Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku – 4 najczęstsze błędy w praktyce

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (a także zasiłku opiekuńczego, macierzyńskiego, świadczenia rehabilitacyjnego) stanowi:

• przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (pomniejszone o 13,71%) poprzedzających powstanie niezdolności do pracy lub
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego (pomniejszone o 13,71%), w sytuacji gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy (art. 36 ustawy zasiłkowej).

Mimo że wskazana ogólna definicja dotycząca sposobu ustalania podstawy wymiaru zasiłku jest stosunkowo prosta, w praktyce powstaje wiele wątpliwości i problemów, skutkujących w rezultacie popełnianiem różnego rodzaju błędów.

Zobacz również: Przyznawanie i wypłacanie świadczeń rodzinnych

Błąd 1 - Pomniejszanie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku o 13,71% w każdym przypadku

Mimo że łączna stopa procentowa składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika wynosi 13,71%, to wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku w niektórych przypadkach nie może być pomniejszone o wskazany procent.

Taka sytuacja ma miejsce w stosunku do wynagrodzenia za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przykład

Pracownik był niezdolny do pracy od 1 do 10 marca 2014 r. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi wynagrodzenie uzyskane w okresie od marca 2013 r. do lutego 2014 r. W listopadzie 2013 r., za który wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik otrzymał:

Polecamy serwis: Emerytury i renty

Lista płac – listopad 2013

Podstawy wymiaru składek w listopadzie są różne, co oznacza, że w tym miesiącu nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca nie może pomniejszyć kwoty 6500 zł o 13,71%, gdyż łączna stopa potrąconych ze środków pracownika w tym miesiącu składek jest inna niż 13,71%. W takiej sytuacji pracodawca powinien ustalić średni wskaźnik potrąconych składek, korzystając ze wzoru:

Następnie o tak ustalony średni wskaźnik pracodawca powinien pomniejszyć wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego z listopada 2013 r.

Wynagrodzeniem uwzględnianym w podstawie wymiaru zasiłku jest wynagrodzenie zasadnicze. Mimo że wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, podstawy wymiaru zasiłku nie stanowią:

• dodatek stażowy, ponieważ na podstawie obowiązującego u pracodawcy regulaminu wynagradzania przysługuje za okres absencji chorobowej w pełnej wysokości, bez pomniejszania (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej),
• wartość świadczenia w postaci karty na zajęcia sportowe, ponieważ jest to świadczenie przyznawane niezależnie od oceny pracy pracownika (na jego przyznanie i wypłatę nie ma wpływu okres pobierania zasiłku).

Wynagrodzenie, jakie należy uwzględnić w podstawie, wyniesie 6046,95 zł, co wynika z wyliczenia:

6500 zł – (6500 zł x 6,97%) = 6046,95 zł.

Zobacz również: ZUS Rp-7 – 4 najczęstsze błędy

Błąd 2 - Uzupełnienie wynagrodzenia, które zostało określone w umowie o pracę

Jeżeli w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie otrzymał wynagrodzenia z powodu usprawiedliwionej nieobecności w pracy, płatnik zasiłku powinien:

• wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy oraz
• przyjąć, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Na równi z okresem wykonywania pracy jest traktowany okres urlopu wypoczynkowego. Mimo to przy obliczaniu wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku, wynagrodzenie urlopowe nie zawsze może być uwzględnione w pełnej kwocie. W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie stałe, a w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał także wynagrodzenie za urlop, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie należy brać pod uwagę:

• wynagrodzenia za czas przepracowany,
• wynagrodzenia za okres urlopu.

Jako uzupełnione wynagrodzenie należy wówczas przyjąć kwotę z umowy o pracę.

Przykład:

Pracownicy Karol Z. i Adam O. na skutek wypadku przy pracy byli niezdolni do pracy od 1 do 30 kwietnia 2014 r. Podstawę wymiaru zasiłku będzie stanowiło wynagrodzenie uzyskane w okresie od kwietnia 2013 r. do marca 2014 r. We wrześniu 2013 r., w którym liczba dni do przepracowania wynosiła 21, pracownicy przepracowali 14 dni, przez 3 dni przebywali na urlopie wypoczynkowym, natomiast przez 4 dni chorowali (choroba przypadała wyłącznie na dni robocze). Karol Z. jest wynagradzany stałą stawką miesięczną 2700 zł, natomiast Adam O. jest objęty godzinowym systemem wynagradzania i otrzymuje wynagrodzenie 14,60 zł/godz. Pracownicy nie otrzymują zmiennego składnika wynagrodzenia podlegającego uzupełnieniu. Za wrzesień, oprócz wynagrodzenia chorobowego pracodawca wypłacił pracownikom:

Zobacz koniecznie: Choroba pracownika – wynagrodzenia i zasiłki chorobowe na przykładach

1. Karolowi Z.:
   • wynagrodzenie zasadnicze: 2340 zł brutto (2700 zł : 30 = 90 zł, 90 zł x 4 dni niezdolności do pracy = 360 zł; 2700 zł – 360 zł = 2340 zł),
   • uzupełniające wynagrodzenie urlopowe, wyliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaconych w okresie od czerwca do sierpnia (z normalnego wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe oraz z dodatku za pracę w porze nocnej), w kwocie 38,88 zł brutto.
2. Adamowi O.:
   • wynagrodzenie zasadnicze: 1635,20 zł brutto (14,60 zł x 112 godzin przepracowanych),
   • wynagrodzenie za urlop: 389,04 zł brutto (wyliczone ze zmiennych składników uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tj. ze stawki godzinowej, z wynagrodzenia normalnego i z dodatków za godziny nadliczbowe oraz z dodatku za pracę w porze nocnej wypłaconych w okresie od czerwca do sierpnia).

Często popełnianym błędem przy uzupełnianiu wynagrodzenia jest przyjęcie kwoty z umowy o pracę (2700 zł) i zsumowanie jej z uzupełniającym wynagrodzeniem urlopowym (38,88 zł). Zatem błędne byłoby uwzględnienie w podstawie wymiaru zasiłku wynagrodzenia za wrzesień w wysokości 2363,38 zł (2738,88 zł – 13,71%).

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, w miesiącu wymagającym uzupełnienia jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę.

Do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć uzupełnione wynagrodzenie za wrzesień:

• w przypadku Karola Z.: 2329,83 zł (2700 zł – 13,71%),
• w przypadku Adama O.: 2116,52 zł (14,60 zł x 168 godz. = 2452,80 zł;

2452,80 zł – 13,71%).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Błąd 3 - Nieprzeliczenie premii rocznej po zmianie wymiaru czasu pracy

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wlicza się premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zasada ta obowiązuje pod warunkiem, że wskazane składniki wynagrodzenia nie są pracownikowi wypłacane w okresie pobierania zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu (art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Jeżeli doszło do zmiany wymiaru czasu pracy, to składnik roczny trzeba odpowiednio przeliczyć do nowego etatu. Błędem jest natomiast przyjęcie 1/12 kwoty składnika w faktycznie wypłaconej wysokości, bez uprzedniego przeliczenia.

UWAGA!

Po zmianie wymiaru czasu pracy składnik roczny uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku należy przeliczyć do aktualnego wymiaru czasu pracy.

W sytuacji gdy pracownikowi zmieniono wymiar czasu pracy w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy, składniki roczne należy przyjąć do podstawy w kwocie przysługującej po zmianie wymiaru czasu pracy, w proporcji odpowiadającej liczbie pełnych kalendarzowych miesięcy w tym roku po zmianie etatu. Jeżeli natomiast zmiana etatu nastąpi po zakończeniu roku poprzedzającego niezdolność do pracy, składnik roczny powinien być przyjęty w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy.

Zobacz także: Limit umów na czas określony – 5 najtrudniejszych przykładów z praktyki

Więcej przeliczeń należy dokonać, jeżeli pracownik kilka razy w roku zmieniał wymiar czasu pracy. Wówczas pracodawca powinien obliczyć średni wymiar czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym. Oznacza to, że premię roczną należy przeliczyć (przemnożyć) przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru czasu pracy z poprzedniego roku.

Przykład:

Pracownik uprawniony do rocznej premii uwzględnianej w podstawie wymiaru zasiłku zachorował w grudniu 2013 r. nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Za 2012 r. pracownik otrzymał premię roczną w wysokości 8260 zł (po pomniejszeniu o składki ZUS – 7127,55 zł). W okresie zatrudnienia pracownik ten kilkakrotnie zmieniał wymiar czasu pracy:

• od stycznia do lutego 2012 r. (2 miesiące) – pracował w wymiarze 1/2 etatu,
• od marca do czerwca 2012 r. (4 miesiące) – pracował w wymiarze 3/4 etatu,
• od lipca do września 2012 r. (3 miesiące) – pracował w pełnym wymiarze czasu pracy,
• od października 2012 r. (3 miesiące w 2012 r.) do września 2013 r. (9 miesięcy w 2013 r.) – pracował w wymiarze 4/5 etatu,
• a od października 2013 r. – pracował w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawca ustalając podstawę wymiaru zasiłku do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres od października do listopada 2013 r., tj. za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, doliczył 593,96 zł (7127,55 zł : 12), tj. 1/12 kwoty premii rocznej wypłaconej za 2012 r. Pracodawca popełnił błąd doliczając wprost 1/12 wypłaconej premii rocznej, bez jej uprzedniego przeliczenia.

Średni wymiar czasu pracy w 2012 r. wynosi 0,78 i oblicza się go następująco:

• [(1/2 etatu x 2 m-ce = 1) + (3/4 etatu x 4 m-ce = 3) + (1 etat x 3 m-ce = 3) + (4/5 etatu x 3 m-ce = 2,4] : 12 m-cy = 0,78.

Współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru z roku poprzedniego wynosi 1,28 i został obliczony następująco:

• 1 etat : 0,78 etatu = 1,28.

Wyliczonym współczynnikiem należy przeliczyć kwotę wypłaconej premii rocznej. W efekcie, do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć kwotę 760,27 zł, tj. 1/12 przeliczonej premii rocznej. Kwota ta wynika z wyliczenia:

• 7127,55 zł x 1,28 = 9123,26 zł (przeliczona kwota premii rocznej),
• 1/12 z 9123,26 zł = 760,27 zł.

Zobacz serwis: Czas pracy

Błąd 4 - Nieuwzględnienie w podstawie wymiaru zasiłku składnika wynagrodzenia włączonego do innego składnika

W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się premii, nagród i dodatków, jeżeli ich wypłaty zaprzestano (art. 41 ust. 3 ustawy zasiłkowej). Oznacza to, że nawet jeżeli składnik wynagrodzenia był dotychczas uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, to wypłacając zasiłek chorobowy za okres po dacie zaprzestania jego wypłaty składnik ten trzeba wyłączyć z podstawy wymiaru zasiłku.

Zasady tej nie stosuje się w sytuacji, gdy składnik, którego wypłaty zaprzestano w całości lub w części, wszedł do innego składnika wynagrodzenia. W praktyce wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy składnik dotychczas nieuwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku stanie się całością albo częścią innego składnika, podlegającego uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy. W takiej sytuacji nowo powstały składnik należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku.

Przykład:

Pracodawca zmienił od 1 lutego 2014 r. zasady wynagradzania pracowników przez zmianę regulaminu wynagradzania. Zmiana dotyczyła m.in. wypłacanego wcześniej dodatku stażowego i polegała na zaprzestaniu jego wypłaty przy jednoczesnym włączeniu dodatku do płacy zasadniczej wynikającej z osobistego zaszeregowania pracownika. Dodatek stażowy nie był uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, ponieważ nie był pomniejszany za okresy choroby. Załóżmy, że jeden z pracowników objętych zmianami stał się niezdolny do pracy w kwietniu 2014 r. nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone zatrudnionemu za okres 12 miesięcy poprzedzających zachorowanie, tj. za okres od kwietnia 2013 r. do marca 2014 r. Za wskazany okres pracownik otrzymał następujące wynagrodzenie:

Polecamy: ZUS czy OFE? Jak wybrać system emerytalny?

W omawianej sytuacji błędem jest pominięcie dodatku stażowego przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli pracodawca zaprzestaje wypłaty składnika wynagrodzenia i wprowadza go w całości (albo w części) do innego składnika pomniejszanego za czas choroby, to musi uwzględnić ten składnik w podstawie wymiaru zasiłku.

Ustalając podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić wynagrodzenie zasadnicze wraz z dodatkiem stażowym wypłaconym za okres od kwietnia 2013 r. do stycznia 2014 r. oraz wynagrodzenie zasadnicze wypłacone za luty i marzec 2014 r.

Odpowiedzi na pytania Czytelników

Pracownica w kwietniu 2014 r. stała się niezdolna do pracy. W okresie 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy przez 6 miesięcy przebywała na urlopie bezpłatnym. Czy w tym przypadku przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć wynagrodzenie określone w umowie o pracę, czy średnią z ostatnich 12 miesięcy? Jak podzielić podstawę wymiaru – przez 12 czy przez 6 z uwagi na korzystanie z urlopu bezpłatnego?

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a w niektórych przypadkach z krótszego okresu. Jeżeli pracownik nie osiągnął wynagrodzenia z przyczyn usprawiedliwionych, to przy ustalaniu podstawy wymiaru wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, a przyjmuje, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 3, art. 36, art. 41 ust. 1 i ust. 3, art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159

Więcej przeczytasz w MONITORZE PRAWA PRACY I UBEZPIECZEŃ >>>