Kontrola PIP w 2015 r. - jakie dokumenty należy przygotować?

Jak PIP kontroluje pracodawców

Każdy pracodawca może być skontrolowany przez inspektora pracy. Kontrola będzie dotyczyć przestrzegania przepisów prawa pracy. Inspektor w szczególności zbada przestrzeganie zasad bhp, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę, czasu pracy i urlopów.

Zakres podmiotów podlegających kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) jest szeroki. Kontrolom PIP podlegają przede wszystkim pracodawcy i to niezależnie od tego, czy są przedsiębiorcami, czy też prowadzą działalność non profit. Inspektorzy PIP mogą kontrolować podmioty prywatne, ale również pracodawców publicznych, tj. instytucje czy urzędy.

Podmioty podlegające kontroli PIP

Każdy pracodawca niezależnie od formy prawnej, formy własności oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej podlega kontroli PIP.

Redakcja poleca produkt: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne (książka + CD)

Kto przeprowadza kontrolę

Czynności kontrolne PIP podejmują inspektorzy pracy zatrudnieni w danym okręgowym inspektoracie pracy – nad którymi nadzór sprawuje okręgowy inspektor pracy.

W przypadku przedsiębiorców kontrolę przeprowadza się na mocy pisemnego upoważnienia do jej przeprowadzania. Możliwe jest również przeprowadzenie kontroli przedsiębiorców wyłącznie na podstawie okazanej legitymacji służbowej. Dotyczy to jednak sytuacji, gdy istnieją obiektywne przesłanki, aby czynności kontrolne rozpocząć niezwłocznie (np. zagrożenie życia lub zdrowia pracowników). Rozpoczynając czynności kontrolne wyłącznie na podstawie okazania legitymacji, inspektor pracy musi również przedstawić upoważnienie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia czynności kontrolnych.

W razie kontroli na podstawie okazania legitymacji niezbędne jest uzyskanie w późniejszym czasie pisemnego upoważnienia do takiej kontroli.

W przypadku pracodawców niebędących przedsiębiorcami do rozpoczęcia kontroli wystarczy zawsze okazanie legitymacji służbowej przez inspektora PIP.

Zadaj pytanie na FORUM

Co PIP może kontrolować

Zakres zainteresowania ze strony inspektorów PIP jest bardzo szeroki. Z praktyki działania PIP można jednak zdefiniować najczęściej powtarzające się zagadnienia kontrolowane przez PIP:

● terminowość wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy,
● poprawność naliczania nadgodzin,
● ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy,
● poprawność prowadzenia akt osobowych,
● kontrola badań lekarskich pracowników (badania wstępne, okresowe, kontrolne),
● kontrola szkoleń w zakresie bhp.

To, co jest przedmiotem kontroli, jest najczęściej pochodną tego, z jakiego powodu dochodzi do kontroli. Często inspektor przeprowadza kontrolę wskutek skargi złożonej przez pracownika, czego jednak nie może ujawnić, chyba że sam zawiadamiający wyrazi na to zgodę (rocznie jest składanych do PIP kilkadziesiąt tysięcy takich zawiadomień). Wówczas inspektor przeważnie bada zagadnienia wskazane w skardze. Jednocześnie inspektor, nie ujawniając kontrolowanemu przyczyn kontroli (tj. zawiadomienia pracownika), przekazuje mu najczęściej w takiej sytuacji, że kontrola ma charakter tematyczny (systemowy). I to jest druga przyczyna kontroli, gdy inspektor pracy według ustalonego klucza lub losowo bada kompleksowo daną sferę zagadnień.

Kontrole PIP mają charakter systemowy lub doraźny (na skutek zawiadomienia przez pracownika).

Coraz mniej firm nie płaci pensji pracownikom - PIP

Miejsce kontroli i czas kontroli

O miejscu przeprowadzenia kontroli decyduje sam kontrolujący, korzystając z informacji własnych lub danych przekazanych mu przez kontrolowanego.

Kontrolowany nie może ograniczać miejsc przeprowadzenia kontroli przez PIP.

Państwowa Inspekcja Pracy może rozpocząć kontrolę o dowolnej porze, a więc również w nocy, co dotyczy głównie pracodawców prowadzących działalność w ruchu ciągłym lub zatrudniających pracowników w systemie zmianowym/dyżurowym.

W zakładzie przetwarzającym żywność (warzywa puszkowane) w sezonie zbiorów praca jest wykonywana na trzy zmiany. Inspektor pracy rozpoczął kontrolę o godz. 3.00. Inspektor postąpił prawidłowo, ponieważ przepisy zezwalają na kontrolę np. w trakcie nocnej zmiany.

Inspektorzy PIP posiadają uprawnienia, dzięki którym mogą prowadzić kontrolę bez jakichkolwiek ograniczeń czasowych, również w sytuacji, gdy na terenie firmy odbywa się w tym czasie inna kontrola. Kontrole mogą być również wielokrotnie powtarzane w jednym roku.

Kontrole PIP nie podlegają ograniczeniom czasowym.

Ograniczenie kontroli pracodawców - skutki

Obowiązki kontrolowanego

W trakcie kontroli pracodawca ma obowiązek zapewnienia inspektorowi pracy wszelkiej pomocy niezbędnej do wykonywania czynności kontrolnych. Do najważniejszych obowiązków kontrolowanego należą:

● zapewnienie kontrolującemu możliwości swobodnego poruszania się po terenie zakładu pracy,
● udzielanie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
● umożliwienie pracownikom składania wyjaśnień,
● zapewnienie miejsca do analizy dokumentów etc.,
● prowadzenie książki kontroli,
● umożliwienie sporządzania odpisów lub wyciągów z dokumentów,
● sporządzanie zestawień i obliczeń na żądanie kontrolującego,
● udostępnienie protokołów poprzednich kontroli i wskazanie sposobu wykonania zaleceń i nakazów,
● przekazanie próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,
● przydzielenie kontrolującemu odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej.

W trakcie kontroli laboratorium działającego w przychodni rejonowej inspektor PIP zażądał przekazania próbek substancji, które są wykorzystywane w laboratorium, w celu sprawdzenia, czy wdrożone procedury bhp są wystarczające. Przekazanie tych próbek jest obowiązkiem pracodawcy.

Odmowa udzielenia inspektorowi żądanej informacji lub uniemożliwienie wglądu do dokumentacji może być potraktowane jako utrudnienie w działalności organów inspekcji pracy zagrożone odpowiedzialnością karną. Niedopuszczenie inspektora pracy do miejsc, gdzie mają zostać dokonane czynności kontrolne, może być uznane za wykroczenie.

Za wykroczenie może być również uznany np. brak odpowiedzi na pisemne żądanie inspektora (kara grzywny od 1000 do 30 000 zł).

Inspektor pracy może również zarzucić pracodawcy lub np. osobie trzeciej (np. innemu pracownikowi) popełnienie przestępstwa polegającego na udaremnianiu lub utrudnianiu czynności o charakterze kontrolnym. Udaremnianiem będzie np. niewpuszczenie inspektora pracy na teren zakładu pracy.

Natomiast „utrudnianiem” będzie zakłócanie przebiegu kontroli, czego skutkiem jest brak możliwości osiągnięcia celów kontroli. W takiej sytuacji inspektor składa zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa do prokuratury. Sprawca takiego przestępstwa podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Zatrudnienie na umowy na czas określony i cywilnoprawne - 8 błędów z praktyki

Notatka urzędowa i protokół pokontrolny

Wszystkie ustalenia dokonane podczas kontroli PIP muszą być udokumentowane i utrwalone. Najbardziej pożądana przez pracodawców jest sytuacja, gdy w wyniku podjętych czynności kontrolnych inspektor PIP nie stwierdzi jakichkolwiek naruszeń. W takim przypadku inspektor pracy jednostronnie sporządza notatkę urzędową. Powinna ona zawierać zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli. Notatkę urzędową podpisuje inspektor PIP (art. 31 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, dalej: ustawa o PIP).

W specjalistycznym prywatnym szpitalu chirurgii plastycznej część pielęgniarek pracuje za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej. Inspektor PIP skontrolował warunki pracy, w szczególności bhp, tych pielęgniarek. Nie stwierdził żadnych nieprawidłowości, więc z kontroli sporządził wyłącznie notatkę urzędową.

W każdym innym przypadku obowiązkowo jest sporządzany protokół pokontrolny. Zawiera on m.in.:

● opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli,
● informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,
● treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji,
● informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy.

Kontrolowanemu pracodawcy przysługuje prawo zapoznania się z treścią protokołu przed jego podpisaniem. Protokół powinien być podpisany przez osobę kontrolującą oraz przez pracodawcę lub organ go reprezentujący. Jednak odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych. Kontrolowany powinien otrzymać kopię protokołu pokontrolnego.

PIP zapowiada 88 tys. kontroli w 2015 r.

Po ustaleniu treści protokołu pokontrolnego inspektor pracy:

● wydaje decyzje,

• kieruje ustne wystąpienia i wydaje ustne polecenia, w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wcześniej opisane,
• wnosi powództwo na rzecz osoby zainteresowanej, a za jej zgodą również uczestniczy w postępowaniu przed sądem pracy w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy,
• w razie stwierdzenia w toku kontroli wykroczenia polegającego na naruszeniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, inspektor pracy prowadzi postępowanie mandatowe lub występuje z wnioskiem do sądu o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

Zgłoszenie zastrzeżeń

W terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie uzasadnionych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole.

W razie zgłoszenia zastrzeżeń, inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu. Jeżeli inspektor tego nie zrobi, to kontrolowany będzie mógł kwestionować nieuzupełnienie protokołu na etapie odwoływania się od decyzji inspektora PIP, jeżeli wykaże, że dana decyzja została wydana wskutek błędnego nieuwzględnienia zastrzeżeń kontrolowanego do protokołu.

Kontrolowana firma transportowa wniosła zastrzeżenia do protokołu w następującej formie: „nie zgadzamy się z punktami 1–3 protokołu”. Inspektor nie uwzględnił tych zastrzeżeń i nie odniósł się do nich. Z uwagi na brak uzasadnienia zastrzeżeń, trudno będzie kontrolowanej firmie zakwestionować nieuwzględnienie złożonych przez nią zarzutów do protokołu na etapie odwoływania się od decyzji inspektora PIP.

Odwołanie od decyzji

Od wydanych w toku postępowania decyzji kontrolowanemu przysługuje prawo wniesienia odwołania. W większości wypadków decyzje pokontrolne wydaje inspektor pracy, wówczas odwołanie należy wnieść do okręgowego inspektora pracy. Jeżeli natomiast decyzję w pierwszej instancji wyda okręgowy inspektor pracy, to odwołanie przysługuje do Głównego Inspektora Pracy. Kontrolowany na wniesienie odwołania ma tylko 7 dni od daty otrzymania decyzji.

Rekomendowany produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Organ odwoławczy, a więc przeważnie okręgowy inspektor pracy, może utrzymać zaskarżoną decyzję w mocy lub ją uchylić i zmienić (lub umorzyć postępowanie), ewentualnie przekazać sprawę do ponownego rozpoznania.

W przypadku niekorzystnego dla pracodawcy rozstrzygnięcia odwołania, pracodawca może wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni od dnia doręczenia decyzji drugiej instancji. Orzeczenie wydane przez sąd nie będzie rozstrzygać sprawy merytorycznie. Sąd, jeżeli zgodzi się z zarzutami kontrolowanego, będzie mógł wyłącznie uchylić zaskarżoną decyzję i następnie przekazać sprawę do ponownego rozpoznania. Istotne jednak jest to, że sąd wskaże w uzasadnieniu swojego orzeczenia powody, dla których uchylił decyzję – są to wiążące wytyczne dla PIP.

Podstawa prawna:

• art. 11, art. 13, art. 21, art. 24, art. 31, art. 33, art. 34 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 404; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 277),
• art. 283 § 2 pkt 8 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662),
• art. 225 § 2 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. Nr 88, poz. 553, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 538),
• art. 18c ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 149).