Aby zrozumieć pojęcie pracownika, należy odnieść się w tym zakresie do definicji pracownika zawartej w ustawie – Kodeks pracy. Zgodnie z ustawą, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.
Dla każdej osoby (niezależnie od wymiaru etatu oraz okresu zatrudnienia) wykonującej pracę na podstawie stosunku pracy, powinna być założona i prowadzona teczka akt osobowych.
Czym są akta pracownicze
Akta osobowe to nic innego jak zbiór dokumentów gromadzonych w związku z rozpoczęciem zatrudnienia u danego pracodawcy, kontynuowaniem stosunku pracy, aż do jego zakończenia.
Zapraszamy na webinarium: Unikaj błędów przy rozwiązywaniu umów o pracę – skuteczny niezbędnik
Akta osobowe mogą fizycznie różnić się od siebie, wszystko zależy od rodzaju zakupionej „teczki akt osobowych”, którą można nabyć w sklepie z artykułami biurowymi. Akta osobowe mogą mieć również formę segregatora. Pracodawca swobodnie decyduje o wyglądzie akt osobowych pracownika.
Podział akt osobowych na części
Niezależnie od tego w jaki sposób akta osobowe będą się fizycznie prezentowały – jedno musi pozostać niezmienne. Akta osobowe muszą być podzielone na 3 części, część A, B i C. W kwestii metody podziału poszczególnych części również obowiązuje pewna dowolność. Część A, B i C może być przedzielona specjalnie do tego wydrukowanymi sztywnymi kartami lub po prostu przygotowaną samodzielnie przekładką.
Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja
Każda część akt osobowych musi zawierać spis dokumentów, znajdujących się w poszczególnej części A, B lub C.
W części A akt osobowych pracownika, znajdują swoje miejsce dokumenty związanie z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty zebrane i przygotowywane w trakcie zatrudnienia. Cześć C jest przeznaczona dla dokumentów, które są tworzone w związku z ustaniem stosunku pracy.
Podstawowe zasady prowadzenia akt osobowych
Kolejną bardzo ważną zasadą, na którą należy zwrócić uwagę to chronologia czyli odpowiednie wpięcie dokumentów do akt osobowych pracownika. Wszystkie dokumenty powinny być umieszczone w odpowiednich częściach: A, B lub C i powinny być ułożone od najbardziej historycznego do najnowszego dokumentu.
Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. W przypadku jakiejkolwiek zmiany zastosowanej numeracji, należy przekreślić dokonany zapis, jednak w taki sposób aby pozostał ślad po poprzedniej numeracji a następnie zastosować nowy numer dla dokumentu.
Często zdarza się tak, że pracownik dostarcza pracodawcy dokument, który powinien być dostarczony do pracodawcy na początku zatrudnienia, w związku z tym może pojawić się zagrożenie zaburzenia chronologii w dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest odnotowanie na złożonym dokumencie daty jego wpływu, a następnie wpięcie dokumentu do akt osobowych jako najnowszego dokumentu w danej części akt osobowych.
Każda z części akt osobowych pracownika przedzielona przygotowanymi do tego celu przegródkami ma na celu wyraźne określenie zawartości danej części akt osobowych. Stanowi ona niejako spis treści i powinna być prowadzona w każdej części akt osobowych i dla każdego pracownika oddzielnie.
Akta osobowe dla pracownika
Historia zatrudnienia pracownika może być bardzo różna. Najczęściej zawieranych jest z pracownikiem kilka umów o pracę, które prędzej czy później zostają (niezależnie od trybu rozwiązania) zakończone. Jeśli zatrudnienie pracownika jest kontynuowane na podstawie kolejnych umów o pracę, a w konsekwencji zatrudnienie nie jest przerwane to oczywistym jest prowadzenie jednych akt osobowych pracownika przez cały okres jego zatrudnienia, niezależnie od ilości czy rodzaju zawartych z pracownikiem umów o pracę.
Pracodawca nie zakłada akt osobowych pracownika dla poszczególnych umów zawieranych z pracownikiem. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić akta osobowe pracownika od momentu jego zatrudnienia na podstawie pierwszej umowy o pracę aż do zakończenia stosunku pracy.
W praktyce często pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w kwestii zakładania i prowadzenia akt osobowych pracownika w przypadku zaistniałych przerw w zatrudnieniu.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, że akta osobowe są niejako przypisane do danego pracownika. Zatem słuszne wydaje się kontynuowanie akt osobowych danego pracownika nawet w przypadku występujących przerw w zatrudnieniu.
Część ekspertów prawa pracy uważa, że w związku z rozwiązaniem umowy o pracę a co za tym idzie, utraceniem statusu pracownika, ponowne zatrudnienie po przerwie powoduje konieczność ponownego założenia, odrębnych akt osobowych dla nowozatrudnionego pracownika, nawet jeśli przerwa między zatrudnieniem miałaby być bardzo krótka.
W przepisach prawa nie sposób znaleźć odpowiedzi na pojawiające się w praktyce wątpliwości w kwestii ponownego zakładania akt osobowych pracownika.
W związku z brakiem wytycznych w tym zakresie, uważam, że pracodawca może swobodnie decydować o tym czy w przypadku przerwy w zatrudnieniu, zakładać pracownikowi nowe akta osobowe.
Ze względów porządkowych oraz finansowych, bardziej korzystne wydaje się prowadzenie jednych akt osobowych dla danego, konkretnego pracownika niezależnie od przerw w zatrudnieniu. Praktycy prawa pracy często w takiej sytuacji wyraźnie oddzielają poszczególne części akt osobowych dotyczących poprzedniego zatrudnienia od nowego, które zostało zawarte po przerwie.
Pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie trzech umów o pracę: umowy na okres próbny od 01.01.2016 do 31.03.2016, na czas określony od 01.04.2016 do 31.08.2016, na czas określony od 01.09.2016 do 31.12.2016. Umowa o pracę zawarta 01.09.2016 rozwiązała się z upływem czasu, na który była zawarta. Nie kontynuowano zatrudnienia. Oczywiście od momentu zatrudnienia aż do jego zakończenia pracodawca był zobowiązany założyć i rzetelnie prowadzić akta osobowe pracownika. Pracodawca i pracownik postanowili o kontynuowaniu zatrudnienia po kilku miesiącach od dnia rozwiązania ostatniej umowy o pracę. Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na czas określony od 01.04.2017.
W opisanych przypadku, pracodawca może na nowo założyć i prowadzić akta osobowe pracownika ale może również wykorzystać poprzednią „teczkę” akt osobowych i wyraźnie oddzielając okresy zakończonego w 2016 zatrudnienia, na nowo rozpocząć gromadzenie dokumentacji pracowniczej, w odpowiednich częściach akt osobowych w związku z zawarciem umowy o pracę w dniu 01.04.2017.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12);
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j. z dnia 2017.05.08).