Kategorie

Jak ustrzec się błędów podczas uruchamiania oprogramowania HCM

Anna Węgrzyn
Odpowiedź na pytanie, co dla obu stron – dostawcy oprogramowania oraz klienta – oznacza wdrożenie zakończone sukcesem, nie należy, wbrew pozorom, do łatwych. W przypadku wykonawcy wdrożenia można by się pokusić o stwierdzenie, że sukcesem jest moment pozytywnie zakończonego odbioru. Dla klienta może oznaczać dzień, kiedy odczuje lub wyliczy, że zdefiniowany i opisany w analizie cel został zrealizowany, a oczekiwane korzyści z wdrożenia systemu osiągnięte.

Podejście takie nie wyczerpuje jednak wszystkich aspektów wdrożenia kompleksowego rozwiązania informatycznego. W przypadku aplikacji klasy HCM sukcesem powinien być stan, w którym baza systemu przyrasta, klient korzysta ze wszystkich wdrożonych funkcjonalności, zgłasza propozycje udoskonaleń/usprawnień, a liczba logowań pracowników klienta zwiększa się systematycznie – i są to operacje na bazie danych (wiedzy) gromadzonych w systemie.

Niezależnie od różnego sposobu postrzegania pojęcia sukcesu wdrożeniowego niezmienny pozostaje katalog założeń zapewniających płynnie przebiegającą współpracę. Można go usystematyzować w ramach kilku grup.

Specyficzny zasób

Każdy proces wdrożeniowy musi uwzględniać specyfikę zasobu, którego dotyczy. Wdrażając system HCM, należy mieć na uwadze charakter i różnorodność cech opisujących zasoby ludzkie (np. wiedza, doświadczenie, umiejętności, kompetencje, motywacja, efektywność itd.), ponieważ system ma nas wspierać w procesie zarządzania nim. Konieczne stało się więc wypracowanie i wdrożenie do praktyki zarządzania nowych metod, narzędzi pomiaru umożliwiających jak najlepsze poznanie zasobów ludzkich organizacji i efektywne zarządzanie nimi, zmniejszając tym samym poczucie niepewności gospodarowania. To właśnie uznajemy za podstawowe zadanie, jakie realizować mają służby HR. To właśnie one, jako odpowiedzialne za ten wyjątkowy zasób – pracowników, wraz z ich cechami fizycznymi, demograficznymi, psychicznymi, moralnymi, wiedzą i umiejętnościami – zobowiązane są do ukierunkowywania aktywności tego zasobu zgodnie z założeniami organizacji. Służby HR, traktowane jako partner biznesowy, przejmują na siebie odpowiedzialność za optymalne zarządzanie nim i właśnie dzięki takiemu podejściu zyskujemy przestrzeń do pełnego, a więc zwieńczonego sukcesem, uruchomienia dedykowanego oprogramowania.


Funkcjonalność a potrzeby organizacji

Reklama

Dla właściwego przeprowadzenia procesu wdrożeniowego niezbędne jest odpowiedzenie sobie na pytanie: po co wprowadzamy system klasy HCM? Inaczej mówiąc, w miarę dokładne sprecyzowanie celów stawianych przed nowym oprogramowaniem i dobrze, by nie była to moda, ale głębokie przekonanie, że w zasobach ludzkich naszej firmy tkwi potencjał, który musimy zidentyfikować i właściwie nim zarządzać, aby sprostać wymaganiom konkurencyjnego rynku.

Ścisła współpraca ekspertów koordynujących wdrożenie z ich odpowiednikami po stronie klienta pozwala wspólnie zidentyfikować zarówno cele wdrożenia, jak i uzgodnić, jakie potrzeby użytkownika i w jaki sposób zostaną zaspokojone. Dokonuje się tego na etapie prac analitycznych, przed przystąpieniem do szkoleń czy prac wdrożeniowych.

Ważne jest również, aby w zapisach formalnych (umowach) zagwarantowana została możliwość zmian w ramach określonych działań czy tempa wdrożenia w sytuacji identyfikacji nowych, nieprzewidzianych zdarzeń z pochodzących z otoczenia wewnętrznego czy zewnętrznego organizacji. Zgodnie z zasadą, że wdrożeń systemów informatycznych w obszarze HR nie robimy „za wszelką cenę”.

Wzajemne zrozumienie

Zdecydowany wpływ na pomyślny przebieg wdrożenia ma pozyskanie bezpośredniego wsparcia zarządu. Projekt otrzymuje wówczas należytą rangę, dzięki której można uniknąć trudności we wprowadzaniu zmian w funkcjonowaniu firmy. Jednak pozyskanie tzw. sponsora projektu stanowi jedynie pierwszy krok, konieczne jest również pozyskanie osoby, która na bieżąco będzie wspierać i koordynować przebieg wszystkich procesów. Kierownik projektu obok zadań związanych z operacyjnym zarządzaniem wdrożeniem, koordynacją działań oraz ich rozliczeniem odgrywa rolę pomostu między sponsorem a organizacją, między wymiarem biznesowym i informatycznym wdrożenia. Do jego zadań należy również powołanie zespołu wdrożeniowego składającego się zarówno z pracowników informatyzowanej firmy, jak i dostawcy oprogramowania. Muszą oni nie tylko znać szczegółowo specyfikę firmy oraz dysponować pełną wiedzą z zakresu zarządzania kapitałem ludzkim, lecz także mieć odpowiedni autorytet. Jest on niezbędny, by umiejętnie zarządzać zmianą w organizacji, gdyż może ona powodować opór wśród pracowników niechętnych do przejścia na nowy system. Budowanie odpowiedniego klimatu i motywacji pracowników do działań w warunkach zmiany, która stanowi często podstawowy warunek przetrwania firmy i utrzymania miejsc pracy.


Wykorzystanie wiedzy i doświadczeń

Reklama

Złożony proces, jakim jest wdrożenie kompleksowego rozwiązania informatycznego, nigdy nie zamyka się w stałych, z góry przewidywalnych ramach. Zawsze należy spodziewać się nieprzewidzianych zdarzeń. Dlatego tak istotne są wszelkie pozaproceduralne oraz tzw. miękkie aspekty współpracy.

Umiejętność wzajemnego wysłuchania się oraz korzystanie z doświadczeń obu stron pozwolą ekspertom odpowiedzialnym za wdrożenie umiejętnie poszukiwać najlepszych rozwiązań. Stale rosnąca liczba projektów wdrożeniowych staje się doskonałą bazą dla stosowania rozwiązań z obszaru benchmarkingu, obejmujących wykorzystanie dobrych praktyk. Mając świadomość popełnianych błędów (oraz ich etymologii), możliwa jest dogłębna analiza przyczyn, okoliczności ich wystąpienia, jak również umiejętność przenoszenia właściwych rozwiązań i w konsekwencji zastosowania ich w innych okolicznościach w innych organizacjach.

Jednak wszystkie te założenia nie przyniosą satysfakcjonującego rezultatu, jeśli wdrożenie wybranego rozwiązania IT będzie celem samym w sobie. Zastąpienie jednego rozwiązania innym, nawet najbardziej zaawansowanym, nie przyniesie wymiernych korzyści, jeżeli nie zdefiniujemy jasnych celów wdrożenia. Bez pełnej świadomości na istotnych poziomach organizacji niemożliwe jest potwierdzenie zasadności implementacji nowego oprogramowania, określenia czasu zwrotu inwestycji, ale także właściwe przeprowadzenie i rozliczenie projektu. W przypadku systemu klasy HRM przyjęte cele powinny mieć charakter mierzalny oraz uwzględniać interes całej organizacji, ale nie zapomnieć o „Człowieku”. Dobrze, aby w świadomości wszystkich wdrożenie nie oznaczało jedynie włączenia rozwiązań IT w procesy realizowane dotychczas w tradycyjny sposób. Wdrożenie systemu nie powinno ograniczać, ale dodawać nowe wartości, wiedzę, usprawniać działania, zmniejszać wysiłek związany z procedurami w obszarze HR.

Planowanie i organizowanie wdrażania innowacji w organizacji, w tym systemów informatycznych wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi, jest niezwykle istotnymi procesami, szczególnie w kontekście ponoszonych przez pracowników kosztów przystosowania się do zmian. Wdrożenie wszelkich innowacji, w tym informatyzacja funkcji HRM, powoduje u pracowników wzrost lęku, a skuteczne redukowanie tego poczucia możliwe jest poprzez odpowiednie podejście do procesu wdrożenia. Organizacja takiego przedsięwzięcia już na etapie analizy winna uwzględnić i wykorzystywać do harmonogramowania poszczególnych zadań również wiedzę o umiejętnościach adaptacji człowieka do zmian, tak aby minimalizować odczuwanie obawy przed zmianą, a przez to zmniejszać stres. Redukowanie oporu wobec zmian łączy się z zastosowaniem różnorodnych technik służących głównie do zwiększenia zaangażowania pracowników w proces wdrożenia, danie możliwości wyrażania obaw dotyczących przyszłego stanu, obniżenie dyskomfortu odczuwanego przez pracowników należących do grupy, które w ich odczuciu doznają „subiektywnego odczucia starty”.


Beata Gwardyjska

kierownik Działu Kadr i Płac w Zakładach Chemicznych „Organika” SA

Sukces wieńczący wdrożenie systemu zarządzania kapitałem ludzkim firmy determinowany był przez kilka podstawowych czynników. U podstaw leży odpowiednie zdefiniowanie potrzeby i celu wprowadzenia systemu mHR w organizacji, poparte działaniami uświadamiającymi pracownikom korzyści płynące z jego funkcjonowania (np. poprzez przejrzyste określenie profili kompetencyjno-zadaniowych dla każdego stanowiska). Ważne jest również bieżące dostosowywanie wdrażanego systemu do indywidualnych potrzeb danej firmy oraz realiów dotychczas wykorzystywanych systemów informatycznych. Nie należy również zapominać o wsparciu i monitoringu przez dział HR zakończenia kolejnych etapów wprowadzania danych przez użytkowników, a uzupełnianie informacji w systemie powinno odbywać się zgodnie z przyjętym harmonogramem. Potwierdzeniem sukcesu stają się jego zadowoleni użytkownicy, dlatego firma wdrażająca nie może zaniedbać kwestii indywidualnego, dokładnego przeszkolenia osób, które będą pracować w systemie. Te czynniki, moim zdaniem, dają duże prawdopodobieństwo, że wdrożony system będzie prawidłowo funkcjonował w firmie i stanie się dla pracowników wiarygodnym narzędziem, które obiektywnie oceni zarówno ich kompetencje, potrzeby szkoleniowe, jak i wykonywane przez nich zadania.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Praca w Niemczech bez znajomości języka

    Praca w Niemczech bez znajomości języka jest możliwa. Pracodawcy w dużych niemieckich miastach zatrudniają wykwalifikowanych pracowników z zagranicy.

    Elektroniczny wniosek urlopowy a przepisy prawne

    Elektroniczny wniosek urlopowy - czy jest zgodny z przepisami prawnymi? Czy wniosek o urlop musi być składany w formie papierowej? Co na to Kodeks pracy?

    Wyłączenie winy pracownika w naruszeniu obowiązków

    Wyłączenie winy pracownika. Zgodnie z wykładnią dominującą w nauce oraz orzecznictwie prawa pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika, o którym mowa w art. 52 §1 pkt 1) kp jest zasadne, jeżeli pracownik naruszy swoje podstawowe obowiązki pracownicze i można mu przypisać winę „ciężką" w postaci winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa oraz gdy jednocześnie to naruszenie stanowi jednocześnie poważnie zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera przepisów precyzujących rozumienie winy pracownika, w poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie jakie przesłanki i w jakich okolicznościach mogą wyłączyć winę pracowniczą, zwrócić należy się do nauki prawa pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego. Warto zatem przybliżyć niektóre z przesłanek mogących uzasadnić wyłączenie winy pracownika, co w rezultacie oznaczać może bezzasadność dyscyplinarnego rozwiązania umowy o pracę.

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przy dwóch umowach o pracę?

    Ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na dwóch umowach o pracę? Jak wyliczyć liczbę dni wolnych?

    Ubiór do pracy - opinia Polaków

    Ubiór do pracy - jak Polacy chcą ubierać się do wykonywania codziennych obowiązków służbowych?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.