Nie ma przeszkód w zatrudnieniu żony na podstawie umowy o pracę w celu wykonywania tylko części czynności związanych z obsługą szkoleń. Jeśli natomiast żona miałaby w istocie zajmować się całokształtem działalności firmy, wówczas właściwe byłoby zgłoszenie jej jako osoby współpracującej przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej.
W odniesieniu do członków rodzin dopuszczalne są obie formy współpracy. Warunki wyboru jednej z nich zawierają przepisy ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm. – zwanej dalej ustawą). Do celów ubezpieczeń społecznych pracownik traktowany jest jak osoba współpracująca, jeśli spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, o których mowa w ust. 11 tego artykułu (art. 8 ust. 2 ustawy). Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność (...) uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności (...); nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 11 ustawy).
Z przepisu tego wynika, że uznanie danej osoby za współpracującą przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej jest uzależnione od istnienia określonych więzów rodzinnych z przedsiębiorcą połączone z pozostawaniem we wspólnym gospodarstwie domowym oraz współpraca przy prowadzeniu działalności. Oba warunki muszą być spełnione łącznie. Oznacza to, że powiązania rodzinne same w sobie nie oznaczają istnienia współpracy w prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy. Dodatkowo musi występować warunek współpracy. Jak podkreśla Sąd Najwyższy, chodzi o taką współpracę, która ma charakter stały i bez której stanowiące majątek wspólny małżonków dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia współdziałanie przy tym przedsięwzięciu (wyrok SN z 20 maja 2008 r., II UK 286/07, OSNP 2009/17–18/241).
Sąd Najwyższy w wyroku z 23 kwietnia 2010 r. wyjaśnia, że pojęcie „współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności” cechują występujące łącznie elementy takie jak:
- istotny dla działalności gospodarczej ciężar gatunkowy działań współpracownika, które to działania nie mogą mieć charakteru wtórnego, muszą pozostawać w bezpośrednim związku z przedmiotem podjętej działalności oraz muszą charakteryzować się pewną systematycznością, stabilnością i zorganizowaniem,
- znaczący czas i częstotliwość podejmowanych robót (II UK 315/09, niepubl.).
Zadania podejmowane przez żonę nie będą uznane za realizowane w ramach współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej, gdy w całości lub w znaczącej części nie będą powieleniem czynności wykonywanych przez prowadzącego działalność (realizowanymi niejako w „zastępstwie”), nie będą stanowić stałego i istotnego wkładu w osiągany dochód z tytułu prowadzenia tej działalności. Przygotowywanie programów szkoleń i rozsyłanie zaproszeń powinno stanowić tylko nieznaczny wycinek działalności.