Kategorie

Czy trzeba opłacić składki za pracownicę korzystającą ze służbowego auta w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy

Joanna Stolarska
W lipcu br. wypowiedzieliśmy jednej z naszych pracownic umowę o pracę. Okres wypowiedzenia upływa z końcem października, ale pracownica została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracownica ta dysponowała dotychczas samochodem, który użytkowała wyłącznie w celach służbowych (koszt paliwa był szczegółowo ewidencjonowany w karcie paliwowej i pokrywany w całości przez firmę). Na mocy indywidualnych ustaleń uzgodniono, że pracownica może w okresie zwolnienia z wykonywania pracy nadal użytkować samochód służbowy, ale paliwo do auta musi opłacać z własnych środków. Czy wynagrodzenie wypłacane tej osobie w okresie wypowiedzenia należy oskładkować, mimo że faktycznie nie wykonuje ona pracy? Od kiedy należy ją wyrejestrować z ZUS? Czy z tytułu użytkowania służbowego auta należy również opłacić składki do ZUS?

Państwa firma, jako płatnik składek, ma obowiązek rozliczyć i opłacić należne składki od wynagrodzenia uzyskanego przez pracownicę w okresie wypowiedzenia, w którym Państwa pracownica została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy. Podstawę opodatkowania oraz podstawę wymiaru składek stanowi również wartość świadczenia w naturze w postaci użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych. Pracownicę należy wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, wskazując datę wyrejestrowania 1 listopada 2012 r. Formularz musi trafić do ZUS najpóźniej 8 listopada br. Szczegóły w uzasadnieniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników stanowią przychody z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 ustawy systemowej). Z podstawy wymiaru składek wyłączone są jedynie:

  • wynagrodzenie chorobowe (jednak opłaca się od niego składkę zdrowotną),
  • zasiłki z ubezpieczenia społecznego (zwolnione zarówno ze składek na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne),
  • przychody wyszczególnione w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwolnienie dotyczy zarówno ubezpieczeń społecznych, jak i ubezpieczenia zdrowotnego).

Wynagrodzenie wypłacane w okresie wypowiedzenia nie zalicza się do żadnej z ww. kategorii przychodów, dlatego należy odprowadzić od niego wszystkie składki, tak jak od innych wypłat realizowanych w ramach stosunku pracy. Bez znaczenia jest fakt, że w Państwa przypadku w okresie wypowiedzenia zatrudniona osoba faktycznie nie będzie świadczyła pracy.

Okresu wypowiedzenia, w trakcie którego pracownica nie wykonuje zatrudnienia, nie należy wykazywać w raportach ZUS RSA. Okres wypowiedzenia nie jest bowiem ani okresem przerwy w opłacaniu składek, ani okresem pobierania świadczenia lub zasiłku z ubezpieczeń, a właśnie do opisania takich okresów służy raport ZUS RSA. Należne składki trzeba rozliczyć w imiennych raportach ZUS RCA składanych za miesiące, w których nastąpi wypłata wynagrodzenia – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, jeżeli wypłata nastąpi jeszcze w okresie zatrudnienia (lub po jego ustaniu, ale w tym samym miesiącu, w którym ustało zatrudnienie) bądź z kodem 30 00 xx, jeżeli wypłata nastąpi w miesiącu następującym po ustaniu stosunku pracy.

WAŻNE!

Za pracownika zwolnionego z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia pracodawca nie składa raportu ZUS RSA.

Pracownicy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku (art. 13 pkt 1 ustawy systemowej). Na wyrejestrowanie pracownika płatnik ma 7 dni od daty ustania zatrudnienia. Należy pamiętać, że w formularzu ZUS ZWUA w bloku IV polu 02 jako „datę wyrejestrowania” wpisuje się pierwszy dzień, w którym ubezpieczony nie podlega ubezpieczeniom. W przypadku Państwa pracownicy będzie to 1 listopada 2012 r., a 7-dniowy termin na wyrejestrowanie, zgodnie z aktualnym stanowiskiem ZUS, należy liczyć również od tej właśnie daty.


WAŻNE!

Termin na wyrejestrowanie pracownika należy liczyć od dnia wskazanego w formularzu ZUS ZWUA jako data wyrejestrowania, a nie od dnia ustania stosunku pracy.

Państwa pracownicy w okresie wypowiedzenia umożliwiono korzystanie z auta służbowego. Dotychczas użytkowała je tylko w celach służbowych, lecz od dnia zwolnienia jej z obowiązku świadczenia pracy używa samochodu wyłącznie prywatnie – nie wykonując żadnej pracy na rzecz swojego pracodawcy. Pracownica nie ma w ogóle obowiązków służbowych, do których samochód mógłby być wykorzystany.

Nieodpłatne świadczenie, jakim jest udostępnienie pracownikowi pojazdu służbowego do celów prywatnych, jest jego przychodem ze stosunku pracy. Niektóre rodzaje przychodów pracowniczych są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Zaliczają się do nich m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego).

Korzyści (+)

Bezpłatne lub częściowo odpłatne przejazdy środkami lokomocji, przyznawane zatrudnionym osobom na podstawie układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, są zwolnione z oskładkowania.

Ponieważ w cytowanym przepisie rozporządzenia użyte zostało sformułowanie „środek lokomocji” (którym bez wątpienia jest samochód), zwolnienie to – po spełnieniu dodatkowych warunków – mogłoby mieć zastosowanie także do udostępnionego pracownikowi do celów prywatnych samochodu służbowego (chociaż zdania w tej kwestii są podzielone). Niezależnie od przyjętej interpretacji, w Państwa przypadku jednak nie będzie takiej możliwości. Zgodnie z regulacjami rozporządzenia składkowego, warunkiem zwolnienia ze składek takiego nieodpłatnego świadczenia jest uregulowanie prawa do niego w wewnętrznych przepisach o wynagradzaniu (czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę). Tymczasem Państwo udostępnili swojej pracownicy samochód na podstawie indywidualnych uzgodnień. Nawet jeżeli uzgodnienia te zostały spisane, wartość takiego świadczenia nie będzie mogła zostać wyłączona z podstawy wymiaru składek, jeżeli prawa do świadczenia nie regulują przepisy o wynagradzaniu funkcjonujące w Państwa firmie.

Muszą Państwo zatem prawidłowo ustalić kwotę podstawy wymiaru składek należną z tytułu przyznanego pracownicy świadczenia. Przepisy rozporządzenia składkowego stanowią, że wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu (§ 3 pkt 1 rozporządzenia składkowego). Jeżeli w Państwa firmie nie ma takich zapisów, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia w formie udostępnienia pracownikowi służbowego pojazdu do celów prywatnych należy ustalać według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof).

Wskazówką przy wycenie świadczenia może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 stycznia 2010 r. (sygn. IPPB2/415–666/09–4/MG), w której organ podatkowy wskazuje, iż „ustalając (...) wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie (...) firmy zajmujące się wynajmem (...) samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika”.


PRZYKŁAD

Jeden z dyrektorów handlowych dużej spółki z o.o. z siedzibą w Warszawie przebywa przez 3 miesiące na urlopie bezpłatnym. Pracodawca udostępnia mu samochód służbowy, należący do floty spółki (mercedes C-180). W okresie urlopu bezpłatnego auto będzie przez urlopowanego pracownika wykorzystywane wyłącznie do celów prywatnych. Samochód jest udostępniany pracownikowi na podstawie odrębnej umowy. Prawo do nieodpłatnego świadczenia w formie użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych nie wynika z przepisów o wynagradzaniu funkcjonujących w spółce. Przepisy te również nie określają wysokości ekwiwalentu pieniężnego za takie świadczenie. Od przychodu ze stosunku pracy w postaci przyznanego pracownikowi nieodpłatnego świadczenia (udostępnienia służbowego samochodu do użytku prywatnego) pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenia społeczne. Podstawę wymiaru składek stanowi wolnorynkowa cena wynajmu podobnego auta, obowiązująca na tym samym obszarze. Została ona ustalona na podstawie średniej rynkowej ceny wypożyczenia podobnego samochodu klasy premium, która w Warszawie kształtuje się na poziomie 4000 zł miesięcznie (wynajem średnioterminowy).

Podstawa prawna:

  • art. 4 pkt 9, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1584 ze zm.),
  • art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. a, art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
  • art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
  • § 2 ust. 1 pkt 26, § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszej oferty
Webinarium: Potrącenia komornicze + Certyfikat gwarantowany
Webinarium: Potrącenia komornicze + Certyfikat gwarantowany
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.