Elektroniczna postać przechowywania dokumentów, skrócenie z 50 do 10 lat okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Jesteś pracodawcą i chciałbyś uniknąć uciążliwości związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji pracowniczej? Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które wprowadzą wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych.
e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać). Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 - 2018. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:
- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018 oraz
- raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.
Inne zmiany
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca będzie przekazywał do ZUS:
- imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach)
- po zakończeniu stosunku pracy, formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Dodatkowe informacje
Od stycznia 2019 roku zmienią się również zasady dotyczące wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Podstawową formą będzie wpłata na konto pracownika.
Źródło: biznes.gov.pl