Jak komunikować się z przedstawicielami innych kultur?
Gdy pracujmy z klientami lub partnerami biznesowymi różnych narodowości doświadczamy wielu różnorodnych sytuacji biznesowych. Mimo otwartości, z jaką podchodzimy do pracy zdarzają się sytuacje, gdzie mimo naszych najszczerszych chęci, nie potrafimy się zrozumieć i błędnie interpretujemy niektóre zachowania lub zdarzenia. W tej sytuacji zrozumienie drugiej osoby, kultury, w jakiej została wychowana, jest kluczowe dla sukcesu biznesowego i doprowadzeniu interesów do owocnego końca. Znajomość praktyk efektywnej komunikacji w międzynarodowym środowisku pracy już nie wystarcza. Warto również zapoznać się z teoriami i modelami kulturowymi, które pomagają uporządkować wiedzę, bo poznanie specyfik wszystkich kultur jest niemożliwe.
Polecamy: Wellbeing w organizacji co? jak? dlaczego?
Podczas szkoleń międzykulturowych uczestnicy pytają: „Jak nawiązać pierwszy kontakt z przedstawicielem innej kultury?”, „ Na co zwrócić uwagę?”, „Jak nawiązać relację z partnerem wychowanym w innej kulturze, by ta relacja przełożyła się na długotrwałą współpracę?, „Jaką formę komunikacji przyjąć w kontakcie z klientem?”. Te pytania są dość oczywiste w sytuacji, gdzie liczy się wynik danego projektu, zdobycie nowego klienta i podpisanie z nim intratnego kontraktu. W takich sytuacjach opieram się na modelu Richarda Gestelanda, amerykańskiego praktyka biznesu, który opisuje cztery wymiary kultury biznesu, a jednym z nich jest zorientowanie danej kultury na relacje (kultury pro partnerskie) lub transakcje (kultury pro transakcyjne).
Kultury propartnerskie
Dla przedstawicieli kultur propartnerskich ważna jest konkretna osoba, z którą współpracują i jak ta współpraca się układa. Podczas pierwszych kontaktów, zanim przejdzie się do interesów, należy przeznaczyć dużo czasu na zbudowanie wzajemnego zaufania i dobrych stosunków. Spotkania z partnerami reprezentującymi kulturę propartnerską trwają zazwyczaj długo, a rozmowy, które się toczą mogą również schodzić na tematy poza biznesowe. Skuteczne porozumiewanie się, a tym bardziej rozwiązywanie problemów wymaga częstych kontaktów twarzą w twarz. Tutaj takie formy komunikacji jak mail lub faks nie będą wystarczające. Jeśli nie ma możliwości częstych spotkań warto od czasu do czasu zadzwonić, by pokazać, że zależy nam na kliencie i pamiętamy o jego osobie. Na spotkaniach warto szukać okazji, aby okazać zainteresowanie partnerem, wyjść z nim po godzinach na kolację lub przysłowiowego drinka.
Prowadzenie interesów z przedstawicielami kultur propartnerskich wymaga cierpliwości. Nim zapadną ostateczne decyzje i będzie można obwieścić sukces należy włożyć wiele wysiłku i poświęcić sporo czasu na zbudowanie dobrych relacji i zdobycie zaufania. Ludzie i relacje z nimi są tu bardzo istotne.
Kultury protransakcyjne
Te z kolei większa wagę przywiązują do celów biznesowych i realizacji zadania. Podczas spotkań rozmawia się głównie na tematy służbowe i przechodzi się do interesów po nawet kilkuminutowej rozmowie na tematy ogólne. Priorytetem w czasie rozmów jest dokładne zrozumienie się nawzajem, a styl komunikacji jest bezpośredni i otwarty. Częstotliwość spotkań twarzą w twarz, jak w przypadku kultur pro partnerskich, nie jest tak istotna. Wiele spraw jest uzgadnianych mailowo lub telefonicznie.
Kultury propartnerskie - wskazówki
- Nawiązanie pierwszego kontaktu - W sposób pośredni (na targach, konferencjach, poprzez rekomendacje, pośredników
- Pierwszy kontakt - Ważne zbudowanie zaufania, nawiązanie relacji
- Komunikacja - Pośrednia (nie wprost, czasem zawoalowana)
- Tematy rozmów - Nie tylko biznesowe
- Konflikty - Rzadkie, unika się ich
- Forma komunikacji - Spotkania twarzą w twarz są konieczne
- Rozwiązywanie problemów - W oparciu o relacje
- Kraje - Afryka, Ameryka Łacińska, większość krajów azjatyckich oraz świat arabski
Kultury protransakcyjne - wskazówki
- Nawiązanie pierwszego kontaktu - Bezpośredni (telefon, spotkanie gdzie można podejść i nawiązać kontakt)
- Pierwszy kontakt - Po kilkuminutowej rozmowie można przejść do interesów
- Komunikacja - Bezpośrednia (otwarty i szczery sposób wysławiania się)
- Tematy rozmów - Biznesowe
- Konflikty - Częstsze
- Forma komunikacji - Spotkania (mogą być rzadsze), maile, telefony
- Rozwiązywanie problemów - W oparciu o pisemne kontrakty
- Kraje - Kraje skandynawskie, USA, Kanada, Niemcy, Austria
Brak świadomości niuansów, które niesie ze sobą kontakt z osobą wywodzącą się z innej kultury może zniweczyć wysiłki podjęte w celu osiągnięcia sukcesu biznesowego. Brak wiedzy o różnicach kulturowych może w skrajnych przypadkach sprawić, że przedstawiciele kultury pro transakcyjnej będą postrzegani, jako grubiańscy, zimni, niezainteresowani drugim człowiekiem, niegodni zaufania, zbyt pewni siebie i agresywni. Natomiast ludzi nastawionych na transakcje i cel biznesowy frustrować będzie marnowanie czasu (a przecież „czas to pieniądz”) na nieformalne i nie biznesowe tematy, niedecydowanie przedstawicieli kultur propartnerskich, brak konkretów i przeciągające się w nieskończoność spotkania.
Kultury propartnerskie – na co zwracać uwagę?
- Nawiąż pierwszy kontakt poprzez godnego zaufania pośrednika. Tym pośrednikiem może być osoba trzecia, która cieszy się zaufaniem lub ambasada, organizacje, np. izby handlowe lub międzynarodowe stowarzyszenia. Dobrym miejscem spotkania będzie międzynarodowa konferencja, targi, misje handlowe;
- W rozmowie nie przechodź od razu do interesów, zainwestuj czas w budowanie relacji z partnerem;
- Nastaw się na to, że relacja ta będzie wymagała częstych spotkań twarzą w twarz;
- Unikaj konfrontacji i otwartego konfliktu z partnerem;
- Jeśli zmienia się osoba reprezentująca firmę w kontaktach z partnerem upewnij się, żeby nową osobę wprowadziła osoba, która do tej pory była odpowiedzialna za te kontakty. Wspólny wyjazd do klienta i oficjalne przedstawienie nowej osoby będzie jak najbardziej na miejscu.