Złożenie przez pracodawcę do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW)
Zatrudniasz pracowników i chcesz skrócić okres przechowywania ich akt pracowniczych? Aby tak się stało, musisz złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Szczegóły znajdziesz poniżej.
Jak załatwić sprawę
Sprawę można załatwić:
- podczas wizyty w urzędzie
- listownie
- elektronicznie
Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy
Co powinieneś wiedzieć i kto może skorzystać z usługi
Od 1 stycznia 2019 r. akta pracownicze wszystkich nowo zatrudnionych przez ciebie osób przechowujesz przez 10 lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Akta pracowników, którzy pracowali dla ciebie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. przechowujesz przez 50 lat. Możesz skrócić ten okres – z 50 do 10 lat – jeśli przekaż do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018 r.
Kiedy powinieneś załatwić sprawę
Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.
Gdzie załatwisz sprawę
Usługę można zrealizować w:
- oddziały ZUS
- inspektoraty ZUS
- biura terenowe ZUS
Złóż oświadczenie do placówki ZUS, właściwej dla miejsca wykonywania działalności.
Co zrobić krok po kroku
1. Złóż oświadczenie ZUS OSW
Czy mogę wycofać już złożone oświadczenie ZUS OSW
Możesz wycofać oświadczenie ZUS OSW, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA).
Dokumenty
1.Oświadczenie o zamiarze przekazania do ZUS raportów informacyjnych
Termin
Oświadczenie możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie.
2. ZUS przyjmie twoje oświadczenie
Ile zapłacisz
Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika (informacje na temat pełnomocnictwa).
Ile będziesz czekać
Złożenie oświadczenia zamyka sprawę. ZUS nie wyda ci żadnego potwierdzenia.
Warto wiedzieć
Dokumentem, który musisz przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia ZUS OSW, jest raport informacyjny ZUS RIA. Dane z ZUS RIA są następnie zapisywane na koncie ubezpieczonego.
Jeżeli złożysz oświadczenie ZUS OSW i go nie odwołasz – wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę przekaż:
- w terminie 12 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów
Źródło: biznes.gov.pl