Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia
Do 90-dniowego okresu zatrudnienia, potrzebnego do zawarcia dla danej osoby umowy o prowadzenie PPK, wlicza się m.in. okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w tym podmiocie zatrudniającym. Uwzględnia się jednak tylko zatrudnienie wskazane w ustawie o PPK.
Osoby zatrudnione jako uczestnicy PPK
Umowę o prowadzenie PPK - powodującą, że dana osoba staje się uczestnikiem PPK - podmiot zatrudniający może zawrzeć wyłącznie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, w rozumieniu ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342), dalej „ustawa o PPK”. Definicja „osób zatrudnionych” zawarta jest w art. 2 ust. 1 pkt 18 tej ustawy. Są to:
- pracownicy, z wyjątkiem m.in. młodocianych,
- osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
- członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
- osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, mające ukończony 18. rok życia,
- osoby, o których mowa powyżej, przebywające na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, a także
- członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tej funkcji,
- jeżeli podlegają - z tych tytułów - obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Umowy o prowadzenie PPK nie można zatem zawrzeć np. dla osób, które:
- są zatrudnione na umowie zlecenia, ale z tytułu tej umowy podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo
- podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z innego tytułu niż te wymienione w definicji osób zatrudnionych.
WAŻNE!
Osobami zatrudnionymi są m.in. osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim czy na urlopie macierzyńskim albo rodzicielskim. Bardziej skomplikowana jest sytuacja osób przebywających na urlopie bezpłatnym. Pracownik - w czasie przebywania na urlopie bezpłatnym - spełnia definicję osoby zatrudnionej tylko w razie otrzymania w danym miesiącu ze stosunku pracy przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Automatyczny zapis albo wniosek
W imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które nie ukończyły 55 lat, jeśli nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, podmiot zatrudniający zawiera umowy o prowadzenie PPK automatycznie, bez konieczności uzyskania ich zgody. Dla osób zatrudnionych, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat, umowę o prowadzenie PPK zawiera się tylko na ich wniosek. Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować je o możliwości złożenia tego wniosku. Nie można zapisać do PPK osoby, która ukończyła 70 lat. Jeżeli jednak dana osoba, przed ukończeniem 70. roku życia, zostanie zapisana do PPK, będzie mogła oszczędzać w tym programie także po osiągnięciu tego wieku.
Okres zatrudnienia
Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca (90 dni) zatrudnienia w danym podmiocie zatrudniającym. Musi zrobić to nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy (90 dni) zatrudnienia. Umowy o prowadzenie PPK nie zawiera się w sytuacji, gdy dana osoba zadeklaruje - przed upływem tego terminu - niedokonywanie wpłat do PPK albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu osobą zatrudnioną.
Należy pamiętać, że do 90-dniowego okresu zatrudnienia, wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał tę osobę (art. 16 ustawy o PPK).
Zatrudnienie tylko na określonych podstawach
Definicja „okresu zatrudnienia” (lub „zatrudnienia”) zawarta jest w art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK. Przykładowo, w przypadku pracownika jest to okres od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku, a w przypadku zleceniobiorcy - okres od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy.
Do okresu zatrudnienia, o którym mowa w art. 16 ustawy o PPK, nie wlicza się okresów zatrudnienia, podczas których osoba zatrudniona podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym ani okresów zatrudnienia na podstawie innego tytułu do ubezpieczeń niż tytuły wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK. Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym oraz osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym na podstawie innych tytułów niż wymienione w katalogu z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK nie spełniają bowiem definicji osoby zatrudnionej, do której odwołuje się art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy o PPK, definiujący okres zatrudnienia. Poniżej wyjaśniamy to na przykładach.
Przykład 1
Od 12 lipca br. pracodawca zatrudnił, na podstawie umowy o pracę, osobę, która była już u niego wcześniej zatrudniona (w ciągu ostatnich 12 miesięcy), przy czym w tym okresie:
- przez 21 dni była zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, z tytułu której podlegała dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a
- przez 40 dni była zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, z tytułu której podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
W takim przypadku, przy ustalaniu okresu zatrudnienia nowego pracownika, potrzebnego do zawarcia dla niego umowy o prowadzenie PPK, należy uwzględnić 40 dni zatrudnienia na postawie drugiej z tych umów zlecenia. Oznacza, że 90 dni zatrudnienia upłynie mu 30 sierpnia br., w związku z czym pracodawca będzie miał czas na zawarcie dla niego umowy o prowadzenie PPK do 10 września br.
Przykład 2
Od 1 lipca br. zleceniodawca zatrudnił na podstawie umowy zlecenia osobę, która wcześniej (w ciągu ostatnich 12 miesięcy) była zatrudniona u niego na podstawie umowy o pracę, ale - w okresie tych 12 miesięcy - tylko przez jeden miesiąc (lipiec 2020 r.) i przez cały ten miesiąc przebywała na urlopie bezpłatnym. Dla ustalenia, czy przy obliczeniu 90 dni zatrudnienia, potrzebnych do zawarcia dla niej umowy o prowadzenie PPK, należy uwzględnić 31 dni lipca 2020 r. ważne jest czy w lipcu 2020 r. ta osoba otrzymała przychód ze stosunku pracy, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli nie, nie uwzględniamy 31 dni lipca 2020 r. Jeśli tak (np. otrzymała w lipcu wynagrodzenie za nadgodziny za czerwiec) uwzględniamy te 31 dni.
Przykład 3
Nowa spółka uzyskała status podmiotu zatrudniającego 1 lipca br. Od tej daty zatrudniła pracowników przejętych od innego podmiotu, na podstawie art. 23[1] kodeksu pracy. Osoby te w dniu ich przejęcia przez nową spółkę miały już 90-dniowy (albo dłuższy) okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, w ciągu ostatnich 12 miesięcy. W takim przypadku nowy pracodawca musi uwzględnić te 90 dni i ma czas na zawarcie dla nich umowy o prowadzenie PPK do 10 sierpnia br.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.