Kiedy wymiar urlopu wypoczynkowego może zostać zmniejszony

Pracownicy wiedzą z reguły, czy przysługuje im 20 czy 26 dni urlopu. Muszą jednak pamiętać, że prawo pracy przewiduje sytuacje, w których, mimo że pracownik ma teoretycznie prawo do określonego wymiaru urlopu, w praktyce wypoczywać będzie krócej. Nie wszyscy bowiem pracownicy mogą w każdym roku wykorzystywać urlop w pełnym określonym w Kodeksie pracy wymiarze.

Zatrudnieni na części etatu
Do obniżenia wymiaru urlopu wypoczynkowego dochodzi przede wszystkim w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony na pełnym etacie zmienia w ciągu roku wymiar swojego czasu pracy i zamiast na całym etacie zaczyna pracować na jego część. Zmiana wymiaru etatu ma bowiem również wpływ na uprawnienia urlopowe pracownika.

W takiej sytuacji pracodawca powinien odpowiednio skorygować liczbę przysługujących pracownikowi dni wypoczynku. Innymi słowy, powinien oddzielnie, zgodnie z zasadą proporcjonalności, obliczyć mu wymiar urlopu za każdy okres pracy. Osobno za miesiące, gdy praca wykonywana była na pełnym etacie, osobno za miesiące, gdy doszło do obniżenia wymiaru czasu pracy.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik jest zatrudniony. Podstawę wyliczenia tego wymiaru stanowi albo 20 albo 26 dni urlopu.

Trzeba też pamiętać, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Tak więc pracownik zatrudniony na pół etatu będzie miał prawo do 10 lub 13 dni urlopu. Ten wykonujący pracę na 1/4 etatu tylko do 5 lub 8 dni.

Przykład:
ZMIANA WYMIARU ETATU PRACOWNIKA
Pracownik w okresie od stycznia do września zatrudniony jest na całym etacie, a od października do końca roku pracuje na pół etatu. Jego wymiar urlopu należy ustalić następująco:
9/12 z 20 lub 26 dni - za okres od stycznia do września - daje 15 lub 20 dni
3/12 z 10 lub 13 dni - za okres od października do grudnia - daje 3 lub 4 dni.

Zatem pracownik niemający jeszcze 10-letniego stażu pracy w opisanej sytuacji będzie w danym roku wypoczywał 18, a nie 20 dni. Pracownik mający co najmniej 10-letni staż pracy skorzysta natomiast z urlopu w wymiarze 24, a nie 26 dni. W wyniku obniżenia wymiaru czasu pracy pracownika jego wymiar urlopu musiał bowiem ulec zmianie.

Podjęcie pracy w ciągu roku
Na pełny wymiar urlopu wypoczynkowego nie może też liczyć pracownik, który podejmuje pracę u kolejnego pracodawcy w innym roku kalendarzowym niż rok, w który ustał stosunek pracy z poprzednim pracodawcą. Wymiar urlopu takiego pracownika w danym roku zależy od daty rozpoczęcia przez niego pracy, czyli od tego, ile miesięcy u nowego pracodawcy będzie zatrudniony.

Wymiar ten ustala się oczywiście w wymiarze proporcjonalnym, za każdy miesiąc pracy pracownikowi przysługuje 1/12 z 20 lub 26 dni. Przykładowo pracownik podejmujący pracę od 1 marca danego roku będzie miał prawo do 10/12 z 20 lub 26 dni, czyli do 17 lub 22 dni urlopu. Jeśli rozpocznie pracę w połowie roku (np. od 1 lipca) liczba przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego zmniejszy się. Pracownik będzie mógł wypoczywać przez 6/12 z 20 lub 26 dni, czyli 10 lub 13 dni.

Przykład:
ZATRUDNIENIE W CIĄGU ROKU
Pracownik we wrześniu został zwolniony z pracy. Kolejną pracę znalazł dopiero w następnym roku. Jej wykonywanie rozpoczął 1 kwietnia. W związku z tym, że posiada dłuższy niż 10-letni staż pracy, wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego powinien wynosić 26 dni.
Jednak w roku, w którym rozpoczął pracę u nowego pracodawcy, będzie mógł wypoczywać tylko przez 20 dni. Tyle dni urlopu przysługuje bowiem pracownikowi, który w danej firmie zatrudniony był przez 9 miesięcy (9/12 z 26 daje 20 dni).

Przerwa w wykonywaniu pracy
Podobnie ze zmniejszeniem wymiaru urlopu musi liczyć się pracownik, który zmienia pracę w ciągu roku i przerwa między jednym a drugim zatrudnieniem wynosi więcej niż miesiąc.

W każdym z miejsc pracy przysługuje mu bowiem urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu pracy.

Przerwa między wykonywaniem pracy u jednego i drugiego pracodawcy, trwająca nawet kilka miesięcy, nie zawsze musi jednak powodować zmniejszenie liczby dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik może bowiem już u pierwszego pracodawcy wykorzystać urlop w pełnym wymiarze. Może też wykorzystać go tylko częściowo, ale w wymiarze wyższym niż wynikałoby to z zasady proporcjonalności.

W pierwszym przypadku sprawa jest prosta. Wykorzystanie urlopu w pełnym wymiarze u pierwszego pracodawcy to czysty zysk dla pracownika. Żadne przepisy nie pozwalają bowiem pracodawcy w jakikolwiek sposób rozliczać się z pracownikiem z wykorzystanych niejako na wyrost dni urlopowych. Oczywiście w tej sytuacji drugi pracodawca nie udzieli w danym roku pracownikowi urlopu w ogóle.

W drugim przypadku sprawa jest bardziej skomplikowana. Jeśli u pierwszego pracodawcy pracownik wykorzysta więcej dni urlopu niż wynikałoby to z zasady proporcjonalności, urlop u drugiego pracodawcy zostanie pomniejszony o tę część urlopu, którą poprzedni pracodawca udzielił ponad wymiar wynikający z okresu pracy u niego.

Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Przykład:
ZMIANA PRACY W CIĄGU ROKU
Pracownik zwolnił się z pracy z końcem lutego. Za ten okres przysługuje mu 2/12 z 20 lub 26 dni, czyli 4 lub 5 dni urlopu wypoczynkowego. Kolejną pracę pracownik podjął 1 maja i w tej firmie przepracował do końca roku. Za ten okres zatrudnienia (8 miesięcy) powinien otrzymać 8/12 z 20 lub 26 dni urlopu, czyli 14 lub 18 dni.
Sumując te dwa okresy zatrudnienia, pracownik będzie w danym roku korzystać z urlopu wypoczynkowego tylko przez 18 lub 23 dni. Mniejszy wymiar urlop wynika z przerwy w zatrudnieniu, jaką miał ten pracownik.

Przykład:
POTRĄCENIE WYKORZYSTANEGO URLOPU
Pracownik rozwiązał umowę z pracodawcą z końcem maja za porozumieniem stron. Mimo że za pierwsze 5 miesięcy powinno przysługiwać mu tylko 5/12 z 26 dni, czyli 9 dni, jeszcze w styczniu wziął 15 dni urlopu. Pracownik wykorzystał więc u tego pracodawcy urlop w wymiarze wyższym o 6 dni niż wynikałoby to z okresu faktycznie przez niego przepracowanego.
Od 1 września pracownik został zatrudniony na czas nieokreślony w nowej firmie. Za pracę u drugiego pracodawcy powinien otrzymać urlop w wymiarze 4/12 z 26 dni, czyli 9 dni. W związku z tym jednak, że u pierwszego pracodawcy wykorzystał urlop w wyższym wymiarze niż powinien, u drugiego jego urlop zostanie odpowiednio zmniejszony. Będzie wiec mógł skorzystać nie z 9, a tylko z 3 dni urlopu wypoczynkowego (9 - 6 = 3).

Okresy niewykonywania pracy

Do obniżenia wymiaru urlopu dochodzi nie tylko wówczas, gdy do przerwy w jej wykonywaniu dochodzi po ustaniu stosunku pracy, ale także w trakcie jego trwania. Okresy mające negatywny wpływ na urlop pracownika wymienia w sposób wyczerpujący art. 155² Kodeksu pracy. Chodzi tu o trwające co najmniej jeden miesiąc okres:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu wychowawczego,
- odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
- tymczasowego aresztowania,
- odbywania kary pozbawienia wolności,
- nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Wymienione okresy niewykonywania pracy, podczas których pracownik nie nabywa prawa do urlopu, powodują skrócenie urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy trwają łącznie co najmniej jeden miesiąc. Przy ustalaniu urlopu wypoczynkowego pracownika w wymiarze proporcjonalnym nie uwzględnia się więc niepełnych miesięcy tych okresów.

Dopiero wykorzystanie pełnego miesiąca kalendarzowego powoduje obniżenie wymiaru urlopu o 1/12. W sytuacji gdy okresy te obejmują części miesięcy kalendarzowych, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Każde 30 dni, podobnie jak pełny miesiąc kalendarzowy, obniża wymiar przysługującego pracownikowi urlopu o 1/12.

W związku z tym, że wystąpienie wszystkich wymienionych okresów niewykonywania pracy ma taki sam wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika, okresy te w celu ustalenia wymiaru urlopu należy sumować.

Dwa przypadki
W przypadku wystąpienia okresów niewykonywania pracy możliwe są dwa scenariusze:

- pracownik uprawniony do kolejnego urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia, pozostając w zatrudnieniu, nie zaczyna pracy, bo idzie np. na urlop bezpłatny. Wstępuje - jak to nazywają eksperci z prawa pracy - w okres tzw. bezczynności zawodowej, który ma negatywny wpływ na wymiar jego urlopu. Zostaje on bowiem obniżony o 1/12 za każdy miesiąc tej bezczynności.
Wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w danym roku będzie proporcjonalny do okresu zatrudnienia do końca roku kalendarzowego, licząc od dnia powrotu tego pracownika do pracy. Przykładowo, wymiar urlopu pracownika, który przez pierwsze trzy miesiące w roku był na urlopie bezpłatnym, wyniesie 9/12 z 20 lub 26 dni, czyli 15 lub 20 dni.

- pracownik wchodzi w okres bezczynności zawodowej już po nabyciu prawa do urlopu za dany rok. Wymiar jego urlopu ulega obniżeniu o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności w pracy, pod warunkiem jednak, że pracownik wcześniej nie wykorzysta urlopu w całości lub w takiej części, która nie pozwoli po jego powrocie do pracy na pełne obniżenie przysługującego mu wymiaru urlopu.

Warto podkreślić, że jeśli pracownik już po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym idzie np. na urlop wychowawczy, a jego powrót do pracy przypada w kolejnym roku kalendarzowym, pełny wymiar urlopu wypoczynkowego sprzed urlopu wychowawczego staje się urlopem zaległym, natomiast w roku kalendarzowym, w którym pracownik wraca do pracy, jego wymiar urlopu ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

WYMIAR URLOPU WYPOCZYNKOWEGO

20 dni - jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
26 dni - jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat