Telepraca jest praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie wyniki pracy wykonanej w formie telepracy, pracownik przekazuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej pracodawcy. Umowa o pracę w formie telepracy jest świadczona przez pracownika na mocy porozumienia zawartego z pracodawcą, do którego może dojść przy zawieraniu umowy o pracę bądź już w trakcie zatrudnienia.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest zobowiązany co do zasady do dostarczenia pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego warunki bhp. W zakresie dostarczenia sprzętu, na pracodawcy ciąży również szereg obowiązków związanych z jego ubezpieczeniem oraz pokryciem kosztów m.in. jego instalacji czy serwisu. Zgodnie z kodeksem pracy strony mogą również w odrębny sposób określić prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w zakresie sprzętu, włącznie z postanowieniem, iż telepracownik będzie wykorzystywał do pracy własny sprzęt. W przypadku ustalenia przez strony, iż telepracownik będzie wykorzystywał do pracy swój własny sprzęt, telepracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny. Przy ustalaniu wysokości należnego pracownikowi ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Obowiązki telepracownika i pracodawcy związane z pracą w formie telepracy
Opodatkowanie ekwiwalentu za Internet
W przypadku ustalenia przez strony porozumienia o wypłacaniu telepracownikowi ekwiwalentu za Internet, dla obliczenia jego wysokości należy brać pod uwagę m.in. wymiar czasu pracy telepracownika, a w konsekwencji również czas wykorzystywania prywatnego łącza telepracownika dla celów związanych z wykonywana umową o pracę.
Dostęp do Internetu jest wykorzystywany przez pracownik między innymi do komunikowania się z pracodawcą i przesyłania mu wyników pracy. Zgodnie z interpretacją Ministra Finansów z 29 października 2010 r. ( DD3/033/166/IMD/09/PK-1320), choć refundacja telepracownikowi kosztów za posiadanie łącza internetowego będącego własnością tego pracownika stanowić będzie jego przychód, należy mieć na uwadze, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Używanie sprzętu – komputera zaś jest nierozerwalnie związane z wykorzystywaniem sieci internetowej. W konsekwencji należy uznać, iż refundacja abonamentu za Internet nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie ekwiwalentu z podatku potwierdza również stanowisko urzędu skarbowego (interpretacja Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 18 września 2009 r., IBPBII/1/415-536/09/BD
Ustalenie wysokości ekwiwalentu za Internet
Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 grudnia 2012 r. (IPPB2/415-953/12-1/LS) kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania. Ponadto w interpretacji tej stwierdzono, iż podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy.