Osoby na macierzyńskim, czy chorobowym też trzeba zapisać do PPK
Czy pracodawca powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób przebywających na urlopie macierzyńskim lub nieobecnych w pracy z powodu choroby? Czy ma obowiązek poinformować je o warunkach uczestnictwa w PPK? Czy osoby takie muszą wyrazić zgodę na zapisanie ich do programu?
Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć w imieniu i na rzecz wszystkich „osób zatrudnionych” w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, dalej „ustawa o PPK”, które ukończyły 18. rok życia, ale nie ukończyły 70 lat. W tym m.in. również w imieniu i na rzecz osób przebywających na urlopie macierzyńskim oraz tych, które są nieobecne w pracy z powodu choroby. Oczywiście pod warunkiem, że wcześniej nie złożyły one pracodawcy deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Polecamy: 20 problemów z wdrażaniem i prowadzeniem PPK (PDF)
Definicja osoby zatrudnionej
Zgodnie bowiem z treścią art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK, za osoby zatrudnione uważa się podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z wymienionych niżej tytułów w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:
- pracowników, z wyjątkiem m.in. młodocianych,
- osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
- członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
- osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług (do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), które ukończyły 18. rok życia,
- osoby przebywające ze wskazanych wyżej tytułów na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
- członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.
Podobnie jak inne osoby zatrudnione, również osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim, aby oszczędzać w PPK, nie muszą podejmować żadnych działań (oczywiście, jeśli nie ukończyły jeszcze 55 lat), ani wyrażać zgody na przystąpienie do PPK. Pracodawca powinien zapisać je do programu niejako z automatu. Jednak w związku z tym, że zasiłek macierzyński, jak i zasiłek chorobowy nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w okresie przebywania pracownika zarówno na urlopie macierzyńskim, jak i zwolnieniu lekarskim wpłaty do PPK od kwot tych zasiłków nie będą naliczane.
Osoby 55+, aby mogły być zapisane do PPK muszą złożyć pracodawcy wniosek o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK. Pracodawca ma obowiązek poinformować je o możliwości złożenia takiego wniosku.
Informowanie pracowników
Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca może poinformować pracowników - w tym przebywających na urlopie macierzyńskim czy zwolnieniu lekarskim- o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach podmiotu zatrudniającego i osób zatrudnionych związanych z tym uczestnictwem (art. 14 ust. 4 ustawy o PPK).
Mimo że takie informowanie nie jest obowiązkiem pracodawcy, przeprowadzenie kampanii informacyjnej o PPK wydaję się korzystne dla obu stron. Pozwala pracownikom na podjęcie przemyślanych decyzji co do swego uczestnictwa w programie w oparciu o uzyskaną wiedzę, a tym samym zmniejsza prawdopodobieństwo szybkiej ich zmiany, co zawsze związane jest z koniecznością podejmowania dodatkowych czynności przez pracodawcę.
Pracodawca, który nie zdecyduje się na przeprowadzenie kampanii informacyjnej o PPK dla ogółu zatrudnionych, nie może zwolnić się jednak z obowiązku informacyjnego względem osób 55+. Zgodnie z ustawą o PPK każdy pracodawca jest bowiem zobowiązany do poinformowania pracowników, którzy ukończyli 55. rok życia, ale nie ukończyli 70 lat o tym, że nie są oni objęci tzw. automatycznym zapisem i przystąpić do PPK mogą wyłącznie na swój wniosek. Pracodawca powinien to zrobić jeszcze przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK tak, aby umożliwić im przystąpienie do PPK w pierwszym możliwym terminie, razem z pozostałymi zatrudnionymi.
Czy można zrezygnować?
Osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub zwolnieniu lekarskim niemające jeszcze 55 lat, które nie chcą, aby pracodawca zapisał je do PPK, powinny – jeszcze przed zawarciem w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK - złożyć pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK w formie pisemnej. Deklaracja powinna zawierać dane dotyczące pracodawcy i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia (wzór tej deklaracji określony został w rozporządzeniu Ministra Finansów) i powinna zostać opatrzona własnoręcznym podpisem pracownika. Jeśli następnie zmienią zdanie i będą chciały rozpocząć oszczędzanie w PPK, wystarczy, że złożą pracodawcy – także w formie pisemnej - wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Warto bowiem pamiętać, że uczestnictwo w PPK jest dla osób zatrudnionych całkowicie dobrowolne. W każdej chwili mogą one zrezygnować z oszczędzania w tym programie, jak i do tego oszczędzania wrócić.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj: https://www.mojeppk.pl/szkolenia.html.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 z późn. zm.),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1102).