1. Sprawdź, czy pracownik podlega ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę
Pracodawca nie może złożyć wypowiedzenia pracownikom, którzy podlegają ochronie przed zwolnieniem z pracy. Od tej reguły istnieją pewne wyjątki.
Przykłady pracowników chronionych przed wypowiedzeniem umowy
| Długość okresu ochronnego | Wypowiedzenie | Podstawa prawna |
| 1. Kobieta w ciąży lub pracownik na urlopie macierzyńskim | ||
| Okres ciąży i urlopu macierzyńskiego | Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego, a wyłącznie zmieniające tylko w przypadku zwolnień grupowych i indywidualnych z winy pracodawcy. Wypowiedzenie definitywne jest dopuszczalne tylko w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy. | Art. 177 Kodeksu pracy |
| 2. Pracownik na urlopie wychowawczym | ||
| Od złożenia wniosku o urlop wychowawczy do jego zakończenia | Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego. Może to zrobić tylko w przypadku zwolnień grupowych i indywidualnych z winy pracodawcy oraz w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy. | Art. 1861 Kodeksu pracy |
| 3. Pracownik w wieku przedemerytalnym | ||
| 4 lata przed uzyskaniem wieku emerytalnego, jeżeli przebyty staż gwarantuje nabycie świadczenia z tym wiekiem. Uwaga! W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2013 r. reformy emerytalnej pracownice – kobiety urodzone w latach 1953 -1956 i pracownicy – mężczyźni urodzeni w latach 1948-1951 będą mieć wydłużoną ochronę przedemerytalną do czasu nabycia emerytury na podstawie nowych przepisów. | Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego. Jest ono jednak dopuszczalne w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy oraz w przypadku uzyskania przez pracownika renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy. Wypowiedzenie zmieniające jest dopuszczalne w razie: ● wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników, stwierdzenia orzeczeniem lekarskim utraty zdolności do wykonywania pracy lub niezawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy, ● zwolnień grupowych lub zwolnieńindywidualnych z winy pracodawcy. | Art. 39 Kodeksu pracy |
| 4. Urlop lub inna usprawiedliwiona nieobecność | ||
| Czas trwania urlopu lub absencji | Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego i zmieniającego. Jednak wypowiedzenie definitywne jest dopuszczalne, gdy pracownikowi udzielono urlopu na co najmniej 3 miesiące lub upłynął już okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia oraz w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy. Wypowiedzenie zmieniające w czasie zwolnień grupowych i indywidualnych z winy pracodawcy jest zawsze dopuszczalne. | Art. 41 Kodeksu pracy |
| 5. Urlop ojcowski, dodatkowy urlop macierzyński, urlop na warunkach macierzyńskiego | ||
| Czas trwania urlopu | Pracodawca nie może wręczyć wypowiedzenia definitywnego i zmieniającego. Wypowiedzenie definitywne i zmieniające jest dopuszczalne w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy oraz w przypadku zwolnień grupowych. Wypowiedzenie definitywne i zmieniające jest możliwe w przypadku zwolnień indywidualnych z winy pracodawcy, jeżeli organizacja związkowa nie zgłosi sprzeciwu w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o zamierzonym wypowiedzeniu. | Art. 1821, art. 1823, art. 183 Kodeksu pracy |
2. Przeprowadź konsultację związkową
Jeżeli pracownik nie podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę, pracodawca powinien skonsultować zamiar złożenia mu wypowiedzenia z działającą w zakładzie organizacją związkową, której pracownik jest członkiem lub która podjęła się jego reprezentowania. Konsultacja dotyczy tylko wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony i pracodawców, u których działają związki zawodowe.
3. Sporządź wypowiedzenie umowy o pracę
Wypowiedzenie umowy o pracę powinno:
● zostać sporządzone w formie pisemnej,
● zawierać przyczynę zwolnienia, jeżeli pracodawca wypowiada umowę o pracę na czas nieokreślony,
● zawierać pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy w ciągu 7 dni kalendarzowych.
| Przykłady prawidłowych przyczyn wypowiedzenia | Przykłady nieprawidłowych przyczyn wypowiedzenia |
| 1) niewłaściwe i naruszające dobre imię firmy zachowanie wobec klienta w dniu 23 listopada 2012 r., polegające na użyciu w stosunku do klienta wyzwisk i wulgaryzmów; 2) przesłanie konkurencji przy użyciu służbowej poczty e-mail tajnych danych firmy (plany działań marketingowych na 2013 r.). | 1) utrata zaufania; 2) niespełnienie oczekiwań pracodawcy w związku z zajmowanym stanowiskiem; 3) niewywiązywanie się z obowiązków. |
4. Sprawdź, czy pracownik podpisał listę obecności
Przed złożeniem wypowiedzenia pracodawca powinien ustalić, czy pracownik stawił się w pracy i podpisał listę obecności lub potwierdził swoją obecność w inny sposób przyjęty w zakładzie.
Pracodawca będzie miał wówczas dowód, że pracownik przystąpił do wykonywania pracy.
Uniknie w takim przypadku zarzutu, że pracownik był niezdolny do pracy w dniu otrzymania wypowiedzenia w razie przedstawienia zwolnienia lekarskiego na dzień wręczenia wypowiedzenia.
5. Wręcz wypowiedzenia umowy o pracę
Krok 1. Wzywamy pracownika do działu kadr lub do pracodawcy
Krok 2. Wręczamy pracownikowi wypowiedzenie komisyjnie (tzn. z udziałem co najmniej 2 osób)
Gdyby pracownik go nie przyjął, świadkowie będą mogli potwierdzić, że wypowiedzenie zostało pracownikowi złożone. Przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę mogą być obecne tylko osoby upoważnione do składania wypowiedzenia oraz osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zwalnianego pracownika.
Krok 3. Jeżeli pracownik odmówi przyjęcia wypowiedzenia, sporządzamy notatkę służbową na okoliczność złożenia wypowiedzenia umowy o pracę