E-akta osobowe - czy pracodawca może je prowadzić?
Niezbędne do tego jest posiadanie przez pracodawcę podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Należy pamiętać o tym, że podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem odręcznym, a kwalifikowana pieczęć elektroniczna pracodawcy potwierdza autentyczność dokumentu.
Elektroniczne akta bez kwalifikowanego podpisu pracownika?
Pracownicy z reguły podpisują dokumenty ręcznie, ponieważ nie posiadają podpisu kwalifikowanego. Nie stoi to na przeszkodzie prowadzeniu elektronicznych akt osobowych. W takim przypadku należy zeskanować dokumenty papierowe i opatrzyć je podpisem kwalifikowanym pracodawcy lub pieczęcią elektroniczną. Warto pamiętać, że pracodawca nie ma prawa wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego.
Jak zmienić dokumentację papierową na elektroniczną?
Aby prawidłowo prowadzić e-akta, należy stosować się do §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany dokumentacji papierowej na elektroniczną:
- Odwzorowanie dokumentów papierowych.
Należy to zrobić w formie skanów.
- Potwierdzenie zgodności dokumentów elektronicznych z papierowymi.
Skany zatwierdza pracodawca lub osoba upoważniona za pomocą podpisu elektronicznego.
W ciągu 30 dni pracownicy mają prawo odebrać papierową wersję swoich dokumentów. Termin ten jest liczony od momentu poinformowania pracownika przez pracodawcę o takiej możliwości.
Elektroniczne akta osobowe - zalety
Bez wątpienia prowadzenie elektronicznych akt osobowych posiada wiele zalet. Wśród nich wyróżnić można:
- Zmniejszenie kosztów związanych z bezpiecznym przechowywaniem dokumentów i ich obsługą.
- Oszczędność czasu, poprzez łatwy i szybki dostęp do plików.
- Bezpieczeństwo, dzięki odpowiednim zabezpieczeniom.
- Dokumenty w formie elektronicznej to zdecydowanie bardziej ekologiczne rozwiązanie; pozwala oszczędzać na papierze i kosztach druku.
Elektroniczne akta osobowe w systemie kadrowo-płacowym
Przedsiębiorcy, którzy korzystają z programu kadrowo-płacowego, mogą w prosty sposób prowadzić e-akta swoich pracowników. Tworzą się one automatycznie, w momencie dodania pracownika do systemu. Należy zwrócić uwagę, czy system jest zgodny z aktualnymi przepisami odnośnie prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej. W przeciwnym razie pracodawca będzie mógł prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale równolegle będzie zmuszony przechowywać akta w formie papierowej.