Jak ustalać ryczałt za pracę w nocy

Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Pracodawca, zamiast ustalać dodatki za każdą godzinę pracy w nocy, może ustalić należności z tego tytułu w formie ryczałtu. Jednak możliwość taka jest ograniczona jedynie do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy.

Organizacja czasu pracy może przewidywać pracę w porze nocnej. Praca taka, jako uciążliwa i niedogodna, jest dodatkowo gratyfikowana.

Pora nocna w przepisach wewnętrznych

Porę nocną, która obejmuje 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00, pracodawca powinien wskazać:

• w regulaminie pracy - który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników; dotyczy to pracodawców zobligowanych do tworzenia tego aktu (zatrudniających co najmniej 50 pracowników) lub pracodawców posiadających taki regulamin mimo mniejszej liczby pracowników (art. 104 i 104¹ ustawy Kodeks pracy, dalej k.p.) lub
• w pisemnej informacji dla pracownika - wydawanej przez pracodawców nieposiadających regulaminu pracy (art. 29 § 3 k.p.).

Pracownik, którego rozkład czasu pracy obejmuje w każdej dobie co najmniej 3 godziny pracy w porze nocnej lub którego co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada na porę nocną, jest pracującym w nocy. Czas pracy takich osób nie może przekraczać 8 godzin na dobę, jeżeli wykonują prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym, co jednak nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy czy biorących udział w akcjach ratowniczych lub usuwaniu awarii (art. 151⁷ k.p.).

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Ryczałt zamiast dodatku za każdą godzinę

Pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Zatem, generalnie praca w porze nocnej powinna być odnotowywana w karcie ewidencji czasu pracy prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika. Za każdą godzinę nocną dodatek wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w danym roku kalendarzowym (art. 151⁸ k.p.). Ze względu na to, że poszczególne miesiące różnią się nominałem czasu pracy, dodatek również przysługuje w zróżnicowanej wysokości. Stawkę godzinową uzyskuje się, dzieląc kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. W 2017 r. 20% stawka godzinowa waha się pomiędzy 2,17 zł a 2,63 zł.

Zamiast obliczania dodatków za każdą godzinę pracy nocnej dopuszczalne jest ustalenie należności z tego tytułu w formie ryczałtu, czyli pewnej stałej miesięcznej kwoty. Jednak - uwaga - nie jest to rozwiązanie możliwe do zastosowania u każdego pracownika. Kodeks pracy ogranicza rozliczanie ryczałtowe jedynie do pracowników wykonujących pracę w porze nocnej stale poza zakładem pracy (art. 151⁸ § 2 k.p.). Tylko wtedy dodatek w ujęciu godzinowym, za faktycznie przepracowany czas w porze snu, może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanemu wymiarowi pracy w porze nocnej.

Zatem, po pierwsze, ryczałt można wprowadzić jedynie pracownikom stale wykonującym pracę poza zakładem pracy, kiedy skrupulatne zapisywanie poszczególnych godzin jest wysoce utrudnione lub wręcz niemożliwe. Przykładowo, dotyczy to kierowców, przedstawicieli handlowych, dozorców, serwisantów. Określenie "stale poza zakładem pracy" nie oznacza wykonywania pracy "bez przerwy" bądź "wyłącznie" w innym miejscu. Wystarczy, że są to powtarzające się, zaplanowane okresy poza zakładem (wyrok SN z 13 listopada 2009 r., III PK 44/09). Część pobocznych obowiązków może być więc realizowana w firmie. Nie chodzi więc o to, by pracownik w ogóle nie pojawiał się w firmie, ale by regularnie swoje kluczowe zadania pełnił poza nią.

Po drugie, w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 k.p.). Nie oznacza to, że pracodawca w ogóle jest zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy dla takiego pracownika. Ewidencja przybiera tu formę uproszczoną, co oznacza odnotowywanie dni pracy oraz dni wolnych, urlopów, czy dni niezdolności do pracy.

Jak ustalić kwotę ryczałtu

Kwotę ryczałtu ustala się, uwzględniając prognozowany wymiar godzin przypadających w porze nocnej, a więc przybliżoną liczbę godzin. Można to zrobić w następujący sposób:

Krok 1. Analizując poprzedni okres pracy np. półroczny, obliczyć, ile wynosiła praca w godzinach nocnych.

Krok 2. Uśrednić dane co do wymiaru tych godzin i na tej podstawie wyznaczyć wysokość ryczałtu.

Jeżeli ryczałt został z góry ustalony w określonej wysokości, czyli takiej, która pokrywa w danym okresie rozliczeniowym należności związane z porą nocną, to nawet w razie faktycznego niewypracowania tych godzin pracownik zachowuje prawo do pełnego ryczałtu. Ryczałt jest bowiem miesięcznym składnikiem stałym i jedynie w razie wypracowania znacząco większej liczby godzin nocnych, których ryczałt nie pokrywa, trzeba wypłacić wyrównanie. Dlatego, o ile to możliwe, pracodawca powinien przynajmniej monitorować, czy kwota ryczałtu obejmuje przyjęty wymiar czasu pracy w porze nocnej.

Reasumując:

• wysokość ryczałtu nie może odbiegać na niekorzyść w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nocnych ustalonego w myśl zasady wyrażonej w art. 151⁸ § 1 k.p.
• jeżeli pracownik w określonym czasie wykonywał pracę w godzinach nocnych, za którą̨ przysługuje wynagrodzenie w kwocie wyższej niż̇ uzgodniony między stronami ryczałt, to należy mu się̨ wynagrodzenie w części przewyższającej ryczałt.

Przykład

Na podstawie danych z ostatnich 6 miesięcy zatrudnienia pracownika pracodawca ustalił, że przez 1/3 swojego średniego wymiaru czasu pracy, tj. 56 godzin, wykonywał on pracę w porze nocnej. W celu skalkulowania ryczałtu należy:

1) obliczyć średni miesięczny wymiar czasu pracy w 2017 r. :

2000 godzin : 12 mies.= 166,66 godz., w przybliżeniu 166 godzin

2) ustalić 20% stawkę godzinową z wynagrodzenia minimalnego

2 000 zł : 166 godz. = 12,05 zł x 20% = 2,41 zł

3) ustalić wysokość ryczałtu:

2,41 zł x 56 godz. = 134,96 zł; w zaokrągleniu 135 zł.

Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 135 zł.

Ryczałt nocny powinien być wyszczególniony w umowie o pracę jako składnik wynagrodzenia. Nie jest konieczne podawanie konkretnej jego kwoty, ale co najmniej sposobu obliczania, a także ewentualnego zmniejszenia w razie danego rodzaju nieobecności.

Należy podkreślić, że jeżeli w porze nocnej przypadnie praca nadliczbowa, musi być ona odrębnie opłacona (normalne wynagrodzenie, dodatki). Są to bowiem należności z innych tytułów i wypłacane według różnych podstaw prawnych. Możliwe jest też wypłacanie dwóch ryczałtów - za pracę w porze nocnej oraz za pracę w godzinach nadliczbowych na podstawie art. 151¹ § 4 k.p. W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe (100% lub 50%) może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Trzeba więc odrębnie ustalić ryczałt za "nocki" i za "nadliczbówki". Ponadto, gdy np. faktycznej liczby godzin nadliczbowych ryczałt nie pokryje, a z kolei wymiar godzin nocnych zmieści się z zapasem w kwocie ryczałtu, to nie można niedopłaty jednego ryczałtu uzupełniać "nadwyżką" drugiego.

Kiedy ryczałt jest niedozwolony

Ryczałtu nie można stosować u pracowników, którym tylko czasowo zlecono wykonywanie pracy poza zakładem pracy lub taką pracę świadczą od czasu do czasu, sporadycznie. Przykładowo, u pracowników, od których wymaga się obecności w firmie na początku i na końcu pracy.

Ryczałt za pracę w nocy a minimalne wynagrodzenie za pracę

Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Do obliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez Główny Urząd Statystyczny do wynagrodzeń osobowych. Przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracownika nie uwzględnia się jednak - oprócz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych - również dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej. Skoro dodatek może być zastąpiony ryczałtem, to również taka forma wynagrodzenia nie może wchodzić do wynagrodzenia dla potrzeb porównania go z minimalnym.

Przykład

Wynagrodzenie pracownika składa się z płacy zasadniczej 1850 zł, ryczałtu za pracę w porze nocnej 135 zł oraz miesięcznej premii w wysokości od 5% do 30% wynagrodzenia. Do wynagrodzenia pracownika przyjmuje się premię oraz płacę zasadniczą, przy czym jeżeli w danym miesiącu premia wyniosłaby np. tylko 5%, to oba składniki nie dałyby pracownikowi minimalnego wynagrodzenia:

1850 zł + 92,50 zł (5% premii) = 1942,50 zł < 2 000 zł.

Pracownikowi przysługiwałoby zatem wyrównanie do płacy minimalnej, gdyż ryczałt za pracę w nocy nie podlega tu sumowaniu.

Zmniejszenie ryczałtu z powodu nieobecności

Ryczałt za godziny pracy nocnej jest składnikiem wynagrodzenia ustalonym w stawce miesięcznej. Jego istotą jest to, że bez względu na liczbę faktycznych godzin nocnych, pracownik zachowuje prawo do pełnej kwoty ryczałtu. W związku z tym można stwierdzić, że jest to świadczenie za pracę wykonaną. Gdyby pracownik nie przepracował pełnego miesiąca, ryczałt powinien ulec odpowiedniemu zmniejszeniu. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy w piśmie z 29 maja 2009 r. (nr GPP-110-4560-14/09/PE/RP) stwierdził, że ryczałt należy obniżyć (w zależności od rodzaju absencji), stosując przepisy rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Co prawda pismo dotyczy ryczałtu za nadgodziny, ale ryczałt nocny ma tu analogiczne znaczenie. Zatem, w celu obliczenia ryczałtu za przepracowaną część miesiąca - jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą czy macierzyństwem i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną kwotę ryczałtu dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną wartość odejmuje się od ryczałtu przysługującego za cały miesiąc (§ 12 ww. rozporządzenia).

Natomiast w celu obliczenia ryczałtu za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał świadczenie pieniężne w razie choroby, wypadku lub macierzyństwa, miesięczną kwotę ryczałtu należy podzielić przez 30. Otrzymaną wartość mnoży się przez liczbę dni niezdolności pracownika do pracy. Tak obliczoną kwotę odejmuje się od ryczałtu należnego za pełny miesiąc (§ 11 ww. rozporządzenia).

Reasumując, ryczałt podlega zmniejszeniu za czas niezdolności do pracy lub za czas urlopu bezpłatnego czy absencji nieusprawiedliwionej, nie powinien być natomiast redukowany za czas urlopu wypoczynkowego.

Polecamy: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne w 2017 r.

Przykład

Pracownik otrzymuje ryczałt za godziny nocne w wysokości 135 zł miesięcznie. Umowa o pracę przewiduje, że ryczałt jest proporcjonalnie pomniejszany m.in. za okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. W maju 2017 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 5 dni. Przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Ryczałt za maj wynosi:

135 zł : 30 dni = 4,50 zł,

4,50 × 5 dni choroby = 22,50 zł,

135 zł - 22,50 zł = 112,50 zł

W maju pracownik otrzyma 112,50 zł ryczałtu za pracę w nocy.

Przykład

Od 4 do 5 maja 2017 r. (16 godzin) pracownik miał nieobecność nieusprawiedliwioną. Ryczałt za maj wynosi:

135 zł : 168 godzin do przepracowania w maju = 0,80 zł,

0,80 zł × 16 godz. nieprzepracowanych = 12,80 zł,

135 zł - 12,80 zł = 122,20 zł

W maju pracownik ma prawo do ryczałtu za pracę w nocy w wysokości 122,20 zł.

Ryczałt w podstawie wymiaru zasiłków i wynagrodzenia/ekwiwalentu urlopowego

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Ryczałt jako stały składnik miesięczny, za miesiąc z urlopem powinien być więc wypłacany w całości, tak jak inne składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Należy też przyjąć go przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.

Ryczałty zmniejszane proporcjonalnie za okresy niezdolności do pracy wchodzą też do podstawy zasiłków. Podlegają one bowiem oskładkowaniu i nie są wypłacane za okresy pobierania świadczeń zasiłkowych.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 1, 3, art. 104¹ § 1, art. 151¹ § 4, art. 151⁸, art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 60),

• art. 6 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847),

• art. 36 ust. 1, art. 41 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 372; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 396),

• § 4b, § 11, § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927),

• § 7, § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost. zm. Dz.U. z 2009 r., Nr 174, poz. 1353).