Ewidencja czasu pracy w postcovidowej rzeczywistości – zalety i możliwości wykorzystania
Pandemia koronawirusa sprawiła, że wiele firm zdecydowało się sięgnąć po nowe narzędzia – w tym również program do ewidencjonowania czasu pracy. Jakie zalety sprawią, że te rozwiązania zostaną w firmach także po pandemii?
Narzędzia do zarządzania urlopami i rejestrowania czasu pracy okazały się pomocne przy reorganizacji pracy i przejściu na tryb zdalny. Ich zaletami były: możliwość kontrolowania czasu pracy bez nadwyrężania zaufania do pracowników oraz wygodny sposób odnotowywania obecności i zmian rotacyjnych w kalendarzu pracowniczym.
Po roku trwania pandemii część firm ponownie pracuje w biurach, inne zaś wciąż w trybie hybrydowym bądź zdalnym. Jak program do ewidencji czasu pracy ułatwia im codzienną pracę? Sprawdź, dlaczego takie programy zostaną w firmach na dłużej.
Ewidencja czasu pracy w pandemii COVID-19
Zaletą programów do rejestracji czasu pracy jest możliwość generowania listy obecności w czasie rzeczywistym – dzięki czemu pracodawca w każdej chwili wie, którzy z jego podwładnych są obecni w pracy i gdzie pracę tę wykonują. Wraz z prowadzeniem dokumentacji na temat przepracowanych godzin, narzędzie staje się pomocne w przypadku, gdy jeden z pracowników zachoruje.
Program umożliwia szybkie sprawdzenie obecności danej osoby oraz innych, które były w pracy tego samego dnia. W ten sposób w ciągu kilku chwil można określić grupę zagrożenia i poinformować osoby, które potencjalnie mogły się zarazić.
Korzystanie z różnych typów urlopu do planowania zmian w czasie pracy rotacyjnej, jak również bezdotykowe metody rozpoczynania i kończenia pracy oraz przerw, okazały się niemniej przydatne. Gdy w grę wchodziła ochrona pracowników, firmy nie przebierały w środkach.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy warto zainwestować?
Tak długo, jak polskie prawo wymagać będzie ewidencjonowania czasu pracy, tak długo programy, które wspomagają pracowników działu HR w jej prowadzeniu, będą niezbędną pomocą i usprawnieniem nowoczesnych organizacji.
Automatyzacja pracy
Wraz z rozwojem technologii wzrasta popularność automatyzowania powtarzalnych procesów. Dzięki temu ludzie mogą skupić się na bardziej twórczej, wymagającej myślenia pracy. Pracodawcy widzą potencjał tego podejścia, dlatego chętnie sięgają po narzędzia, które pomagają im to osiągnąć.
W przypadku działu kadr pracownicy mogą skupić się na rekrutacji wykwalifikowanych specjalistów, tworzeniu kultury firmy czy dbaniu o work-life balance w organizacji.
Ewidencja czasu pracy a natychmiastowy dostęp do informacji
Szybki dostęp do informacji jest w dzisiejszym świecie niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na efektywność. W przypadku elektronicznych programów do ewidencji czasu pracy wszystkie dane na temat czasu pracy i urlopów pracowników dostępne są w chmurze.
Oznacza to, że każdy uprawniony pracownik może przeglądać zebrane dane z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili. Program pozwala pracownikom widzieć swoje limity urlopowe oraz przepracowane godziny na elektronicznych kartach czasu pracy, do których dostęp również zapewniony jest przez cały czas.
Bezpieczeństwo danych przy elektronicznej ewidencji czasu pracy
Nie ma idealnie bezpiecznego miejsca w sieci, dlatego warto zadbać o najlepszą możliwą ochronę. Wrażliwe dane, jakimi są te dotyczące pracowników i ich czasu pracy, muszą być odpowiednio chronione.
Wszystkie informacje są szyfrowane i stale sprawdzane pod kątem bezpieczeństwa. Dodatkowo, w razie jakichkolwiek problemów, firma dostarczająca program do rejestrowania czasu pracy zobowiązana jest go rozwiązać. To ogromne udogodnienie dla firm w przypadku, gdyby doszło do naruszenia zabezpieczeń.
Work-life balance a elektroniczna ewidencja czasu pracy
Możliwość rejestrowania godzin pracy to również okazja, by pozwolić pracownikom lepiej zadbać o swoje zdrowie. Umożliwiając im pracę z domu lub podzielenie dnia pracy na dwie krótsze zmiany, firmy dają pracownikom szansę, by lepiej dopasować tryb zadań do swoich potrzeb. Dzięki temu łatwiej wyeliminować problem przepracowania.
Powiadomienia informujące o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy wydają się drobiazgiem, ale niejednokrotnie powiadomienie na ekranie skutecznie przykuwa uwagę, przypominając, że godzina wyjścia z pracy właśnie mija.
Podsumowanie
Mimo wzrostu popularności programów do ewidencji czasu pracy w czasie pandemii, firmy zajmujące się ich rozwojem nie muszą martwić się o spadek zainteresowania produktem lub utratę klientów. Narzędzia tego typu mogą przydać się w organizacji na wiele różnych sposobów – zapewniając przepływ informacji, zwiększenie efektywności pracy oraz pomoc w dbaniu o dobre samopoczucie pracowników.
Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy