W 2023 r. obowiązują dwie podstawy naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Do końca roku należy dokonać korekty odpisu na zfśs. Jak to zrobić?
- Podstawa odpisu na zfśs
- Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników
- Jak przeliczać na pełne etaty
- Jak ustalić przeciętne zatrudnienie
- Korekta odpisu na zfśs
Podstawa odpisu na zfśs
Podstawę naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.
Liczba zatrudnionych obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie pracowników
Do ustalenia przeciętnej liczby pracowników uwzględnia się pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę zawartych:
na czas nieokreślony,
na czas określony,
na okres próbny.
Do osób zatrudnionych zalicza się też pracowników powołanych, mianowanych lub wykonujących pracę na podstawie wyboru czy spółdzielczej umowy o pracę.
Przy ustalaniu przeciętnej liczby pracowników nie uwzględnia się pracowników tymczasowych. Formalnie są oni zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i to ona jest w stosunku do nich pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy.
Ponadto w przeciętnej liczbie zatrudnionych nie uwzględnia się osób nie będących pracownikami. Tak więc pracodawca ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych nie wlicza osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy zlecenia.
Jak przeliczać na pełne etaty
Przeliczenia pracowników zatrudnionych na część etatu na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy:
Krok 1. Ustalenie współczynnika przeliczeniowego. Jest to stosunek godzin pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy do godzin pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.
Krok 2. Przeliczenie na pełne etaty. W tym celu należy przemnożyć liczbę pracowników zatrudnionych na część etatu przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe.
Pracodawca zatrudnia 5 pracowników na ¾ etatu (30 godz. w tygodniu). Przeliczając na pełne etaty pracodawca powinien:
Krok 1. Ustalić współczynnik przeliczeniowy
30 godz. : 40 godz. = 0,75 etatu,
Krok 2. Przeliczyć na pełne etaty
5 pracowników x 0,75 etatu = 3,75 etatów.
Zatrudnienie wynosi 3,75 etatów w przeliczeniu na pełne etaty.
Jak ustalić przeciętne zatrudnienie
Do ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym niezbędne jest ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.
W tym celu można zastosować metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, metodę uproszczoną lub metodę średniej chronologicznej:
metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu jest stosowana w przypadku dużej płynności kadr lub natężenia zjawiska udzielania urlopów bezpłatnych. Polega ona na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca. Osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy liczyć do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów.
metoda uproszczona znajduje zastosowanie w razie stabilnej sytuacji kadrowej. Przeciętne zatrudnienie w miesiącu oblicza się na podstawie sumy dwóch stanów dziennych (w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca) podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie nie uwzględnia się osób korzystających z urlopu bezpłatnego w wymiarze powyżej 14 dni.
metoda średniej chronologicznej także jest stosowana w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej. Polega na obliczeniu przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie sumy połowy stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca podzielonej przez dwa. Przy tej metodzie także nie należy ujmować osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni.
Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12. Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zfśs na niepełny rok kalendarzowy.
Korekta odpisu na zfśs
Faktyczna liczba zatrudnionych jest znana dopiero na koniec roku. Z tego powodu do 31 grudnia należy skorygować odpis podstawowy do faktycznego przeciętnego zatrudnienia. W 2023 r. należy również uwzględnić, że odpis na zfśs był różny w I i II półroczu:
od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., czyli 4434,58 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wyniósł zatem 1662,97 zł,
od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2021 r., czyli 5104,90 zł. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1914,34 zł.
Z powodu zróżnicowania wysokości odpisu i zwiększeń za 2023 r. należy je odrębnie przeliczyć - za okres I półrocza według niższej podstawy, a za II półrocze - z wyższej.
Korekta odpisu na zfśs polega na porównaniu przyjętego do naliczenia odpisu na początku roku planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia z faktycznym, ustalonym na koniec roku. W praktyce mogą wystąpić trzy sytuacje:
przeciętny planowany stan zatrudnienia jest niższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca może wycofać nadpłatę z konta zfśs,
przeciętny planowany stan zatrudnienia jest wyższy od przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych. W takim przypadku pracodawca do 31 grudnia powinien odprowadzić na konto zfśs powstałą niedopłatę,
przeciętny planowany stan zatrudnienia jest równy przeciętnej faktycznej liczbie zatrudnionych. W tej sytuacji odpisu na zfśs nie ma potrzeby korygować. Korekta nie jest konieczna również wtedy, gdy nastąpiły zmiany kadrowe, lecz nie nastąpiła zmiana liczby zatrudnionych pracowników i wymiaru ich czasu pracy.
Pracodawca zaplanował, że w 2023 r. zatrudnienie w zakładzie pracy wyniesie:
50 pracowników wykonujących pracę w normalnych warunkach i w pełnym wymiarze czasu pracy oraz
10 pracowników wykonujących pracę w normalnych warunkach na 0,5 etatu.
Pracodawca zatrudnia 60 osób w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, co po przeliczeniu na pełne etaty daje 55 etatów:
50 pracowników x 1 etat + 10 pracowników x 0,5 etatu = 50 etatów + 5 etatów = 55 etatów.
Na podstawie planowanego poziomu zatrudnienia pracodawca naliczył odpis podstawowy (nie planował fakultatywnych zwiększeń):
1662,97 zł x 55 etatów = 91463,35 zł.
Następnie ustalił wysokość I raty odpisu podstawowego, którą przekazał na konto zfśs do 31 maja 2023 r.:
91463,35 zł x 75% = 68597,51 zł
Pracodawca przeliczył wysokość odpisu podstawowego, uwzględniając zmianę wysokości odpisu od 1 lipca 2023 r.:
[(1662,97 zł x 55 etatów) x 6/12] + [(1914,34 zł x 55 etatów) x 6/12] = 45731,68 zł + 52644,35 zł = 98376,03 zł
Następnie pracodawca od przeliczonej wysokości odpisu podstawowego odjął kwotę I raty odpisu, przekazaną do zfśs w maju 2023 r., ustalając w ten sposób wysokość II raty odpisu:
98376,03 zł – 68597,51 zł = 29778,52 zł
W grudniu 2023 r. pracodawca przeprowadził korektę wysokości należnego odpisu na zfśs:
Krok 1. Po ustaleniu przeciętnego faktycznego zatrudnienia okazało się, że liczba zatrudnionych wzrosła do 57 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
Krok 2. Na podstawie przeciętnego faktycznego zatrudnienia pracodawca ustalił wysokość należnego odpisu:
[(1662,97 zł x 57 etatów) x 6/12] + [(1914,34 zł x 57 etatów) x 6/12] = 47394,65 zł + 54558,69 zł = 101953,34 zł
Krok 3. Pracodawca porównał należny odpis na zfśs z wpłaconym na konto funduszu i ustalił kwotę niedopłaty:
101953,34 zł - 98376,03 zł = 3577,31 zł.
Pracodawca powinien wpłacić na konto zfśs kwotę 3577,31 zł.
Podstawa prawna:
art. 5, art. 5l ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.)
§ 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)