Nawiązując stosunek pracy, pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Bez względu na długość ustalonego stosunku pracy, a tym samym rodzaj zawieranej umowy powinna ona być zawarta w formie pisemnej.
Obowiązujące przepisy prawa pracy nakładają obowiązek określenia w umowie o pracę:
- jej stron, czyli wskazania, kto jest pracownikiem, a kto pracodawcą,
- jej rodzaju, czyli wskazania, czy umowa zawierana jest np. na czas nieokreślony, określony lub na czas wykonania określonej pracy,
- daty jej zawarcia – która nie musi pokrywać się z datą rozpoczęcia świadczenia pracy,
- warunków pracy i płacy, w szczególności:
– rodzaju pracy – określenia stanowiska, na którym będzie zatrudniony pracownik, a często także zadań i obowiązków z tym stanowiskiem związanych;
– miejsca wykonywania pracy – które może być określone jako konkretne biuro znajdujące się w danym mieście lub teren danego powiatu czy kilku województw;
– wynagrodzenia za pracę odpowiadającego rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, a więc tego, co pracodawca obok wynagrodzenia zasadniczego będzie wypłacał pracownikowi w zamian za wykonywaną pracę, np. premie, nagrody, prowizje;
– wymiaru czasu pracy, tj. informacji, czy praca będzie wykonywana w wymiarze całego etatu czy też jego części;
– terminu rozpoczęcia pracy, czyli daty, od której pracownik będzie świadczył pracę.
Użyte w przepisie stwierdzenie „w szczególności” oznacza, że katalog elementów, które muszą się znaleźć w umowie o pracę, nie jest zamknięty, a art. 29 § 1 k.p. zawiera jedynie minimalne wymagania.
Niezachowanie formy pisemnej, o której mowa w art. 29 § 1 k.p., nie powoduje nieważności umowy o pracę. Wprost przeciwnie umowa o pracę może być zawarta w formie ustnej lub w wyniku zgodnego zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę istnieje zwykle wówczas, gdy pracodawca dopuszcza pracownika do wykonania pracy i płaci mu wynagrodzenie. Do zawarcia umowy przez dopuszczenie do pracy może dojść zarówno w sytuacji, gdy jest to pierwszy dzień pracy nowego pracownika, jak i w sytuacji gdy – za wiedzą pracodawcy – po ustaniu umowy zawartej np. na czas określony lub po upływie okresu wypowiedzenia pracownik kontynuuje wykonywanie swoich obowiązków. W każdej takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek potwierdzenia na piśmie warunków zawartej umowy. Otrzymanie pisemnego potwierdzenia jest bowiem prawem pracownika. Pracodawca powinien zatem najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika pracy sporządzić potwierdzenie, a następnie doręczyć je pracownikowi.
W pisemnym potwierdzeniu ustaleń pracodawca zawiera informacje dotyczące określenia stron stosunku pracy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Te elementy pokrywają się z wymaganiami, które musi spełniać umowa o pracę. Warunki powinny być rozumiane szeroko jako warunki pracy (np. stanowisko) oraz warunki płacy. Nie ma obowiązku potwierdzania daty rozpoczęcia pracy, gdyż pracownik już daną pracę wykonuje. Umowa o pracę jest czynnością dwustronną. Ponadto może ona być dokonana także w okresie wcześniejszym niż pierwszy dzień pracy. Dlatego należy wskazać datę jej zawarcia. Potwierdzenie ustaleń jest czynnością jednostronną, oświadczeniem wiedzy pracodawcy, potwierdzającym wcześniejsze uzgodnienia dokonane między nim a pracownikiem. Pracodawca może – i moim zdaniem powinien – zawrzeć w jego treści informację, od kiedy pracownik świadczy pracę, ale także datę sporządzenia tego potwierdzenia. Może się tak zdarzyć, że daty te będą się pokrywały, gdyż zgodnie z powołanym powyżej art. 29 § 2 k.p. – potwierdzenie ustaleń powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika. Obowiązek potwierdzenia pracownikowi ustaleń dotyczy wszystkich umów, bez względu na rodzaj i czas ich trwania.
Niewypełnienie przez pracodawcę w ww. terminie obowiązku sporządzenia i doręczenia pracownikowi potwierdzenia może w konsekwencji być podstawą rozwiązania przez pracownika umowy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 11 k.p.). Należy bowiem pamiętać o art. 281 pkt 2 k.p., zgodnie z którym pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu podlega karze grzywny, jeżeli nie potwierdzą na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę. Przepis ten stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę, z jednym wyjątkiem. Nie stanowi bowiem wykroczenia niepotwierdzenie na piśmie zatrudnienia pracownika na innej podstawie niż umowa o pracę, nawet wówczas, jeżeli z mocy innych przepisów na pracodawcy ciążyłby taki obowiązek.
Kara grzywny, którą jest zagrożone to wykroczenie, może być zastosowana tylko wobec pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu i wynosi od 1000 zł do 30 000 zł. Należy także pamiętać, że jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które może zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika. W takiej sytuacji pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia.
Z drugiej strony pracownikowi przysługuje roszczenie o ustalenie nawiązania stosunku pracy. Spór taki będzie rozstrzygać sąd pracy. Każda ze stron może udowadniać zawarcie umowy dostępnymi jej środkami dowodowymi. Pracownik będzie mógł np. wykazać, że w danym dniu podpisał listę obecności, wykonał dane zadanie lub uczestniczył w szkoleniu. Pracodawca natomiast będzie wykazywał np., że nie wyraził zgody na dopuszczenie danej osoby do pracy.
Od potwierdzenia ustaleń, które powinien dokonać pracodawca, należy odróżnić tzw. informację 7-dniową, tj. pismo, w którym pracodawca informuje pracownika m.in. o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę lub wskazuje pracownikowi odpowiednie przepisy prawa pracy regulujące dane elementy. Informacja ta powinna być przekazana pracownikowi nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Moim zdaniem należy także przyjąć, że taka informacja powinna być przekazana także pracownikowi, z którym nie zawarto umowy o pracę, ale któremu pracodawca jednostronnie potwierdził dokonane ustalenia dotyczące zawartego stosunku pracy.