Korekta dokumentacji płacowej

Najczęstszymi sytuacjami wymagającymi korekty dokumentów płacowych są:

• zwolnienie lekarskie pracownika po naliczeniu wynagrodzenia,
• błąd w jego naliczeniu oraz
• niepodjęcie wypłaty przez pracownika.

Gdy pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za cały miesiąc, a pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego po naliczeniu wynagrodzenia, wówczas w niektórych przypadkach może zaistnieć konieczność skorygowania dokumentów płacowych. Przyjmuje się, że jeżeli pracownik korzysta z krótkotrwałego zwolnienia lekarskiego, nie ma konieczności korygowania dokumentów płacowych za dany miesiąc. Zwolnienie lekarskie może być bowiem rozliczone w miesiącu następnym. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby skorygować naliczenia wynagrodzenia za dany miesiąc. W przypadkach gdy niezdolność pracownika do wykonywania pracy obejmuje dłuższy okres, zaleca się, aby rozliczenie zwolnienia lekarskiego nastąpiło poprzez skorygowanie listy płac za dany miesiąc, ze względu na fakt, że przy dłuższej nieobecności pracownika w pracy, nie zawsze istnieje możliwość dokonania rozliczenia naliczonych składek ZUS i podatku (przykład 1).

PRZYKŁAD 1: Zwolnienie lekarskie

W firmie X termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 27. dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie za kwiecień 2011 r. wypłacono 26 kwietnia 2011 r. Przed końcem miesiąca – 28 kwietnia – doszło do wypadku przy pracy. W konsekwencji poszkodowana pracownica przebywa na zwolnieniu lekarskim od 28 kwietnia 2011 r. do 20 maja 2011 r. i jest nieobecna w dalszym ciągu.

Gdyby choroba pracownicy miała krótkotrwały charakter, rozliczenie zwolnienia lekarskiego mogłoby nastąpić w maju 2011 r. Wówczas na liście płac za maj 2011 r. pracodawca dokonałby pomniejszenia wynagrodzenia za czas zwolnienia lekarskiego za okres od 28 kwietnia do 30 kwietnia 2011 r. oraz wykazałby wysokość zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za 3 dni zwolnienia lekarskiego. Jednak ze względu na długotrwałą chorobę, rozliczenie zwolnienia lekarskiego powinno zostać rozliczone poprzez skorygowanie listy płac za kwiecień 2011 r. Ze względu na fakt, że pracownica w kolejnych miesiącach będzie miała wypłacany zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, pracodawca nie miałby możliwości rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wypłata wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków finansowanych z ZUS powinna być wypłacona w terminach przyjętych u danego pracodawcy jako termin wypłaty wynagrodzenia. Świadczenia te powinny być jednak wypłacone nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do świadczeń chorobowych.

Pracodawca powinien dokonać w tym przypadku korekty listy płac za kwiecień 2011 r., dokonując w niej naliczeń za przysługujący pracownicy zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego oraz pomniejszając wynagrodzenie za czas przepracowany za 3 dni zwolnienia lekarskiego. Pracodawca może dokonać z wynagrodzenia pracownika potrącenia w pełnej wysokości niesłusznie wypłaconego wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia bez uzyskiwania zgody od pracownika. Należy przy tym pamiętać, że takiego potrącenia bez zgody pracownika można dokonać tylko w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia (wyrok SN z 4 października 1994 r., sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89). W przypadku gdyby pracodawca chciał dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika w miesiącach późniejszych, musiałby uzyskać od pracownika pisemną zgodę na dokonanie potrącenia.

W sytuacji gdy pracodawca dokonał błędnego naliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika, musi on skorygować je i wypłacić w prawidłowej wysokości. Jeżeli w danym miesiącu nie zagwarantuje on pracownikowi co najmniej minimalnego wynagrodzenia, ma obowiązek uzupełnienia wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania. Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia powinno być wypłacone za okres każdego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia. W przypadku wypłacenia wynagrodzenia niższego od wynagrodzenia minimalnego pracodawca ma obowiązek dokonania prawidłowych naliczeń i skorygowania listy płac za dany miesiąc (przykład 2).

PRZYKŁAD 2: Błąd pracodawcy

Pracodawca zatrudnił pracownika z wynagrodzeniem zasadniczym 1200 zł brutto. W umowie zawarł zapis, który mówił, że istnieje możliwość przyznania premii uznaniowej. Termin wypłaty wynagrodzenia ustalono na 10. dzień następnego miesiąca. Pracownik ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2 uprawniające pracodawcę do odliczania ulgi podatkowej. Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku. W maju 2011 r. pracodawca uznał, że pracownikowi nie będzie przysługiwała premia uznaniowa i wypłacił mu 9 maja 2011 r. tylko 1200 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego. 11 maja 2011 r. pracownik wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o wypłatę wyrównania do minimalnego wynagrodzenia. Pracodawca stwierdził, że wyrównanie wypłaci w przyszłym miesiącu. Takie postępowanie pracodawcy nie jest prawidłowe. Pracodawca powinien dokonać wyliczenia wyrównania do minimalnego wynagrodzenia, skorygowania listy płac za maj 2011 r. oraz wypłacenia należnego wynagrodzenia pracownikowi.

Sposób dokonania korekty przedstawiają tabele 1 i 2.

Tabela 1. Lista płac za maj 2011 r. (przed dokonaniem korekty)

Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia:

1386 zł : 168 godzin (nominalny czas w maju 2011 r.) = 8,25 zł

1200 zł : 168 godzin (nominalny czas pracy w maju 2011 r.) = 7,14 zł

8,25 zł – 7,14 zł = 1,11 zł (różnica między stawką za jedną godzinę pracy wynikającą z minimalnego wynagrodzenia a stawką za jedną godzinę pracy z wynagrodzenia wypłaconego)

1,11 zł x 168 godzin = 186,48 zł – kwota wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

Kwota brutto za maj 2011 r.: 1200 zł + 186,48 zł = 1386,48 zł.

Tabela 2. Lista płac za maj 2011 r. (po dokonaniu korekty)

Po sporządzeniu korekty listy płac pracodawca powinien wypłacić różnicę zaniżonego wynagrodzenia w kwocie 130,42 zł (1032,71 zł – 902,29 zł).

Wreszcie w przypadku, gdy pracodawca naliczy wynagrodzenie dla pracownika, musi być ono wypłacone w terminie wyznaczonym jako termin wypłaty wynagrodzenia. Od naliczonego wynagrodzenia pracodawca ma obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli pracownik nie podejmie przysługującego mu wynagrodzenia, pracodawca nie koryguje naliczonej listy płac, lecz wykazuje wszystkie należne składki na ZUS i podatek dochodowy w takiej wysokości, w jakiej zostały naliczone (przykład 3).

PRZYKŁAD 3: Niepodjęcie wynagrodzenia

Pracodawca zatrudnił pracownika od 1 marca 2011 r. na czas określony do 31 grudnia 2011 r. Pracownik nie wyraził na piśmie zgody, aby jego wynagrodzenie było przekazywane na rachunek bankowy. Pieniądze wypłacano w kasie pracodawcy. Termin wypłaty wynagrodzenia w firmie ustalono na 8. dnia następnego miesiąca. Pracownik 30 kwietnia 2011 r. przyszedł ostatni raz do pracy i od 1 maja 2011 r. nie pojawił się w pracy – porzucił ją. Pracodawca naliczył należne wynagrodzenie za czas przepracowany dla pracownika oraz ekwiwalent za niewykorzystane godziny urlopu wypoczynkowego, dokonując naliczeń na składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Pracownik jednak nie zgłosił się po odbiór należnego mu wynagrodzenia.

Mimo że pracownik nie podjął tego wynagrodzenia, pracodawca ma obowiązek naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Nie ma w tym przypadku podstaw prawnych, które zwalniałyby pracodawcę z obowiązku naliczenia składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. A tym samym nie ma konieczności dokonywania korekty listy płac, deklaracji ZUS i PIT.

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej mają jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek od osób, które uzyskują od tych zakładów pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Według stanowisk urzędów skarbowych nie ma podstaw, aby w takim przypadku dokonywać korekty wystawionego PIT-4 czy PIT-11. Oznacza to tym samym, że niepodjęcie przez pracownika przysługującego mu wynagrodzenia nie powoduje konieczności korygowania sporządzonych przez pracodawcę dokumentów płacowych.

Podstawa prawna

• Art. 11 i 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 84, poz. 455.
• Art. 7 pkt. 1 i 2 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – Dz.U. z 2002 r. nr 200, poz. 1679; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz. 1314.
• Art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 225, poz. 1463.
• Art. 87 § 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 63, poz. 322.