Zmiana terminu urlopu ujętego w planie urlopów, częste pytania z tym związane to m.in.: Czy plan urlopów można zmienić? Czy można zmienić termin planowanego urlopu wypoczynkowego? Czy można przesunąć termin urlopu? Odpowiedzi na te pytania brzmią tak, sprawdź dlaczego.
- Czy plan urlopów można zmienić?
- Zmiana terminu urlopu ujętego w planie urlopów
- Przesunięcie urlopu: ważne przyczyny
- Brak zgody na urlop - co oznacza dla pracownika?
- Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu
Czy plan urlopów można zmienić?
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: KP) określa szczegóły w zakresie planowania urlopów, odwoływania z urlopów, przesuwania terminów urlopów. Istnieje kilka najważniejszych zasad z tym związanych. Co do zasady, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (chociaż nie jest to zawsze obowiązkowe - czasami wystarcza samo porozumienie z pracownikiem). Jeśli jednak plan jest, to taki plan ustala pracodawca, jednak co ważne przy jego ustalania bierze pod uwagę oczywiście wnioski pracowników, ale jednocześnie też konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wniosek pracownika nie musi więc być zawsze uwzględniony. Co ważne, plan urlopowy można zmienić.
Zmiana terminu urlopu ujętego w planie urlopów
Jak podkreśla Okręgowy Inspektorat Pracy: planowanie urlopu wypoczynkowego z dużym wyprzedzeniem bywa obarczone koniecznością dokonywania modyfikacji terminu jego rozpoczęcia. Zmiana terminu urlopu może nastąpić w związku z odpowiednio umotywowanym wnioskiem pracownika, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, a także w związku z wystąpieniem okoliczności powodujących przesunięcie terminów urlopu z mocy prawa (ze względu chociażby na czasową niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby). Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również w związku ze skorzystaniem przez pracodawcę z prawa udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia. W przypadkach uzasadniających przesunięcie terminu urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Ustalenie nowego terminu urlopu wiąże się z koniecznością obopólnego wyrażenia zgody.
Przesunięcie terminu urlopu, nawet jeżeli urlop został już zaplanowany w planie urlopowym czy w podjętym porozumieniu z pracownikiem. Przesunięcie urlopu może nastąpić w dwóch przypadkach:
- na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami lub;
- z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (przykładowo te potrzeby mogą mieć podłoże ekonomiczne, organizacyjne czy techniczne. Może to być np. podpisanie dużego kontraktu, otrzymanie nowego zamówienia, nieobecność innego pracownika, awaria sprzętu, urządzenia, nagła kontrola z Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy. Jednak co ważne wystąpienie tych okoliczności będzie uzasadniać przesunięcie terminu urlopu tylko wówczas, gdy konsekwencją nieobecności pracownika w pracy byłoby poważne zakłócenie toku pracy.
Niezależnie od tego, która strona występuje z propozycją zmiany urlopu (czy pracownika czy pracodawca) – o udzieleniu, jak i przesunięciu urlopu na inny termin decyduje tylko pracodawca. Nie jest więc tak, że pracownik złoży wniosek o przesunięcie urlopu, a pracodawca automatycznie to uwzględni, ostatecznie to on decyduje o wszystkim. Wniosek o przesunięcie urlopu nie jest wiążący dla pracodawcy, może on uznać, że wskazana przez pracownika przyczyna, nie ma charakteru "ważności".
Przesunięcie urlopu: ważne przyczyny
Taką ważną przyczyną może być szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika, np. choroba członka rodziny, konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem, niemożność wykorzystania urlopu wspólnie przez całą rodzinę, przesunięcie urlopu współmałżonkowi z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, konieczność załatwienia ważnych spraw osobistych, sytuacja polityczna lub klęska żywiołowa powodująca odwołanie wczasów przez organizatora, wojna w kraju, w którym miał odbywać się urlop.
Brak zgody na urlop - co oznacza dla pracownika?
Brak zgody na urlop w danym terminie, oznacza, że pracownik może wnioskować o urlop w innym terminie, albo też podporządkować się planowi ustalonemu przez przez pracodawcę. Odmawiając uwzględnienia wniosku lub dwóch kolejnych wniosków o udzielenie urlopu, pracodawca nie narusza ciężko swoich obowiązków wobec pracownika (por. wyr. SN z 24.2.2015 r., II PK 84/14). Z żadnych przepisów prawa pracy nie wynika też, że "sytuacja, w której pracodawca odmawia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, wymaga szczególnego uzasadnienia", a ponadto "pracodawca obowiązany jest podać pracownikowi inny niż wnioskowany termin udzielenia urlopu wypoczynkowego oraz poinformować o przyczynach tego stanu rzeczy".
odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika nie wyczerpuje znamion mobbingu w rozumieniu art. 943 § 2 KP (por. wyr. SA w Białymstoku z 17.4.2013 r., III APa 3/13).
Obowiązkowe przesunięcie terminu urlopu
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności (katalog otwarty) z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) powołania na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.
Część urlopu niewykorzystaną z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego
pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)