Jak obliczyć odpis na zfśs na emerytów i rencistów - byłych pracowników?
PROBLEM
Tworzymy zfśs od 1 stycznia 2020 r. W 2021 r. chcemy zwiększyć środki funduszu na byłych pracowników - emerytów i rencistów. Jak prawidłowo ustalić status tych osób i wysokość zwiększenia?
RADA
Zwiększenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na emerytów i rencistów - byłych pracowników jest możliwe, jeżeli sprawują Państwo nad nimi opiekę socjalną. Chodzi o te osoby, które uprzednio korzystały z utworzonego u Państwa zfśs i pracowały w Państwa zakładzie bezpośrednio przed przejściem na emeryturę lub rentę. Jeżeli po przejściu na świadczenie emeryt lub rencista podjął pracę u innego pracodawcy, nie należy dokonywać odpisu na te osoby. Z takiego uprawnienia może bowiem skorzystać tylko ostatni pracodawca, u którego funkcjonował zfśs. W 2021 r. zwiększenie ustalane jest od kwoty 4134,02 zł i wynosi na każdego emeryta i rencistę po 258,38 zł (6,25% z 4134,02 zł).
UZASADNIENIE
Podmioty zobowiązane do tworzenia zfśs
Zakładowy fundusz socjalny obowiązkowo tworzą:
- pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- na wniosek zakładowej organizacji związkowej pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Pozostali pracodawcy prowadzą dobrowolnie działalność socjalną.
Sprawowanie opieki nad emerytami i rencistami - byłymi pracownikami
Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć zfśs o 6,25% podstawy wymiaru odpisu, która w 2021 r. wynosi 4134,02 zł (przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2018 r., dalej: przeciętne wynagrodzenie). Jest to zatem dobrowolne zwiększenie środków socjalnych. Nie ma przy tym znaczenia, czy emeryt (rencista) rzeczywiście skorzysta u takiego pracodawcy ze świadczeń pochodzących z zfśs. Istotne jest wyłącznie prawo tych osób do świadczeń. Emeryci i renciści mogą korzystać ze świadczeń z zfśs u ostatniego pracodawcy uznawanego za sprawującego opiekę.
Tak stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 15 listopada 1991 r. (I PZP 56/91, OSNC 1992/4/63), w której wskazał, że:
Odpis na ZFŚS na emerytów i rencistów - SN
(…) Zakładem tym jest zawsze ten zakład pracy, w którym emeryt był ostatni raz zatrudniony i to niezależnie od tego, czy przeszedł on z niego na emeryturę po raz pierwszy, czy też było to przejście "ponowne".
Problemem może okazać się ustalenie tych osób. W tej sytuacji zalecanym rozwiązaniem jest określenie tej kwestii w regulaminie zfśs. Powinien on zobowiązywać tę grupę byłych pracowników do poinformowania o nabyciu prawa do świadczeń socjalnych u innego pracodawcy (w takim przypadku uprawnienie wygasa u poprzedniego pracodawcy). Jeżeli emeryt (rencista) nie przekaże takiego powiadomienia (do celów dowodowych najlepiej, aby miało inną formę niż ustna, np. zostało złożone na piśmie albo w e-mailu), należy przyjąć, że dany pracodawca jest ostatni i nadal sprawuje opiekę nad tymi osobami.
W kontekście dokonywania zwiększenia funduszu na emerytów i rencistów ze zlikwidowanych zakładów pracy należy przyjąć, że chodzi o osoby obejmowane opieką socjalną przez inne podmioty. Przykładowo, w przypadku likwidacji szkoły lub przekazania jej prowadzenia osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego lub osobie fizycznej, organ prowadzący szkołę jest obowiązany wskazać inną szkołę, w której będzie naliczany odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na każdego nauczyciela będącego emerytem lub rencistą zlikwidowanej lub przekazanej szkoły oraz nauczyciela pobierającego nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, którego szkoła ta była ostatnim miejscem pracy. Osoby te korzystają z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zasadach i warunkach ustalonych w regulaminie obowiązującym we wskazanej szkole (art. 53 ust. 3a Karty Nauczyciela).
Wysokość zwiększenia dokonywanego na emeryta i rencistę
Zwiększenie zfśs jest osobowe a zatem ustalane odrębnie na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej. Wysokość tego zwiększenia w 2021 r. wynosi 258,38 zł (6,25% z 4134,02 zł) na osobę.
Pracodawca, u którego od 1 stycznia 2020 r. funkcjonuje zfśs, chce w 2021 r. zwiększyć fundusz na każdego emeryta i rencistę - byłego pracownika. Do końca marca 2021 r. na świadczenia emerytalno-rentowe przeszło 5 pracowników, przy czym 2 osoby od 1 stycznia do 28 lutego 2021 r. miały status pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy i wykonujących pracę w zwykłych warunkach. Za ten okres pracodawca nalicza za te osoby odpis na pracowników, ale proporcjonalnie do okresu ich zatrudnienia (odpisy i zwiększenia są bowiem ustalane na okres roczny). Od 1 marca 2021 r. należy ustalić odpis zwiększający fundusz za tych pracowników w proporcjonalny sposób, uwzględniając 10 miesięcy sprawowania opieki, tj.:
10/12 x 258,38 zł = 215,32 zł,
215,32 zł x 2 osoby = 430,64 zł.
Natomiast za 3 pozostałych emerytów i rencistów odpis będzie pełny, tj.:
258,38 zł x 3 osoby = 775,14 zł.
Nie dokonuje się omawianego zwiększenia na emerytów i rencistów mających status pracownika u pracodawcy tworzącego zfśs. W takim przypadku odpisu na fundusz należy dokonać tylko na pracownika.
Jeden z pracowników spółki z o.o., w której funkcjonuje zfśs, przeszedł na emeryturę pod koniec grudnia 2020 r. Od 1 stycznia 2021 r. został ponownie zatrudniony w tym samym podmiocie na podstawie umowy o pracę na tych samych warunkach, ale już ze statusem emeryta. W takim przypadku pracodawca dokonuje odpisu na zfśs na tego pracownika w wysokości 37,5% lub 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (jeżeli wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych), tj. od kwoty 4134,02 zł.
Zwiększenia funduszu na emerytów i rencistów za 2021 r. pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy do końca września br.
Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.
Podstawa prawna:
art. 5 ust. 1-2, ust. 3-4, art. 5j, art. 6, art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2400
art. 53 ust. 3a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela - j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 2215; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 4
obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2019 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2018 r. i w drugim półroczu 2018 r. - M.P. z 2019 r. poz. 201
Powołane orzeczenia sądów:
uchwała Sądu Najwyższego z 15 listopada 1991 r. (I PZP 56/91, OSNC 1992/4/63)
Czytaj także: "Okres przechowywania dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności socjalnej" - na www.inforlex.pl/ewydania.