Obowiązujące od 19 marca 2025 r. nowe przepisy wprowadzają uzupełniający urlop macierzyński. Nowelizacja Kodeksu pracy sprawiła, że niezbędna okazała się zmiana niektórych rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy. Są już nowe rozporządzenia zmieniające poprzednie przepisy.
- Uzupełniający urlop macierzyński
- Zmiana przepisów o dokumentach niezbędnych do przyznania zasiłku macierzyńskiego
- Nowe kody do dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczania składek
- Zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej
- Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków pracowników
Uzupełniający urlop macierzyński
Od 19 marca 2025 r. obowiązują przepisy ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871). Ustawa wprowadza uzupełniający urlop macierzyński, który można wykorzystać w jednej części bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Uzupełniający urlop macierzyński jest przeznaczony dla pracujących rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych lub dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji.
Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zależy od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub masy urodzeniowej dziecka. Urlop przysługuje:
- pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15. tygodnia po porodzie;
- pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych po ukończeniu 28. tygodnia ciąży a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową większą niż 1000 g w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie;
- pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych po ukończeniu 37. tygodnia ciąży, których dziecko będzie wymagało hospitalizacji, pod warunkiem, że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie - w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie.
Zmiana przepisów o dokumentach niezbędnych do przyznania zasiłku macierzyńskiego
Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński. W związku z tym wprowadzono zmiany do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 87, ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 343).
W zmienionym rozporządzeniu określono, że dokumentami niezbędnymi do ustalenia prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres wprowadzanego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będą:
- wniosek w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej złożony płatnikowi zasiłku przez ubezpieczoną matkę dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka (w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami);
- oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z zasiłku przez drugiego rodzica dziecka;
- zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS);
- zaświadczenie wydane przez szpital.
Nowe kody do dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczania składek
Zmieniło się także rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 241). Zmiana rozporządzenia umożliwia płatnikom składek prawidłowe wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych oraz rozliczanie składek. Wymagało to dodania nowych kodów w załączniku nr 25 do rozporządzenia dotyczących okresu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, za który pobierany jest zasiłek macierzyński.
Zmiany w załączniku nr 25 polegają na dodaniu w części XI „Kod świadczenia/przerwy” w dziale 3. „Rodzaje świadczenia i przerwy” nowych kodów:
- „341 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego”;
- „342 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego”.
Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie zmian w rozporządzeniu należy stosować kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dokumenty te zostały złożone.
Zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej
W związku z nowelizacją Kodeksu pracy konieczne było także dostosowanie brzmienia rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 535; ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 335).
Pracodawca udziela uzupełniającego urlopu macierzyńskiego na wniosek składany przez pracownicę albo pracownika – ojca wychowującego dziecko. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. We wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego trzeba będzie określić termin zakończenia urlopu macierzyńskiego. Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić ten wniosek.
Dokumentacja związana z korzystaniem z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ma istotne znaczenie. Dlatego część B akt osobowych pracownika obejmuje również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.
Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków pracowników
W związku z nowelizacją Kodeksu pracy przygotowano nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322).
Rozporządzenie zawiera przepisy określające treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku. Wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, termin zakończenia urlopu macierzyńskiego oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński.
Do wniosku pracownik musi dołączyć:
- oświadczenie o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka;
- zaświadczenie wydane przez szpital zawierające informacje o tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko lub masie urodzeniowej dziecka oraz informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu.
W rozporządzeniu znajdują się także przepisy określające treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz załączniki składane przez pracowników przyjmujących dziecko na wychowanie.