Jak rozliczyć "wczasy pod gruszą" i świadczenie urlopowe

Nadanie świadczeniu nazwy „wczasy pod gruszą” czy „świadczenie urlopowe” nie przesądza o tym, jak je traktować, rozliczając składki ZUS i podatek. Ponadto nie wszystkie dopłaty do wypoczynku dzieci pracowników w kontekście obciążeń składkowo-podatkowych należy rozpatrywać tak samo. Obowiązek opłacenia składek i podatku od dofinansowania do wypoczynku zależy bowiem od rodzaju takiej wypłaty i źródła jej sfinansowania.

Częstym problemem, jaki pojawia się przy wypłacie tego rodzaju dofinansowania, jest jego prawidłowe rozliczenie, zwłaszcza gdy świadczenie jest zwolnione z podatku, ale nie jest zwolnione ze składek.

Wczasy pod gruszą

Wczasy pod gruszą są formą wypoczynku pracownika zorganizowanego przez niego we własnym zakresie. Ich koszt może zostać dofinansowany zarówno ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs), jak i ze środków obrotowych pracodawcy.

Polecamy produkt: Urlopy wypoczynkowe - udzielanie, ustalanie wymiaru i naliczanie wynagrodzenia (książka)

W praktyce wypłata dofinansowania ze środków obrotowych występuje znacznie rzadziej. Jest ona mniej korzystna dla pracownika i pracodawcy niż wypłata z zfśs ze względu na bezwarunkowe obciążenia składkowo-podatkowe. Natomiast dofinansowanie wypłacone z zfśs może być zwolnione ze składek (w całości) i z podatku (w całości lub w części) po spełnieniu określonych warunków.

Jeżeli dofinansowanie wczasów pod gruszą odbywa się ze środków zfśs, to warunki udzielonego wsparcia powinny wynikać z postanowień regulaminu funduszu.

W regulaminie zfśs pracodawca, w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (a w razie ich braku w uzgodnieniu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów), ustala zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o zfśs). Warunkiem otrzymania dofinansowania może być np. ustalenie minimalnej liczby kolejnych dni przebywania przez pracownika na urlopie. Przyznanie dofinansowania nie powinno być uzależnione od miejsca pobytu pracownika w czasie urlopu. Istotą wczasów pod gruszą jest bowiem organizacja wypoczynku we własnym zakresie przez pracownika, co w praktyce może przybierać najróżniejsze formy.

Przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zfśs, a także ustalając wysokość dopłat z tego funduszu, pracodawca musi się kierować sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs), czyli uwzględniać kryterium socjalne. W efekcie pracownicy znajdujący się w trudnej sytuacji materialno-rodzinnej powinni mieć prawo do wyższego dofinansowania, a pracownicy lepiej sytuowani powinni otrzymywać niższe dofinansowanie lub nie otrzymywać go wcale.

W firmie Romana S. pracownicy otrzymują dopłaty do wypoczynku w formie tzw. wczasów pod gruszą. Są one wypłacane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Kwoty przekazanych świadczeń są zróżnicowane i zależą od wysokości przychodów pracowników.

Ustalając kryterium dochodowe, pracodawca uwzględnia jednak tylko przychody uzyskiwane przez pracowników w jego firmie. Nie bierze natomiast pod uwagę sytuacji materialnej całej rodziny pracownika (w tym innych dochodów pracowników uzyskiwanych poza firmą).

Dofinansowanie jest wypłacane przed 14-dniowym urlopem wypoczynkowym, a jego wartość jest ustalana na podstawie przeciętnego miesięcznego przychodu pracownika z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku.

W tym przypadku postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe, bowiem kryterium socjalne pracowników ustalane jest błędnie.

Dofinansowanie wypoczynku w formie wczasów pod gruszą wypłacone ze środków zfśs jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, ale podlega zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; dalej: rozporządzenie składkowe, w zw. z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych; dalej: ustawa zdrowotna).

Na tej podstawie ze składek są zwolnione wszelkie świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs – czyli świadczenia, które mają cechy działalności socjalnej, określone w ustawie o zfśs. Działalnością socjalną są m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, również wczasów pod gruszą.

Podstawowym warunkiem skorzystania z wyłączenia w opłacaniu składek jest przyznawanie dofinansowania zgodnie z przepisami ustawy o zfśs (m.in. na podstawie kryterium socjalnego). Wyłączenie składkowe dotyczy także zleceniobiorców, pod warunkiem że są oni wymienieni w regulaminie zfśs jako osoby uprawnione do korzystania ze środków funduszu.

Pracodawca nie może wypłacać z zfśs dofinansowania wczasów pod gruszą w jednakowej wysokości wszystkim pracownikom. Jeśli to zrobi – świadczenia te nie zostaną uznane za działalność socjalną i będą stanowić w całości podstawę wymiaru składek i podatku.

Pracodawca powinien wypłacać pracownikom z zfśs dofinansowanie wczasów pod gruszą w zróżnicowanej wysokości.

Dofinansowanie wypoczynku z zfśs lub z funduszy związków zawodowych w postaci wczasów pod gruszą może być zwolnione z podatku dochodowego:

● w całości – jeżeli w pełnej wysokości zostało sfinansowane z zfśs, nie przekracza 380 zł w roku podatkowym łącznie z innymi świadczeniami otrzymywanymi z funduszu w tym roku, lub
● w części – jeżeli w pełnej wysokości zostało sfinansowane z zfśs i przekracza 380 zł, a pracownik nie otrzymał w danym roku innych świadczeń z funduszu; wówczas od nadwyżki należy naliczyć podatek (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Powyższe limity nie dotyczą zleceniobiorców. W ich przypadku pełna kwota np. dofinansowania do wczasów podlega opodatkowaniu.

Pracownik w maju 2016 r. otrzymał z zfśs dofinansowanie do wczasów pod gruszą w wysokości 1000 zł. Regulamin zfśs przewiduje takie dofinansowanie w przypadku wypoczynku trwającego 14 kolejnych dni kalendarzowych, a przyznanie dofinansowania jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Pracownik w 2016 r. nie korzystał z innych świadczeń z zfśs. Ponieważ pracodawca przyznał pracownikowi dofinansowanie wypoczynku ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs, wykorzystując kryterium socjalne, to wartość tego świadczenia w pełnej wysokości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednocześnie dofinansowanie jest świadczeniem pieniężnym, zwolnionym z podatku do wysokości 380 zł. Zatem w maju pracodawca naliczy i potrąci pracownikowi podatek dochodowy od różnicy między wartością przekazanego świadczenia a kwotą ustawowego zwolnienia, tj. od kwoty 620 zł (1000 zł – 380 zł).

Jeżeli dofinansowanie zostanie pracownikowi przyznane ze środków obrotowych pracodawcy, wówczas od całej kwoty tego dofinansowania należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dofinansowanie do wypoczynku w postaci wczasów pod gruszą wypłacone pracownikowi ze środków obrotowych pracodawcy stanowi również w całości przychód podlegający opodatkowaniu.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe jest szczególną formą dofinansowania wypoczynku, przewidzianą w ustawie o zfśs. Jednak nie wszyscy pracodawcy mają prawo do wypłaty takich świadczeń.

Świadczenie urlopowe mogą wypłacać jedynie pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy zatrudniali według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie utworzyli funduszu socjalnego. Od decyzji tych pracodawców zależy bowiem to, czy utworzą fundusz, czy będą wypłacać świadczenie urlopowe albo czy zdecydują się na inną formę socjalnego wsparcia pracowników (art. 3 ust. 3 i ust. 3a ustawy o zfśs).

Wyjątek w tym zakresie dotyczy nauczycieli, którym do końca sierpnia każdego roku, z odpisu na zfśs, wypłacane jest świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego. Świadczenie ustalane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym (art. 53 ust. 1a ustawy – Karta Nauczyciela).

Świadczenie urlopowe nie przysługuje osobom wykonującym umowę zlecenia, umowę o dzieło czy kontrakt menedżerski.

Zobacz serwis: Urlop rodzicielski

Przykład

Nauczyciel chemii rozpoczął pracę w 2016 r. i był dwukrotnie zatrudniony w tym samym liceum: w okresie od stycznia do lutego (2 miesiące) w wymiarze 1/4 etatu, a następnie w okresie od kwietnia do czerwca (3 miesiące) w wymiarze 1/2 etatu. W tym przypadku nauczycielowi należy ustalić świadczenie urlopowe w kwocie proporcjonalnej zarówno do okresu zatrudnienia, jak i wymiaru czasu pracy, tj:

● za okres zatrudnienia od stycznia do lutego w wymiarze 1/4 etatu:

1093,93 zł × 0,25 etatu = 273,48 zł,

273,48 zł : 12 miesięcy = 22,79 zł,

22,79 zł × 2 miesiące = 45,58 zł;

● za okres zatrudnienia od kwietnia do czerwca w wymiarze 1/2 etatu:

1093,93 zł × 0,5 etatu = 546,97 zł,

546,97 zł : 12 miesięcy = 45,58 zł,

45,58 zł × 3 miesiące = 136,74 zł.

Świadczenie urlopowe powinno zostać wypłacone nauczycielowi w łącznej kwocie 182,32 zł (45,58 zł + 136,74 zł).

Świadczenie urlopowe przysługuje niezależnie od sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego obowiązującego w danym roku, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika oraz wymiaru etatu (art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs). Oznacza to, że wysokość przysługującego świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Pracownikowi zatrudnionemu na 3/4 etatu pracodawca wypłacił świadczenie urlopowe w wysokości 1500 zł. Płatnik jest zobowiązany uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS przychód pracownika z tytułu stosunku pracy oraz kwotę 679,55 zł, tj. różnicę między kwotą wypłaconego świadczenia urlopowego a kwotą rocznego odpisu podstawowego ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika: 1500 zł – (1093,93 zł × 0,75 etatu) = 1500 zł – 820,45 zł.

Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego w 2016 r.

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wypłata świadczenia powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Świadczenie urlopowe wypłacane zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, tj. przez uprawnionych pracodawców i w wysokości nie wyższej niż odpis podstawowy, jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego). Od świadczenia urlopowego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę dofinansowania do wypoczynku, które nazwie świadczeniem urlopowym, ale podstawą do jego wypłaty nie będą przepisy ustawy o zfśs, a np. układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, to wartość takiego świadczenia należy w całości uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy.

W firmie ABC zatrudniającej 150 osób pracodawca zrezygnował z tworzenia zfśs. W zamian za to co roku wypłaca pracownikom świadczenie urlopowe, którego zasady wypłaty zostały uwzględnione w regulaminie wynagradzania. Świadczenie to wypłacane jest w jednakowej wysokości, a jego wartość podlega zarówno oskładkowaniu, jak i opodatkowaniu. W tym przypadku postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Dopłata do wypoczynku dzieci

Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników jest przychodem ze stosunku pracy tych pracowników. Po spełnieniu określonych warunków świadczenie to jest zwolnione ze składek i z podatku.

Dofinansowanie z tego tytułu nie podlega składkom, jeśli zostało przyznane ze środków funduszu socjalnego zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, a więc m.in. na podstawie kryterium socjalnego (art. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego).

Dofinansowanie kosztów wypoczynku dzieci pracowników jest jedną z form działalności socjalnej, która może polegać m.in. na świadczeniu usług przez pracodawców na rzecz różnych rodzajów wypoczynku, takich jak np. wczasy, kolonie, obozy. Przez usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku należy rozumieć wypoczynek zorganizowany lub zakupiony zarówno przez zakład pracy, jak też indywidualnie przez pracownika uprawnionego do korzystania z zfśs.

Zwolnienie z podatku dochodowego takiego dofinansowania zależy natomiast od tego, kto i w jakiej formie zorganizował dzieciom wypoczynek, od wieku dzieci oraz od źródeł sfinansowania kosztów wypoczynku przez pracodawcę. Przychód z tytułu dofinansowania wypoczynku dzieci pracowników jest zwolniony z podatku, jeśli łącznie zostaną spełnione warunki wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, tj.:

● organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

Do podmiotów tych można zaliczyć zarówno te, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biura turystyczne), jak i te, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością, m.in.:

1) szkoły i placówki,

2) osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (inne niż wymienione wyżej), organizujące wypoczynek w celu:

a) niezarobkowym albo

b) zarobkowym, jeżeli organizowany wypoczynek nie stanowi imprezy turystycznej (tj., są to co najmniej dwie usługi turystyczne tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną, jeżeli usługi te obejmują nocleg lub trwają ponad 24 godziny albo jeżeli program przewiduje zmianę miejsca pobytu);

● wypoczynek ma formę wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych;
● koszt wypoczynku został faktycznie poniesiony i udokumentowany;
● dziecko nie ukończyło 18 lat.

Zwolnienie z podatku dofinansowania na dziecko może mieć zastosowanie tylko wówczas, gdy koszt wypoczynku został rzeczywiście poniesiony oraz odpowiednio udokumentowany.

Dalszą część artykułu przeczytasz -> Jak rozliczać i wypłacać świadczenia związane z urlopem wypoczynkowym

Dołącz do nas na Facebooku!