Mimo zawartej w Kodeksie pracy definicji podróży służbowej w praktyce występuje wiele wątpliwości związanych z tym tematem.
Zakres regulacji
Podróż służbowa jest podróżą podjętą w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 k.p.). Oznacza to, że nie należy traktować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się ich miejsce pracy, jako podróży służbowej.
Ponadto termin „podróż służbowa” można stosować tylko wobec pracowników firmy. Wobec współpracowników (m.in. świadczących usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło) należy używać terminu „podróż”.
Celem podróży służbowej pracownika powinno być wykonywanie zadania służbowego wyraźnie zleconego przez pracodawcę. Trzeba jednak pamiętać, że miejsce wykonywania zadania musi znajdować się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy).
Pomimo zawartej w Kodeksie pracy definicji podróży służbowej w praktyce występuje wiele wątpliwości związanych z tym tematem. W wyroku z 30 maja 2001 r. Sąd Najwyższy uznał, że z definicji podróży służbowej wynika, iż ma ona miejsce wtedy, gdy pracownik musi wykonywać swoje obowiązki poza stałym miejscem świadczenia pracy. Stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy (I PKN 424/00, Pr. Pracy 2001/10/31). Natomiast w wyroku z 24 listopada 1999 r. (SA/Sz 1780/98, niepubl.) Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że o podróży służbowej oraz o przysługujących z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczenia pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.
Podróż współpracownika firmy
Pracodawca może wydać polecenie odbycia podróży w celu załatwienia spraw firmowych nie tylko pracownikowi, ale także osobie współpracującej z nim na podstawie umowy cywilnoprawnej (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła). Jest to możliwe pod warunkiem, że konieczność wyjazdu wiąże się z zadaniem, które wynika z łączącej strony umowy.
To, że zwrot kosztów podróży służbowych jest uregulowany w Kodeksie pracy tylko przy stosunku pracy, nie oznacza, że przy zawieraniu umów innego rodzaju, np. cywilnoprawnych, nie ma możliwości zwracania osobom niebędącym pracownikami poniesionych kosztów podróży. Taka możliwość istnieje - pod warunkiem zawarcia odpowiednich ustaleń w umowie łączącej strony.
Miejsce pracy a podróż służbowa
Pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę zawartej z pracownikiem (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.).
Przez miejsce pracy należy rozumieć stały punkt w znaczeniu geograficznym bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (orzeczenie SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSP 1986/3/46). Określenie miejsca pracy zatem powinno wskazywać na jakiś stały, określony punkt, który może zostać zlokalizowany, może to być np. siedziba zakładu pracy czy miejscowość, na której terenie wykonywana jest praca. Jako miejsce pracy można również określić miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań roboczych.
WAŻNE!
Nie każdy wyjazd pracownika poza stałe miejsce pracy jest podróżą służbową. Podróżą służbową nie jest np. przeniesienie pracownika do pracy w innej miejscowości.
Przykład
Firma budowlana ma swoją siedzibę na terenie jednej z inwestycji budowlanych. Swoich pracowników wysyła również na inne budowy w tym samym lub innym mieście. Czy dla tych pracowników będzie to podróż służbowa?
Decydujące znaczenie ma zapis w umowie o pracę określający miejsce ich zatrudnienia. Jeżeli w umowie tej określono, że miejscem zatrudnienia pracownika jest siedziba przedsiębiorstwa - będąca zarazem miejscem podstawowej budowy, pracownikowi nie należą się żadne świadczenia.
Natomiast gdyby miejscem zatrudnienia pracownika była filia macierzystego przedsiębiorstwa, pracownikowi należałyby się świadczenia z tytułu podróży służbowej lub dodatek za rozłąkę (w razie czasowego przeniesienia).
Szczegółowe określenie miejsca pracy
Jak wcześniej wspomniano, określenie miejsca pracy powinno wskazywać na jakiś stały punkt, który może zostać zlokalizowany.
Wskazanie więc w umowie o pracę jako miejsca pracy terenu całego kraju jest niedopuszczalne.
Tak sformułowany opis miejsca świadczenia przez pracownika pracy nie określa ani nie precyzuje miejsca pracy, w związku z czym jest nieprawidłowy. Taki zapis zawarty w umowie o pracę pozbawiałby pracowników możliwości korzystania z przysługujących im świadczeń z tytułu podróży służbowych. Nie można zatem określić jako miejsca pracy terenu całego kraju. Strony umowy mogą jedynie uzgodnić, że niektóre zadania należące do obowiązków pracownika będą wykonywane na terenie całego kraju. Jeżeli wskutek takiego określenia miejsca pracy w umowie pracownik zostanie pozbawiony należności z tytułu podróży służbowej, to może ich dochodzić przed sądem pracy.
Przykład
Czy można wskazać jako miejsce pracy pracownika - przedstawiciela handlowego teren 3 województw?
Tak. Określenie w umowie o pracę terenu kilku województw jest dopuszczalne i prawidłowe. W związku z tym wykonywanie pracy na terenie tych województw przez pracownika nie będzie jego podróżą służbową. Należy jednak pamiętać, że za świadczenie pracy na takim terenie ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, określony w zawartej z nim umowie, będzie mu przysługiwać wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.
Miejsce pracy kierowcy
Szczególnym rodzajem wykonywanej pracy - ze względu na miejsce jej wykonywania - jest praca w charakterze kierowcy. Praca kierowcy jest związana z nieustanną albo periodyczną - jednak systematyczną i trwającą w czasie - zmianą miejsca wykonywania pracy. Dlatego też określenie miejsca pracy takiego pracownika ma nieco inny charakter.
Zdaniem Sądu Najwyższego nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. Ponadto miejsce wykonywania pracy pracowników powinno być tak ustalone, aby pracownicy mieli możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36).
Podobnie jak w przypadku innych pracowników miejsce wykonywania pracy kierowcy powinno być określone w umowie o pracę. Istotne jest przy tym precyzyjne określenie tego miejsca, tak aby w praktyce nie dochodziło do omijania przepisów o świadczeniach pracowniczych z tytułu podróży służbowych. Z tego względu miejsce wykonywania pracy osoby zatrudnionej na stanowisku kierowcy powinno być określone jako stały punkt w znaczeniu geograficznym, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy, bądź oznaczony obszar, strefa określona granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób.
Zdaniem Sądu Najwyższego wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową (wyrok SN z 22 stycznia 2004 r., I PK 298/03, OSNP 2004/23/399).
Wymiar czasu pracy podczas podróży służbowych
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Ponadto czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 130 k.p.).
Pracodawca może również wprowadzić w swoim zakładzie pracy inny system pracy. Istotne jest jednak, aby nie zostały przekroczone ogólnie dopuszczalne normy czasu pracy, czyli np. tygodniowy wymiar czasu pracy. Pracodawca powinien również przestrzegać przysługujących pracownikom okresów odpoczynku. Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 k.p.).
Zasada ta nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. W takich przypadkach pracownikom tym przysługuje w okresie rozliczeniowym równoważny okres odpoczynku.
Dla pracodawcy delegowanie osoby współpracującej z nim na podstawie umowy cywilnoprawnej w podróż w celach prowadzonej działalności jest o tyle korzystne, że - inaczej niż pracownikowi - nie musi płacić wynagrodzenia za czas pracy wykonywanej w trakcie tej podróży.
Praca w godzinach nadliczbowych podczas podróży służbowych
Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 k.p.). Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna również w razie szczególnych potrzeb pracodawcy.
W przypadku pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy, czyli świadczącego pracę przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie, pracą w godzinach nadliczbowych będzie praca wykonywana ponad 8. godzinę w danym dniu pracy lub praca wykonywana w dniu wolnym od pracy wynikającym dla tego pracownika z obowiązującego go rozkładu czasu pracy.
Przykład
Pracownik świadczy pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin dziennie. W poniedziałek na polecenie pracodawcy pracownik pracował dodatkowo jeszcze przez 2 godziny. W sumie w poniedziałek przepracował łącznie 10 godzin. Czy przysługuje mu z tego tytułu wynagrodzenie za godziny nadliczbowe?
Praca ponad 8 godzin w danym dniu uprawnia tego pracownika do wynagrodzenia wraz z dodatkiem z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z tym pracownik za pracę w 9. i 10. godzinie powinien otrzymać wynagrodzenie powiększone o dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy ponad obowiązującą go normę.
WAŻNE!
Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych przez danego pracownika nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym.
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje również dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Dodatek ten wypłacany jest pracownikom w następującej wysokości:
• 100% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w:
- nocy,
- niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• 50% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej (art. 1511 k.p.).
W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpione ryczałtem. Wysokość wypłaconego pracownikowi ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Ponadto w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić również bez wniosku pracownika. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi czasu wolnego w wymia- rze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Czas wolny powinien być w takim przypadku udzielony pracownikowi najpóźniej do końca obowiązującego go okresu rozliczeniowego (art. 1512 k.p.).
WAŻNE!
W przypadku gdy w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi udzielono czasu wolnego, nie przysługuje mu dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.
Natomiast pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z obowiązującego go rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, czyli np. w sobotę, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy. Taki dzień wolny powinien być udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego w terminie z nim uzgodnionym (art. 1513 k.p.).
Przykład
Pracownik został zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy. Oznacza to, że pracuje po 8 godzin dziennie od godziny 8.00 do 16.00. W środę pracownik otrzymuje polecenie wyjazdu w podróż służbową. Wyjeżdża o godzinie 8.00 rano, a o godzinie 11.30 dojeżdża do miejsca, w którym ma wykonać pracę. Pracuje do godziny 17.00. Podróż powrotna do miejsca zamieszkania zajmuje pracownikowi czas do godziny 20.00.
Które godziny pracy tego pracownika są pracą w godzinach nadliczbowych?
Czas dojazdu tego pracownika do miejsca wykonywania pracy w ramach założonych godzin pracy (od 8.00 do 16.00) będzie jego normalnym czasem pracy. W przypadku gdy pracownik będzie wykonywał pracę ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy, czyli będzie pracował ponad obowiązujące 8 godzin, praca taka będzie pracą w godzinach nadliczbowych. Istotne jest jednak, aby pracownik w tych godzinach wykonywał pracę.
Podróż służbowa pracownika, która przypadła w godzinach od 8.00 do 16.00, będzie zaliczana do jego czasu pracy, za który przysługuje mu normalne wynagrodzenie. Natomiast za czas pracy od godziny 16.00 do 17.00 powinien otrzymać normalne wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik wykonywał bowiem pracę przez godzinę ponad obowiązujący go wymiar, dlatego też uprawnia go to do wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Inaczej traktowany będzie czas podróży powrotnej pracownika. Nie mieści się on w jego normalnych godzinach pracy, a także nie można powiedzieć, że pracownik w czasie jej odbywania świadczył pracę. Oznacza to, że czas podróży od godziny 17.00 do 20.00 nie będzie czasem pracy pracownika, a tym samym nie będzie mu przysługiwać za ten czas wynagrodzenie.
Czas dojazdu i powrotu z podróży służbowej
Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy, gdyż za czas pracy uznaje się czas pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania. Podobnie czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.
Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Jeżeli podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy pracownika, za który otrzyma on wynagrodzenie.
Polecenie wyjazdu służbowego
Zanim pracownik uda się w podróż służbową, musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego.
WAŻNE!
Polecenie wyjazdu służbowego powinno być wypełnione i zaakceptowane przez upoważnione osoby (np. dyrektora) nie później niż w dniu wyjazdu.
Do delegacji wystawianej pracownikowi dołącza się również rachunek kosztów podróży służbowej, który powinien zawierać wszystkie koszty dotyczące danej podróży. Po zakończeniu podróży służbowej rachunek kosztów powinien być zaakceptowany również przez osobę upoważnioną.
Przykład
Czy pracodawca może oddelegować pracownika bez jego zgody do pracy poza miejscem zamieszkania?
Tak. Pracodawca ma prawo jednostronnie polecić pracownikowi wyjazd w podróż służbową, wyznaczając termin tego wyjazdu, czas jego trwania i miejsce oddelegowania, a także wskazać zadania do wykonania w czasie podróży. Pracownik musi wykonać takie polecenie, gdyż ciąży na nim obowiązek stosowania się do poleceń pracodawcy. Ponadto na pracowniku ciąży również obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 § 1 i § 2 pkt 4 k.p.). Odmowa wykonania polecenia wyjazdu służbowego w zależności od okoliczności może stanowić podstawę pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej względem pracodawcy, wypowiedzenia umowy o pracę, a nawet jej rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika.
WAŻNE!
W podróż służbową nie można wysłać bez ich zgody określonej kategorii pracowników:
• kobiet w ciąży oraz
• pracownic (pracowników) opiekujących się dzieckiem do lat 4 (art. 178 k.p.).
Nie ma ograniczeń dotyczących liczby delegacji (podróży służbowych), jakie pracodawca może zlecić pracownikowi, aczkolwiek nie ma także całkowitej dowolności w tym zakresie.
Oczywiście mogą być pewne okresy, w których zwiększa się częstotliwość i liczba wyjazdów służbowych - prawo pracy nie chroni pracownika przed taką ewentualnością. Jeżeli w danym okresie potrzeby pracodawcy związane z wysyłaniem pracownika w podróż służbową są zwiększone, delegacje będą uzasadnione. W takim przypadku nawet znaczna ich liczba nie narusza przepisów.
Natomiast w przypadku stałych i codziennych delegacji może powstać uzasadnione pytanie, czy umowa o pracę faktycznie odzwierciedla to, czym pracownik się zajmuje i czy nie zachodzi próba obchodzenia przepisów o czasie pracy.
Ograniczeniem będą tutaj przepisy o odpoczynku pracowników. Ważne jest, aby pracownik miał zagwarantowane w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w tygodniu - do co najmniej 35 godzin takiego odpoczynku (art. 132, 133 k.p.).
Przepisy dotyczące podróży służbowych
Aktami regulującymi kwestię podróży służbowej są:
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem o podróżach krajowych) oraz
• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem o podróżach zagranicznych).
Stawki za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych i zamiejscowych są określone w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.; zwanym dalej rozporządzeniem o stawkach).
Regulacje zawarte w przywołanych aktach określają zasady wypłacania i obliczania należności za podróże służbowe tylko w odniesieniu do pracowników sfery budżetowej.
Natomiast pracodawcy „prywatni” mogą swobodnie ustalać wysokość należności wypłacanych pracownikom w związku z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi, a także - współpracownikom w związku z odbywanymi przez nich podróżami związanymi z działalnością firmy. Nie mogą być one jednak niższe niż określone w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych.
Wyjątek od tej zasady stanowią diety w podróżach zagranicznych. Ich wysokość pracodawca (zleceniodawca, zamawiający) może ustalić w kwotach niższych niż wskazane w tabeli do rozporządzenia o podróżach zagranicznych. Nie można jednak ich zmniejszyć poniżej poziomu diety krajowej (art. 775 § 4 k.p.).
Zdaniem Sądu Najwyższego „ryczałt w walucie obcej na pokrycie kosztów wyżywienia i innych wydatków, przysługujący pracownikowi odbywającemu wielokrotne podróże służbowe za granicę [...], może być niższy od diet wynikających z zastosowania przepisów określających ich wysokość, jeżeli w wystarczającym stopniu pokrywa ponoszone przez pracownika zwiększone koszty wyżywienia i innych drobnych wydatków” (wyrok SN z 20 września 2005 r., II PK 49/05, OSNP 2006/15-16/232).
Oczywiście należności z tytułu podróży mogą być ustalone w kwotach wyższych, ale wtedy „nadwyżki” (poza przekroczeniem limitu hotelowego podczas podróży zagranicznej) będą podlegały zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w sektorze prywatnym określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 k.p.). Jeżeli natomiast układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów obu rozporządzeń o podróżach służbowych (art. 775 § 5 k.p.).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych osobom współpracującym (na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło) określa się w umowie cywilnoprawnej łączącej strony. Pracodawca z sektora prywatnego w umowie cywilnoprawnej zawieranej ze współpracownikiem ma prawo określić własne zasady zwrotu kosztów podróży do celów prowadzonej działalności. Jeżeli tego nie zrobi, powinien rozliczać delegacje współpracowników na podstawie obu rozporządzeń o podróżach służbowych, tzn. tak samo jak w sferze budżetowej.
Obowiązkowa wypłata zaliczki
Z tytułu odbywania podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi, oprócz wynagrodzenia za czas pracy wykonywanej w trakcie tej podróży, przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych (§ 3 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Z tytułu podróży służbowej pracownikom przysługują takie należności, jak:
• diety,
• zwrot kosztów:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejskiej oraz
- innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę i odpowiednich do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Dieta przysługująca pracownikowi w przypadku odbywania podróży służbowych na terenie kraju przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.
WAŻNE!
Od 1 stycznia 2007 r. wysokość diety wynosi 23 zł za dobę podróży (§ 4 ust. 1 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Oznacza to, że czas pobytu pracownika w delegacji to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika środkami transportu w celu dojechania do wskazanej przez pracodawcę miejscowości i powrotu z niej.
Pracodawca sektora prywatnego nie jest zobowiązany do stosowania wprost przepisów rozporządzenia o podróżach krajowych, jeżeli w przedsiębiorstwie obowiązują w tym zakresie własne, wewnątrzzakładowe przepisy.
Jedyne ograniczenie dowolności porozumień wewnątrzzakładowych obejmuje stawkę diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej). Otóż dieta ta nie może być niższa - zgodnie z art. 775 § 4 k.p. - niż dieta należna pracownikowi sfery budżetowej za podróż na terenie kraju (tj. 23 zł w 2008 r.).
Poza minimalną wysokością diety pracodawcy „prywatni” mogą w dowolny sposób ustalać np. stawki ryczałtów za przejazdy środkami komunikacji miejscowej czy limity na noclegi. Stawki te muszą jednak stanowić co najmniej równowartość niezbędnych i rzeczywiście poniesionych przez pracownika podczas odbywania podróży służbowej wydatków (nie jest dopuszczalne przerzucanie na zatrudnionego kosztów prowadzonej działalności).
Uregulowania wewnątrzzakładowe obowiązujące w przedsiębiorstwach sektora prywatnego mogą określać także inny niż określony w rozporządzeniu o podróżach krajowych termin na rozliczenie się pracownika z zaliczki z tytułu odbytej podróży służbowej. Może to być np. termin 7- lub 10-dniowy.
Przykład
Pracownik mieszka i pracuje w Warszawie. Został wysłany na szkolenie do Wrocławia. Za zgodą pracodawcy odbył podróż służbową samochodem służbowym. Wyjechał do Wrocławia 21 lipca 2008 r. o godzinie 9.00, a powrócił do Warszawy 24 lipca o godzinie 16.00. Obliczamy przysługującą mu dietę.
Podróż służbowa pracownika trwała 3 pełne doby. Pracownik przebywał w podróży służbowej od godziny 9.00 21 lipca do godziny 9.00 24 lipca, co stanowi właśnie 3 pełne doby oraz 7 godzin (od 9.00 do 16.00 24 lipca). W związku z tym pracownik powinien otrzymać 3 diety w pełnej wysokości, czyli po 23 zł, oraz połowę diety w wysokości 11,50 zł.
W sumie pracownik z tytułu podróży służbowej otrzyma dietę w wysokości:
3 x 23 zł = 69 zł
1/2 x 23 zł = 11,50 zł
69 zł + 11,50 zł = 80,50 zł.
Pracownik otrzyma z tytułu podróży służbowej dietę w wysokości 80,50 zł.
W przypadku gdyby podróż służbowa pracownika trwała np. 3 pełne doby i 12 godzin, czyli pracownik powróciłby z podróży do Warszawy również 24 lipca, ale dopiero o godzinie 21.00, otrzymałby dietę za 3 pełne doby podróży służbowej w wysokości:
3 x 23 zł = 69 zł, wraz z dietą za 12 godzin, która też wynosiłaby 23 zł.
Jeżeli podróż trwa powyżej 24 godzin, za każdą rozpoczętą dobę, która trwa powyżej 8 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości, czyli 23 zł.
Pracownik otrzymałby zatem 4 pełne diety (za 3 pełne doby i za przekroczone 8 godzin 4. niepełnej doby), czyli w sumie 4 x 23 zł = 92 zł.
Istnieją jednak pewne wyjątki dotyczące warunków i zasad przyznawania oraz wypłaty diet pracownikom z tytułu podróży służbowych.
W sytuacji gdy pracownik:
• został delegowany do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu,
• przebywał w podróży, która trwała co najmniej 10 dni, i wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu na koszt pracodawcy,
• miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie
- dieta w ogóle nie przysługuje.
Przykład
Pracownik zostaje wysłany w 3-dniową podróż służbową. Pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne wyżywienie i noclegi w hotelu. Czy w takim przypadku pracownikowi przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej?
Zapewnienie pracownikowi bezpłatnych noclegów i wyżywienia zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej. Oznacza to, że pracownik nie ma prawa do diety z tytułu podróży służbowej. Pracodawca w opisanej sytuacji jest zwolniony z obowiązku jej wypłacenia.
WAŻNE!
Przez całodzienne wyżywienie rozumie się co najmniej 3 posiłki dziennie.
Przepisy nie uzależniają wysokości diety od liczby posiłków zapewnionych pracownikowi w czasie delegacji. Oznacza to, że dieta będzie przysługiwała pracownikowi w każdym przypadku, w którym pracodawca nie zapewni mu całodziennego wyżywienia (a jedynie jeden lub nawet 2 posiłki dziennie). A zatem pracodawca nie może obniżyć kwoty diety pracownikowi w delegacji w razie zapewnienia mu częściowego wyżywienia.
Przykład
Pracodawca oddelegował pracownika na 3 dni w podróż służbową do innej miejscowości. Pracownik miał zagwarantowane i opłacone wyżywienie w postaci 2 posiłków dziennie. Czy w takim przypadku pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłacenia pracownikowi diety?
Pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne wyżywienie. Nie było to jednak wyżywienie całodzienne, ponieważ przez całodzienne wyżywienie pracownika należy rozumieć zagwarantowanie mu co najmniej 3 posiłków dziennie. Dopiero takie zagwarantowanie pracownikowi wyżywienia całodziennego zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłacenia pracownikowi diety z tytułu podróży służbowej.
W sytuacji opisanej w pytaniu pracownikowi będą się należały diety w wysokości 69 zł (23 zł - wysokość diety za pełne doby x 3 pełne doby podróży służbowej), ponieważ pracodawca nie zapewnił mu całodziennego wyżywienia.
Zwrot kosztów przejazdów
Pracodawca nie tylko określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, ale ustala także środek transportu właściwy do jej odbycia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
Pracodawca określa zarówno miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej pracownika, jak i ustala środek transportu, jakim podróż ma być odbyta. Środek transportu pracodawca wskazuje w poleceniu wyjazdu służbowego, czyli określa, w jaki sposób ma się odbyć dana podróż służbowa - autobusem, samolotem, pociągiem (np. I lub II klasy, ekspresowym, pośpiesznym, osobowym, w wagonie sypialnym).
Jeśli pracownik zmieni środek transportu określony uprzednio przez pracodawcę i będzie się z tym wiązał wzrost kosztów przejazdu, wymagana jest akceptacja pracodawcy. Jeżeli natomiast pracownik samowolnie dopuści się zmiany ustalonego wcześniej z pracodawcą środka transportu, pracodawca może odmówić zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. Omawiane zwroty kosztów przejazdu obejmują ceny biletów za przejazd pracownika.
Przykład
Pracodawca oddelegował pracownika w podróż służbową z Łodzi (miejsca zamieszkania i jego zatrudnienia) do Warszawy. Środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego był pociąg pośpieszny II klasy. Pracownik korzysta z 50% zniżki na przejazdy koleją, łączna cena biletów w obie strony wyniosła 130 zł.
Taką też kwotę pracownik otrzyma od pracodawcy tytułem zwrotu kosztów przejazdu. W sytuacji gdyby pracownik - bez zgody pracodawcy - zakupił bilety na podróż I klasą, to różnicę w cenie między biletami I i II klasy musiałby pokryć samodzielnie.
WAŻNE!
Warunkiem zwrotu pracownikowi kosztów przejazdów podczas odbywania podróży służbowej jest przedłożenie pracodawcy biletów za te przejazdy.
W przypadku niemożności przedstawienia biletów (np. z powodu ich zagubienia) pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 8a ust. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Podróż prywatnym samochodem
Przepisy przewidują także możliwość odbycia podróży służbowej - za zgodą pracodawcy - samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być jednak wyższa niż określona w rozporządzeniu o stawkach.
Zwrot kosztów (według ustalonych stawek za jeden kilometr) uzależniony od rodzaju pojazdu oraz pojemności silnika samochodu następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.
Przykład
Pracownik dostał polecenie odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym o pojemności silnika do 900 cm3. Podczas całej podróży przejechał łącznie 600 km.
W jakiej wysokości pracodawca jest obowiązany zwrócić temu pracownikowi koszty przejazdów?
Pracodawca będzie obowiązany zwrócić pracownikowi koszty przejazdu w następującej wysokości: 600 km x 0,5214 zł = 312,84 zł.
Pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu w wysokości 312,84 zł.
Podróż lokalna
Jazdy lokalne to nic innego jak wyjazdy pracowników w celach służbowych w ramach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Nie są one zatem podróżami służbowymi.
Pracownik może odbywać jazdy lokalne również prywatnym samochodem (niebędącym własnością pracodawcy). Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym limit ten jest ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Istotne jest, aby limit ten nie przekroczył limitów ustalonych w § 2 rozporządzenia o stawkach.
Limit kilometrów ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może miesięcznie przekroczyć:
• 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Miesięczny limit kilometrów może zostać podwyższony dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej (do 1500 km) oraz np. w służbach ratowniczych w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej (do 3000 km).
Zwrot kosztów w jazdach lokalnych jest możliwy dopiero po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego prywatnego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Oświadczenie to powinno:
• zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
• określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności oraz
• określać liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 rozporządzenia o stawkach).
WAŻNE!
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejskiej
Pracownikowi, który odbył podróż służbową z polecenia pracodawcy, przysługuje również ryczałt na tzw. dojazdy miejscowe.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety (tj. od 1 stycznia 2007 r. - 4,60 zł). Ryczałt ten nie będzie przysługiwał, jeżeli pracownik nie poniósł kosztów dojazdów, miałoby to miejsce w przypadku, gdyby pracownik odbył podróż służbową własnym samochodem.
Pracodawca może również wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej poniesionych przez delegowanego pracownika, pod warunkiem że sam pracownik wystąpi z takim wnioskiem do pracodawcy.
Zaliczki
Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi, na jego żądanie, zaliczki na pokrycie niezbędnych, przewidywanych kosztów podróży (§ 8a rozporządzenia w podróżach krajowych). Jednocześnie pracownicy mają obowiązek rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (niezależnie od tego, czy korzystali z zaliczki udzielonej przez pracodawcę, czy z własnych środków).
Gdy pracownik nie dochowa obowiązującego go terminu rozliczenia się z pracodawcą, może spodziewać się wyciągnięcia konsekwencji. Pracodawca będzie mógł bowiem potrącić takiemu pracownikowi z wynagrodzenia za pracę kwotę zaliczki pomniejszoną o należne diety i ryczałty (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.). Dzieje się tak, ponieważ pracownikowi, nawet gdy nie przedstawi rachunków potwierdzających poszczególne wydatki, przysługują diety i zwrot wydatków objętych ryczałtami za odbytą podróż służbową.
Pomniejszenia wynagrodzenia dokonuje się z uwzględnieniem kwoty wolnej od potrąceń z tytułu wcześniej udzielonych zaliczek. Pracownikowi pozostanie zatem 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę (czyli w 2008 r. 75% x 1126 zł = 844,50 zł) - po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika (art. 871 § 1 pkt 2 k.p.).
Koszty noclegów
Za nocleg w delegacji służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 7 rozporządzenia o podróżach krajowych). Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku z hotelu bądź innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie (motel, gospoda, zajazd, pensjonat, schronisko itp.), przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (tj. od 1 stycznia 2007 r. w kwocie 34,50 zł).
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli:
• nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00,
• pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu bezpłatnego,
• pracownik nie miał możliwości codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania.
Pracownikowi nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów lub ryczałtu za nocleg:
• w razie gdy pracodawca uzna, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości zamieszkania (stałego lub czasowego pobytu),
• za czas pobytu w miejscowości zamieszkania, gdy pracownik przebywający w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni powrócił do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy (§ 7 ust. 4 rozporządzenia o podróżach krajowych).
Obowiązujące przepisy nie określają obowiązku potwierdzenia pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową na terenie kraju w miejscu delegowania.
W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z tzw. poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Pracodawca może zobowiązać pracownika do potwierdzenia na druku delegacji np. korzystania z noclegów zapewnionych przez pracodawcę. W ten sposób pracownik potwierdza swoją obecność w miejscu, do którego został delegowany. Formy dokumentowania odbytych przez pracowników podróży służbowych mogą być określone przez pracodawcę według jego indywidualnych potrzeb i zasad.
Inne wydatki
Pracodawca nie ma obowiązku zwracać pracownikowi wszystkich kosztów. Podróż służbowa oczywiście może wiązać się z innymi wydatkami, które po udokumentowaniu powinny być pracownikowi zwrócone. Jednak o tym, czy dane wydatki podlegają zwrotowi, powinny rozstrzygać zakładowe przepisy płacowe określające kwestie rozliczania podróży służbowych pracowników bądź też stosowne zapisy zawarte w umowach o pracę.
W przeciwnym razie decydujące znaczenie mają uzgodnienia poczynione z pracownikiem przed rozpoczęciem przez niego podróży służbowej.
WAŻNE!
Tak zwane uzasadnione wydatki, które pracownik poniósł w podróży służbowej, zależą przede wszystkim od celu tej podróży i rodzaju działalności pracodawcy.
Dlatego też pracodawca, który jest zainteresowany określonymi efektami takiej podróży, powinien w chwili delegowania pracownika uwzględnić także konieczność ponoszenia innych wydatków. Jednocześnie, aby uniknąć sporów w kwestii zasadności poniesienia takich kosztów oraz ich wysokości, pracodawca powinien uzgodnić tę kwestię z pracownikiem jeszcze przed rozpoczęciem podróży służbowej.
Jeżeli natomiast pracodawca nie dokona takich uzgodnień, a nie wynika to wprost z postanowień umowy o pracę lub innych przepisów, powinien liczyć się z tym, że to pracownik będzie dokonywał oceny zasadności poniesienia określonych wydatków. Chodzi przy tym wyłącznie o wydatki uzasadnione (np. pomoce naukowe potrzebne przy szkoleniu, które pracownik podczas podróży ma przeprowadzić), gdyż wydatki poniesione przez pracownika niecelowo (np. upominki dla współpracowników) nie podlegają w ogóle zwrotowi. Wydatki poniesione przez pracownika powinny być zawsze udokumentowane.
Zagraniczna podróż służbowa
Zagraniczną podróżą służbową jest podróż odbywana przez pracownika poza granicami kraju w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę (§ 2 rozporządzenia o podróżach zagranicznych). Czas pobytu pracownika poza granicami kraju oblicza się odmiennie w zależności od rodzaju środka komunikacji, jakim pracownik podróżuje (§ 3 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
W praktyce w trakcie wykonywania jednego zadania wyznaczonego przez pracodawcę, wiążącego się z koniecznością wyjazdu poza granice kraju, mamy do czynienia zarówno z podróżą służbową na terenie kraju, jak i z podróżą służbową poza jego granicami.
W kwestii liczenia czasu podróży zagranicznej wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 22 marca 2000 r. (I SA/Lu 1747/98, niepubl.). Zdaniem sądu czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględnienia pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres się zaczyna.
Przykład
Pracownik zamieszkały i pracujący w Gdańsku otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Karlskrony. Własnym samochodem dojechał do Gdyni, natomiast dalszą podróż odbył promem. Jak należy liczyć czas takiej podróży służbowej? Czy jako czas podróży krajowej czy też zagranicznej?
W tym przypadku czas podróży z Gdańska do Gdyni - do momentu wypłynięcia promu z portu - należy liczyć jako krajową podróż służbową. Natomiast z chwilą wypłynięcia promu z portu w Gdyni pracownik rozpoczyna zagraniczną podróż służbową.
Zdaniem Sądu Najwyższego czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną (wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 108/00, OSNP 2002/13/306).
Obowiązkowa wypłata zaliczki
Przy podróży zagranicznej pracownika pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę przeznaczoną na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju (§ 13 ust. 1 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej, jeżeli jednak pracownik wyrazi na to zgodę, pracodawca może wypłacić zaliczkę w złotówkach. W takim przypadku wysokość zaliczki w złotówkach musi stanowić równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej (§ 13 ust. 2 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju przysługują:
• diety,
• zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Diety
Dieta za czas pobytu w podróży służbowej poza granicami kraju jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i na inne drobne wydatki (§ 4 ust. 1 rozporządzenia o podróżach zagranicznych). Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych. Dieta przysługuje bowiem w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży (§ 4 ust. 3 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
W praktyce jest dopuszczalne, aby w przypadku odbywania podróży służbowej tranzytem przez inne państwa pracodawca wypłacił pracownikowi stosowną część diety w walucie państwa tranzytowego.
Dietę oblicza się według zasad określonych w § 4 ust. 4 rozporządzenia o podróżach zagranicznych.
WAŻNE!
Nie można naliczać diet odrębnie dla każdego państwa, przez które przejeżdża pracownik podczas podróży. Łączny czas pobytu w podróży służbowej pracownika należy zsumować i rozliczyć według stawki za dobę podróży służbowej ustalonej dla państwa docelowego.
Należy pamiętać również, że nie w każdej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości. Rozporządzenie o podróżach zagranicznych przewiduje w ściśle określonych sytuacjach kilka wyjątków w tym zakresie.
Pracownikom, którzy:
• otrzymują za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie wliczane jest w cenę karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25% diety,
• otrzymują za granicą częściowe wyżywienie - przysługuje odpowiednio na:
- śniadanie - 15% diety,
- obiad - 30% diety,
- kolację - 30% diety,
- inne wydatki - 25% diety oraz
• przebywającym za granicą w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym - przysługuje 25% diety za każdą dobę pobytu (§ 5 i 7 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Przykład
Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową samolotem. W trakcie lotu otrzymał posiłki na pokładzie samolotu. Czy otrzymane w trakcie lotu posiłki spowodują pomniejszenie diety należnej pracownikowi do wysokości 25%?
Nie, ponieważ przepisy rozporządzenia o podróżach zagranicznych w kwestii pomniejszania diety nie obejmują swym zakresem przelotów lotniczych - mowa jest tylko o otrzymaniu za granicą bezpłatnego wyżywienia lub wyżywienia opłaconego w cenie karty okrętowej lub promowej.
Przepisy rozporządzenia o podróżach zagranicznych określają nie tylko możliwość pomniejszenia wysokości diety przysługującej pracownikowi, ale także jej podwyższenia. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik odbywa zagraniczną podróż służbową w charakterze np. kuriera dyplomatycznego. Osobie takiej przysługuje dieta podwyższona o 25% (§ 6 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
WAŻNE!
Dieta nie przysługuje pracownikom, którzy otrzymują za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikom przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Zwrot kosztów przejazdów i dojazdów
Zasady zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów w zagranicznej podróży służbowej uzależnione są od środka transportu, za pomocą którego jest ona odbywana. O wyborze środka transportu właściwego do odbycia podróży zagranicznej decyduje pracodawca (§ 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Pracownik może odbyć podróż służbową autobusem, pociągiem, samolotem, statkiem lub więcej niż jednym środkiem transportu (np. autobusem i pociągiem, pociągiem i samolotem, pociągiem i promem itp.).
Zwrot kosztów przejazdu takimi środkami lokomocji obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi (np. za miejscówkę, kuszetkę, miejsce sypialne) i z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Nie ma przy tym znaczenia, z jakiego tytułu pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu (§ 8 ust. 2 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Podróż samochodem prywatnym
Przepisy przewidują także możliwość odbycia zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (dotyczy to zarówno pracownika, jak i osoby niebędącej pracownikiem). Podróż samochodem jest jednak możliwa tylko pod warunkiem, że pracownik złoży w tym celu stosowny wniosek, pracodawca zaś wyrazi zgodę na taką formę odbycia podróży (§ 8 ust. 3 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Za przejazd w podróży zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia o stawkach.
Zwrot kosztów noclegów
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych (§ 9 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot pracownikowi kosztów noclegu w hotelu stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit określony w przepisach.
Jednak w przypadku gdy pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu za nocleg. Ryczałt ten nie przysługuje jednak za czas przejazdu.
WAŻNE!
Pracownik nie nabywa prawa do zwrotu kosztów za nocleg w hotelu, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia mu bezpłatny nocleg (§ 9 ust. 4 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Ryczałt
Niezależnie od prawa do zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt w wysokości:
• jednej diety - na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
• 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży - na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (§ 10 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Ryczałty nie przysługują, jeżeli:
• pracownik odbywa podróż samochodem służbowym lub prywatnym,
• strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatne dojazdy,
• pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są te ryczałty.
Zwrot kosztów leczenia
W przypadku choroby pracownika powstałej podczas zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot ze środków pracodawcy udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków (§ 12 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Pracownikowi nie przysługuje jednak zwrot kosztów:
• leków, których nabycie za granicą nie było konieczne,
• zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych,
• nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.
W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Zwrot innych wydatków
Zgodnie z przepisami pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługuje także zwrot innych wydatków związanych z tą podróżą. W przypadku gdy zagraniczna podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu (§ 11 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
Pracodawca może także zwrócić pracownikowi koszty takich udokumentowanych wydatków, jak np. opłaty za bilety na targi czy opłaty parkingowe.
Rozliczenie kosztów podróży
Rozliczenie kosztów poniesionych przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej powinno być dokonane w:
• walucie otrzymanej zaliczki,
• walucie wymienialnej albo
• walucie polskiej - w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży (§ 13 ust. 3 rozporządzenia o podróżach zagranicznych).
W praktyce rozliczenie to powinno być zrobione na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego (tzw. rozliczenie podróży służbowej).
WAŻNE!
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, przy czym wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
W przypadku niemożności uzyskania dokumentu (rachunku) i w konsekwencji przedłożenia go pracodawcy pracownik składa oświadczenie na piśmie o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania.
Magdalena Kasprzak