Informacja o warunkach zatrudnienia jest dokumentem potwierdzającym na piśmie warunki zatrudnienia osoby wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy.
Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna wskazywać:
- jaka jest dobowa i tygodniowa norma czasu pracy,
- z jaką częstotliwością jest wypłacane wynagrodzenie w zakładzie pracy,
- jaki wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi,
- jaki jest okres wypowiedzenia zawartej umowy o pracę,
- czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy.
Redakcja poleca: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)
Poinformowanie pracownika o warunkach jego zatrudnienia może nastąpić poprzez wskazanie konkretnych przepisów prawa pracy, co oznacza, że w treści dokumentu można odesłać pracownika do przepisów prawa wprost regulujących daną kwestię. Poprzez przepisy prawa należy rozumieć przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw i aktów wykonawczych, a także postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów pracy oraz innych przepisów wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy.
Pracodawca może odesłać pracownika do zapoznania się z zapisami wewnątrzzakładowymi, jeżeli regulują one warunki zatrudnienia pracowników w sposób odmienny aniżeli ogólne przepisy prawa, czyli w sposób bardziej korzystny w stosunku do przepisów powszechnych.
Jedynie informacja o obowiązującym pracownika układzie zbiorowym pracy powinna wynikać wprost z przedstawionej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.
Brak regulaminu pracy
W przypadku, w którym pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników czyli nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, powinien wręczyć pracownikom rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia.
Pracodawca jest zobowiązany dodatkowo zawiadomić pracownika o:
- obowiązującej w zakładzie pracy porze nocnej, która obejmuje wybrane 8 godzin z przedziału między 21:00 a 7:00,
Pracodawca jest zobowiązany wskazać godziny pory nocnej nawet wtedy gdy pracownicy nie wykonują pracy w porze nocnej.
- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy ,
- sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Informacja o zmianach
Pracodawca jest zobowiązany do zaktualizowania indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wystąpienia jakiejkolwiek zmiany w warunkach zatrudnienia wskazanych w tym dokumencie.
Pracodawca powinien o tych zmianach zawiadomić pracownika niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 1 miesiąca od daty wejścia w życie takich zmian.
Jednak jeśli umowa o pracę miałaby się rozwiązać przed upływem 1 miesiąca od daty wejścia w życie zmian dotyczących warunków zatrudnienia, pracodawca jest zobowiązany zawiadomić pracownika o tych zmianach najpóźniej do dnia ustania stosunku pracy.
Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie
Inne obowiązki
Jeśli pracodawca nie zawarł z pracownikiem pisemnej umowy o pracę, to najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy, jest zobowiązany potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do:
- stron umowy,
- rodzaju zawartej umowy o pracę,
- warunków zatrudnienia.
Ponadto jeśli pracodawca zatrudnia pracownika delegowanego do pracy w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający 1 miesiąc, to dodatkowo musi poinformować pracownika o:
- świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy za granicą, obejmujących zwrot kosztów przejazdu i zapewnienie zakwaterowania,
- warunkach powrotu do kraju.
Oczywiście może to nastąpić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów.
Zmiany w umowach terminowych
W związku z wejściem w życie nowych przepisów dotyczących okresów wypowiedzenia umów zawieranych na czas określony, konieczne jest uaktualnienie indywidualnych informacji o warunkach zatrudnienia.
Umowy „okresowe” zawarte po dniu wejścia w życie nowych przepisów, tj. po 22.02.2016 r. mogą być wypowiedziane na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy, a wskazanie odpowiednich przepisów prawa może wyglądać w następujący sposób:
„Okres wypowiedzenia ustala się na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy”
Umowa zawarta na czas określony trwająca w dniu wejścia w życie nowych przepisów, która zawiera w swej treści tzw. klauzulę o możliwości jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, może być wypowiedziana przez każdą ze stron na mocy art. 36 § 1 Kodeksu pracy, a nie jak do tej pory na mocy art. 33 Kodeksu pracy.
Ulega zatem zmianie jeden z istotnych warunków zatrudnienia.
Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony, trwających w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, których wypowiedzenie następuje, począwszy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, przypadających przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.
Pojawia się pytanie, w jaki sposób i w jakim terminie zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia.
Przepisy Kodeksu pracy wyraźnie wskazują, że pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracownika o zmianach w warunkach zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę.
Przepis ten bywa różnie interpretowany. Niektórzy eksperci uważają, że uaktualnienie informacji o warunkach zatrudnienia powinno nastąpić w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian dotyczących umów „okresowych” trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów.
Warto jednak zauważyć, że w związku ze zmianami, które obowiązują od 22.02.2016 r. okres wypowiedzenia umowy o pracę trwającej w dniu wejścia w życie nowych przepisów, w której przewidziano możliwość jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia ulega zmianie dopiero po upływie 6 miesięcy licząc od 22.02.2016 r.
Dopiero w dniu 21.08.2016 r. pracownik będzie legitymował się co najmniej 6 miesięcznym okresem stażu, znacząco wpływającym na długość okresu wypowiedzenia zawartej umowy o pracę.
Uważam zatem, że informacja o warunkach zatrudnienia powinna zostać uaktualniona najpóźniej w przeciągu 1 miesiąca od daty osiągnięcia przez pracownika co najmniej 6 miesięcznego stażu zakładowego, który determinuje okres wypowiedzenia.
Nic nie stoi na przeszkodzie aby po dniu 22.02.2016 r. pracodawcy od razu aktualizowali informacje o warunkach zatrudnienia, wręczając pracownikom nowe informacje o warunkach zatrudnienia z adnotacją:
„Od 22.02.2016 r. okres wypowiedzenia umowy o pracę ustala się na podstawie art. 36 § 1 Kodeksu pracy”.
Umowa o pracę zawarta na czas określony, trwająca w dniu wejścia w życie nowych przepisów, w której nie przewidziano możliwości jej wypowiedzenia za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, nie może być wypowiedziana. Umowa ta rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta; jednak może być rozwiązana w terminie wcześniejszym na mocy porozumienia stron lub bez wypowiedzenia na zasadach ogólnych.
Polecamy serwis: Urlop macierzyński
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2014.1502);
- Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2015.1220);
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U.2014.1632).
Zadaj pytanie na naszym FORUM!