Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie o stażu pracy od pracownika? [Instrukcja ZUS]

Emilia Panufnik
autorka licznych publikacji z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa budowlanego i nieruchomości
rozwiń więcej
weryfikacja zaświadczenia o stażu pracy zus / Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie o stażu pracy od pracownika? [Instrukcja ZUS] / ZUS

Zgodnie z nowymi przepisami o stażu pracy pracownicy występują do ZUS o zaświadczenie o dłuższym stażu pracy. Dzięki temu mogą otrzymać nowe lub wyższe uprawnienia pracownicze (np. dodatki za staż pracy). Jak pracodawca może zweryfikować elektroniczne zaświadczenie?

Zaświadczenia o stażu pracy z ZUS w 2026 r.

Zmiany w stażu pracy obowiązują sektor publiczny już od 1 stycznia 2026 r. Natomiast prywatnych pracodawców obejmą z początkiem maja 2026 r. Nowe przepisy pozwalają na doliczenie do stażu pracy okresów wykonywania pracy także na innej podstawie niż umowa o pracę, np. umowy zlecenia czy działalności gospodarczej. Ważne, aby za ten czas były odprowadzane składki. Jeśli pracownik miał taki okres w swoim życiu, powinien wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia o stażu pracy, a więc potwierdzenie tego faktu. Zaświadczenie to przedstawia się pracodawcy. Może to być bardzo korzystane dla osoby zatrudnionej. Dla przykładu możliwe jest przyznanie dłuższego urlopu wypoczynkowego, ponieważ 26 dni należy się dopiero po co najmniej 10 latach stażu pracy. Dzięki nowym przepisom można zagwarantować sobie także dodatek za staż pracy czy nagrodę jubileuszową.

Autopromocja

Weryfikacja zaświadczenia o stażu pracy przez pracodawcę

W pierwszym kwartale tego roku ZUS otrzymał 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Aby pracodawcy mieli pewność co do autentyczności przedstawianych przez pracowników zaświadczeń, ZUS uruchomił narzędzie, które pozwala na weryfikację wskazanych dokumentów. Pracownik składa do ZUS wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy na formularzu USP. Następnie ZUS wydaje zaświadczenie w formie elektronicznej, a pracodawca może zdalnie potwierdzić jego autentyczność. W tym celu wchodzi na stronę internetową www.zus.pl, klika w kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie ZUS?

Rzeczniczka ZUS, Iwona Kowalska-Matis przygotowała instrukcję, jak krok po kroku zweryfikować zaświadczenie o stażu pracy z ZUS:

  • Pracownik pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp-zas-a” lub „usp-zas-r” z rozszerzeniem „.pdf”), a następnie udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).
  • Pracodawca zapisuje plik na dysku i otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”, a następnie klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.
  • Usługa zwraca wynik: „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku albo „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Dlaczego zaświadczenie jest uznane za nieprawidłowe? Przyczyny mogą być różne, np. zmiana treści zaświadczenia. W celu wyjaśnienia sytuacji najlepiej, aby pracownik zgłosił się osobiście do ZUS. Można też umówić się na e-wizytę.

Kadry
Rozmawiać o podwyżce czy odchodzić z pracy? Coraz więcej pracowników wybiera zmianę pracy zamiast prośby o podwyżkę
09 cze 2026

Rozmawiać o podwyżce czy odchodzić z pracy? Coraz więcej pracowników wybiera zmianę pracy zamiast prośby o podwyżkę. Negocjacje wynagrodzenia nie należą do najłatwiejszych rozmów i mogą być nawet ryzykowne. Tymczasem zmiana pracodawcy zazwyczaj wiąże się z wyższym wynagrodzeniem bez konieczności udowadniania, że się na nie zasługuje.

Gdzie zatrudnia się pracowników powyżej 50. roku życia? Dofinansowanie połowy wynagrodzenia do zatrudnienia osoby 50+
09 cze 2026

Gdzie zatrudnia się pracowników powyżej 50. roku życia? Jakie kompetencje mają silversi, które są najbardziej pożądane? Dlaczego osoby 50+ ratują polski rynek pracy? Pracodawcy muszą zmienić politykę zatrudniania. Można skorzystać z dofinansowania połowy wynagrodzenia do zatrudnienia osoby 50+.

Zaległy urlop wypoczynkowy. Kiedy przedawnia się prawo do urlopu?
09 cze 2026

Pracownik nie może zrzec się przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, a pracodawca powinien udzielić urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Zdarzają się jednak sytuacje, że prawo do urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu. Ile wynosi okres przedawnienia? Jak należy liczyć go liczyć?

Limity dorabiania dla emerytów i rencistów – najważniejsze zasady
09 cze 2026

Osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny (60 lat dla kobiet, 65 lat dla mężczyzn), mogą dorabiać bez żadnych limitów i nie muszą obawiać się zmniejszenia świadczenia z ZUS. Wcześniejsi emeryci i renciści muszą kontrolować swoje przychody, ponieważ po przekroczeniu ustalonych progów ZUS może zmniejszyć lub zawiesić wypłatę.

Dodatkowy urlop osoby z niepełnosprawnością. Od 1 stycznia 2027 r. korzystna zmiana?
09 cze 2026

Osoby ze znacznym i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności mogą korzystać z 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Problem w tym, że prawo do takiego urlopu nabywa się dopiero po roku od otrzymania orzeczenia. Senatorowie chcą to zmienić. Nowe przepisy miałyby wejść w życie na początku 2027 roku.

Czy pracownik może żądać podania wysokości zarobków kolegów? 7 czerwca 2026 r. minął termin na wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Polska opóźnia się z ustawą
09 cze 2026

Czy pracownik może żądać podania wysokości zarobków kolegów, powołując się wprost na przepisy unijne? Dnia 7 czerwca 2026 r. minął termin na wdrożenie dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Tymczasem Polska opóźnia się z ustawą o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Dyskryminacja - 4806 zł; mobbing - 28836 zł w 2026 r. według zmian w Kodeksie pracy: RPO krytykuje różnicę
10 cze 2026

RPO skrytykował rządowy projekt nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie ochrony przed dyskryminacją i mobbingiem. Minimalne zadośćuczynienie za dyskryminację to jedno minimalne wynagrodzenie (w tym roku to 4806 zł), ale za mobbing – już sześciokrotność (28 836 zł). RPO wskazuje też błędy w definicjach: dyskryminacja wielokrotna, molestowanie seksualne za wąskie. Jakie są problemy tej nowelizacji?

Nauczyciele zostają dłużej w pracy. Zmiana trendu widoczna w danych ZUS
08 cze 2026

W marcu 2026 r. nauczycielskie świadczenia kompensacyjne pobierało 9,4 tys. osób – poinformował Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Świadczenia te są odpowiednikiem emerytur pomostowych. Przeciętna wysokość kompensówki w tym miesiącu wyniosła 4465,17 zł.

Kontrola PIP w 2026 r. - jak się przygotować? Na co szczególnie zwrócić uwagę?
06 cze 2026

Jak przygotować się na kontrolę PIP w 2026 r. Na co należy szczególnie zwrócić uwagę? Dokumentacja pracownicza powinna być uporządkowana i prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kontrola PIP przed wakacjami: co Inspekcja Pracy sprawdza najczęściej? Czy zapowiada kontrolę?
05 cze 2026

Kontrola PIP przed wakacjami to w praktyce normalna kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, tylko często „w sezonie urlopowym” bywa bardziej odczuwalna, bo firmy są gorzej obsadzone kadrowo i łatwiej o chaos w dokumentach.

pokaż więcej
Proszę czekać...