzjazmu do prowadzenia spraw administracji kadrowej jest związana z nią odpowiedzialność za zgodność spraw pracowniczych z wymaganiami ustawowymi. Odpowiedzialność osobistą za błędy w sprawach pracowniczych ponoszą osoby, którym powierzono funkcję pracodawcy, co oznacza, że błędy popełnione przez pracowników działu HR mogą obciążyć np. dyrektora HR lub prezesa firmy. Pracownik działu personalnego, któremu przydarzyło się popełnienie błędu, nie odpowiada przed PIP lub urzędem skarbowym, ale wobec niego pracodawca może wyegzekwować odpowiedzialność pracowniczą za pomyłki. Finalnie jednak to pracodawca odpowiada za wyniki prowadzenia spraw kadrowo-płacowych przed organami uprawnionymi do kontroli oraz pracownikami, dlatego też powinien powierzyć je z zachowaniem zasad odpowiedzialności osobom profesjonalnym w tej dziedzinie, które zapewnią mu bezpieczeństwo jako pracodawcy i płatnikowi.


Pracownik wewnętrznym klientem

Pracownicy każdej firmy oczekują od pracodawcy dokumentowania przebiegu pracy, prowadzenia akt osobowych, naliczania wynagrodzeń, terminowego zgłoszenia do ZUS. Powinni być przekonani, że ich sprawy są prowadzone zgodnie z przepisami, na bieżąco i w każdej chwili możliwe do sprawdzenia. Czy mogą czuć się bezpiecznie w swojej firmie, gdy przekonają się, że podczas naliczania wynagrodzeń popełniono błąd, a negatywne skutki dotyczą ich osobiście? Gdy okaże się, że pomyłkowo zaniżono zaliczkę podatkową, a konsekwencje poniosą pracownicy w postaci obowiązku zapłaty zaległego podatku w najbardziej dla nich nieodpowiedniej chwili? Jak może być postrzegany pracodawca, który nie wydaje i nie ogłasza dla pracowników regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy lub ZFŚS? Czy jest uznawany za pożądanego pracodawcę na rynku pracy? Brak określenia jasnych zasad relacji pracodawca-pracownik, wzajemnych obowiązków i uprawnień, uszczegółowienia sposobu funkcjonowania na płaszczyźnie prawa pracy dla pracodawcy skutkuje brakiem narzędzi do kształtowania wzajemnych relacji w stosunkach pracy, a pracownik nie ma oparcia w przepisach wewnętrznych.

Kopciuszek w procesie zarządzania personelem

Prawidłowo prowadzona sfera administracyjna buduje zaufanie do pracodawcy, wpływa na jego pozytywny wizerunek w odbiorze pracowników.

Reklama

Zarządzanie kadrą jest specyficzną sferą zarządzania z tego względu, że koresponduje ze wszystkimi obszarami prawa pracy, a w szczególności z jego dość rygorystycznymi zasadami i wymaganiami. Polityka personalna obejmująca wieloaspektowo działania z zakresu zarządzania kadrą opiera się na adekwatnych, tworzonych i dostosowanych dla danej organizacji instrumentach prawnych i strukturach organizacyjnych.

Bez wątpienia administracja personalna powinna być prowadzona prawidłowo, to jest zgodnie z przepisami i w sposób dostosowany do specyfiki danej firmy, nie tylko ze względu na wymagania prawne, lecz także, a może przede wszystkim, w celu tworzenia niezbędnych, formalnych, jasnych zasad funkcjonowania organizacji, której zadaniem jest wywiązywanie się z szeroko pojętych obowiązków pracodawcy. Obowiązki te nałożone są przez prawo, a jednocześnie dostosowane do specyfiki firmy. Regulaminy: pracy, wynagradzania, ZFŚS, stwarzają pracodawcy duże możliwości budowy i kształtowania spójnego i elastycznego systemu zarządzania potencjałem społecznym.

Nie ulega wątpliwości, że prawidłowo prowadzona administracja stanowi niekwestionowaną i niezbędną podstawę do efektywnego zarządzania personelem. Jest bazą i wsparciem dla projektów rozwoju i szkolenia personelu. Jednak z uwagi na swoją uniwersalność nie musi być prowadzona wewnątrz firmy. Dział HR może i powinien traktować tę dziedzinę jako narzędzie do kształtowania wizerunku pracodawcy. Rolę tę może odgrywać poprzez nadzór nad administracją kadrową prowadzoną zewnętrznie w ramach outsourcingu, natomiast kompetencje działu HR powinny wspierać realizację polityki personalnej firmy.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?