Zdalnie i stacjonarnie. Czy hybrydowy model pracy to rozwiązanie na czas pandemii?
Już wiosną okazało się, że model nauczania dzieci ma istotny wpływ na to, jak pracujemy. O ile wiosną firmy musiały zareagować od razu, o tyle teraz mogą się przygotować na nową rzeczywistość. I coraz bardziej przychylnym okiem patrzą na pracę w modelu hybrydowym.
Polecamy: Personel i zarządzanie – prenumerata.
Hybrydowy model pracy to – mówiąc ogólnie – połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej, w różnych konfiguracjach. Choć obecnie zyskuje popularność na fali epidemii koronawirusa, nie jest rozwiązaniem nowym. Przeciwnie, duże, nowoczesne firmy nastawione na budowanie wellbeing pracowników, wykorzystują go od dawna.
Na początku pandemii wiele przedsiębiorstw, w trosce o bezpieczeństwo pracowników, zdecydowanie przeszło na pracę zdalną. Jednak już dziś widać, że taki model nie zawsze się sprawdza, bo np. nie każdy pracownik ma w domu warunki do tego, aby w skupieniu wykonywać powierzone zadania. Może to wynikać z obecności innych domowników, np. dzieci, które uczęszczają na zajęcia online. A może też być związane po prostu z nieumiejętnością pracy w domu, gdzie zawsze jest coś do zrobienia. W tej sytuacji rozwiązaniem jest model hybrydowy, pozwalający na dostosowanie sposobu pracy do potrzeb, możliwości i oczekiwań poszczególnych pracowników.
3 podstawowe rodzaje hybrydowego modelu pracy
Najpopularniejsze odmiany hybrydowego modelu pracy to:
- podział na stałe sekcje: zespoły pracujące tylko stacjonarnie i tylko zdalnie,
- wersja rotacyjna: zespół zostaje podzielony na grupy pracujące zdalnie i stacjonarnie – co jakiś czas grupy te się wymieniają,
- indywidualny wybór: w tej opcji pracownicy zazwyczaj pracują zdalnie, jednak biuro przez cały czas jest do ich dyspozycji.
Wybór konkretnej odmiany uzależniony jest od wielu czynników, m.in. specyfiki pracy, branży, kultury organizacyjnej, rodzaju sprzętu niezbędnego do poprawnego wykonywania pracy oraz jego dostępności, itp. Wymaga też przemodelowania myślenia o funkcji, jaką ma pełnić biuro.
„W modelu hybrydowym biuro nie jest już tylko miejscem pracy, w większym stopniu pełni funkcję integracyjną. Bo nie jest istotne miejsce, ale cel pracy. I właśnie podejście do celów i delegowania zadań to największe wyzwanie, jakie zarówno w modelu hybrydowym, jak i pracy zdalnej – muszą podjąć pracodawcy oraz pracownicy” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus Sp. z o.o., która zajmuje się wdrażaniem rozwiązań SAP w obszarze HR. „W przypadku pracy zdalnej sprawdza się zadaniowy system pracy z czytelnym delegowaniem zadań do realizacji w określonym czasie. Niezbędne jest też zaufanie, ale i możliwość kontrolowania postępów i statusów dostępności poszczególnych pracowników”.
Rozwój narzędzi umożliwiających pracę zdalną
Ekspert Quercus zauważa, że od czasu wybuchu epidemii koronawirusa nastąpił skokowy rozwój narzędzi umożliwiających pracę zdalną, jak np. Teams. Wciąż pojawiają się nowe rozwiązania i aplikacje, opracowywane w oparciu o potrzeby, które zostały zidentyfikowane w czasie pracy zdalnej lub hybrydowej. Te potrzeby nie dotyczą takich kwestii, jak: dostęp do sprzętu czy Internetu, ustawienie grafików pracy zdalnej i stacjonarnej. Dotyczą przede wszystkim komunikacji i integracji. Dlatego narzędzia do pracy zdalnej posiadają opcje pokoi integracyjnych, czatów, komunikatorów, które mają zastąpić korytarzowe pogawędki (będące przecież najlepszym źródłem informacji w firmie).
„Trzeba pamiętać, że firmę tworzą ludzie, którzy podczas spotkań wymieniają poglądy i wiedzę. To buduje relacje i firmę. Z tego powodu jako zagrożenie – związane z modelem hybrydowym czy samą pracą zdalną – wymienia się możliwość rozluźnienia więzi w zespole. Tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia, jak platformy komunikacyjne i platformy do zarządzania projektami. Umożliwiają one nie tylko porozumiewanie się w czasie rzeczywistym, ale i pracę wspólną czy współdzielenie kalendarzy. Te rozwiązania wspierają zaś zespołowe podejście do powierzonych zadań. W umacnianiu więzi zespołowych sprawdzają się także stałe spotkania online, niekoniecznie związane z pracą” – podkreśla Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.
Podejście do pracy w układzie hybrydowym w trudnych czasach pandemii to rozwiązanie, które wspiera zdrowie pracowników. Dzięki temu ograniczamy ryzyko zarażenia się np. w czasie dojazdu do pracy komunikacją publiczną, a także możliwość ewentualnego rozprzestrzeniania się wirusa wśród członków zespołu (co może wiązać się z koniecznością czasowego zamknięcia firmy z uwagi na kwarantannę).
Rozwiązanie to ma też inne, korzystne aspekty: oszczędność czasu (praca bez dojazdów) i kosztów eksploatacji biura, lepsze wykorzystanie czasu pracy (pracownicy pracujący zgodnie z preferencjami zazwyczaj są wydajniejsi), możliwość zatrudnienia większej liczby pracowników (brak ograniczeń powierzchniowych), lepsze wykorzystanie potencjału talentów (przywiązanie ich do firmy dzięki zapewnieniu preferowanych warunków pracy).
Wszystko to jednak będzie możliwe tylko pod warunkiem, że – jako pracodawcy – zrozumiemy, że praca w modelu hybrydowym daje pracownikom nie tylko wolność i satysfakcję, przynosi też wyzwania komunikacyjne i zagrożenia związane z poczuciem izolacji. I nad tymi ostatnimi aspektami musimy się pochylić.
Praca w modelu mieszanym – dobre praktyki
- Spotykajcie się online: warto w stałych terminach organizować wideokonferencje, aby uniknąć poczucia izolacji, zwłaszcza u pracowników stale pracujących zdalnie. Uwaga! W przypadku modelu hybrydowego także pracownicy pracujący stacjonarnie powinni w konferencji uczestniczyć zdalnie, aby wyrównać szanse udziału w dyskusji.
- Nie ograniczaj możliwości korzystania z komunikatorów – wspieraj nawiązywanie mniej formalnych relacji i integrację rozproszonego zespołu.
- Organizuj wspólne „wyjścia online”, np. spotkanie na pogaduchy przy kawie, wspólne jedzenie pizzy, itp.
- Wprowadź przejrzyste zasady komunikacji: pamiętaj, że w przypadku komunikacji niewerbalnej łatwo o nadinterpretacje i nieporozumienia, staraj się przekazywać proste, czytelne komunikaty. Reaguj na informacje zwrotne. Stwórz przestrzeń do dyskusji – zarówno grupowej, np. podczas codziennych odpraw, jak i indywidualnie.
- Jeśli to możliwe – organizuj spotkania offline, dbaj o integrację zespołu i poczucie wspólnoty.