Cena systemu kadrowo-płacowego
Od czego zależy cena systemu kadrowo-płacowego?
1. Wielkość firmy
System kadrowo-płacowy powinien posiadać funkcjonalności, które zaspokoją potrzeby danego przedsiębiorstwa. W przypadku mniejszych firm najczęściej wystarczy proste oprogramowanie, nie wymagające czasochłonnych dodatkowych prac programistycznych czy konfiguracyjnych przed jego uruchomieniem. Jednak im większa firma, tym większe wymagania, a co za tym idzie – konieczność szeroko pojętej parametryzacji, by dostosować system do specyficznych potrzeb. W takich przypadkach standardowe wersje oprogramowania okazują się niewystarczające i wymagają stworzenia dodatkowych modułów, by sprostać potrzebom danego przedsiębiorstwa. Oczywiście wiążę się to z większymi kosztami.
2. Liczba pracowników
Wielkość firmy jest istotnym czynnikiem wpływającym na cenę. Im więcej pracowników, tym wyższa cena. Pod uwagę należy brać dwa wymiary. Po pierwsze, liczbę użytkowników systemu, czyli pracowników działu kadrowo-płacowego pracujących na co dzień z systemem. Po drugie, liczbę pracowników, która będzie obsługiwana za pomocą systemu kadrowo-płacowego.
3. Zakres funkcjonalny
Na cenę oprogramowania wpływa jego zaawansowanie funkcjonalne. Cena systemu kadrowo-płacowego często zależy od wyboru konkretnych modułów. Z kolei szczegółowy zakres funkcjonalności w danym module uzależniony jest od oferty danego dostawcy.
4. Indywidualne rozwiązania
Jak wspominaliśmy, w przypadku małych przedsiębiorstw często wystarczą funkcje systemu kadrowo-płacowego zawarte w standardowym pakiecie. Konieczność wdrożenia dodatkowych, indywidualnych rozwiązań dotyczy głównie firm średniej wielkości oraz dużych. Dostawcy systemów kadrowo-płacowych oferują często możliwość stworzenia dedykowanych rozwiązań, by sprostać wymaganiom danego przedsiębiorstwa. Wdrożenie indywidualnych rozwiązań wymaga analizy, stworzenia projektu oraz po stworzeniu samego modułu - przeprowadzenia odpowiednich konfiguracji i testów. Innymi słowy, wymaga większych nakładów ze strony zamawiającego.
5. Zakup lub wynajem systemu kadrowo-płacowego
Cena systemu kadrowo-płacowego zależy od tego, czy zdecydujemy się na zakup licencji oprogramowania czy jej wynajem (model subskrypcyjny). Zakup licencji wiąże się z jednorazową wysoką opłatą. Z kolei w przypadku modelu subskrypcyjnego formą rozliczenia jest stały miesięczny abonament.
6. Infrastruktura IT - serwery
Cena systemu kadrowo-płacowego uzależniona jest także od tego, czy oprogramowanie będzie zainstalowane na własnych serwerach czy serwerach dostawcy. Jeśli firma posiada własną infrastrukturę IT oraz zespół pracowników do obsługi technicznej oprogramowania – dostawca może zainstalować i skonfigurować system na serwerach przedsiębiorstwa. Coraz częściej wybieranym modelem jest jednak model SaaS (Software as a Service) – model udostępniania oprogramowania w chmurze, który polega na instalacji i konfiguracji systemu kadrowo-płacowego na serwerach dostawcy. Wówczas to on jest odpowiedzialny za całościowe zarządzanie oprogramowaniem, jego sprawnym działaniem i bezpieczeństwem.
7. Usługi wdrożeniowe
Zakres usług wdrożeniowych oraz ich wycena uzależnione są od oferty danego dostawcy i stopnia skomplikowania wdrażanego systemu. Jakiego rodzaju usługi wdrożeniowe będą nam potrzebne w przypadku wdrażania systemu kadrowo-płacowego?
8. Import danych kadrowo-płacowych
W przypadku zmiany systemu HR istotne jest przeniesienie danych kadrowo-płacowych z wcześniej używanego oprogramowania. Małe firmy są w stanie poradzić sobie z tym samodzielnie – mogą w tradycyjny, ręczny sposób wprowadzić wszelkie informacje do nowego systemu. Jednak w przypadku większych firm i wielości danych pracowniczych – przeniesienie tych danych bez automatyzacji – byłoby praktycznie niemożliwe.
9. Integracja z innymi systemami.
Zapewnienie integracji nowego oprogramowania kadrowo-płacowego z systemami używanymi w firmie to gwarancja sprawnego przepływu informacji i spójności danych. Przykładem jest integracja z systemem Rejestracji Czasu Pracy.
10. Szkolenia dla pracowników.
Dostawcy systemów kadrowo-płacowych często oferują szkolenia dla nowych użytkowników oprogramowania. Znając wszystkie funkcjonalności i możliwości, pracownicy działu kadr i płac mogą lepiej wykorzystywać potencjał nowego systemu.
11. Usługi serwisowe
Stała opieka serwisowa jest kluczowa dla zapewnienia ciągłości działania systemu. Opieka serwisowa obejmuje zwykle dwa aspekty. Po pierwsze, odpowiadanie na pytania użytkowników oprogramowania. Po drugie, aktualizacje i dostosowanie rozwiązań IT do ciągle zmieniających się potrzeb biznesowych, jak i przepisów prawnych – zwłaszcza w obszarze prawa pracy. Wykupienie wsparcia serwisowego nie jest zwykle wymagane. Jednak zapewnienie ciągłości pracy systemu kadrowo-płacowego w zgodzie z obowiązującymi przepisami w praktyce sprawia, że jest konieczne. Współpraca na tym polu zazwyczaj obejmuje:
- obsługę zgłoszeń serwisowych i reakcje zgodnie z przyjętymi standardami (SLA),
- zdalne konsultacje i szkolenia dla pracowników,
- monitorowanie urządzeń serwerowych,
- dostarczanie aktualizacji systemu (np. koniecznych w związku ze zmianami w przepisach prawnych),
- rozwój oprogramowania o nowe funkcjonalności.
Jeśli firma zdecyduje się na opiekę serwisową, musi liczyć się z dodatkowymi powtarzalnymi opłatami.
Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?
Cena systemu kadrowo-płacowego uzależniona jest od wielu czynników. To potrzeby danej firmy dyktują, jakie rozwiązania należy przyjąć, by zarządzanie kadrami i płacami przebiegało efektywnie i bezproblemowo. Im większe wymagania i im większa firma, tym wyższe koszty. Jaki budżet powinniśmy przygotować przystępując do wyboru systemu kadrowo-płacowego?
- W przypadku małych firm (do 49 pracowników) – zakup licencji to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. Alternatywą jest wynajem, który wiąże się z cykliczną opłatą na poziomie kilkuset złotych. Na usługi wdrożeniowe powinniśmy zarezerwować kilka tysięcy złotych.
- W przypadku firm średniej wielkości (50-249 pracowników) – zakup licencji to wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych. Z kolei wynajem wiąże się z miesięcznymi opłatami na poziomie kilku tysięcy złotych. Usługi wdrożeniowe – kilkadziesiąt tysięcy złotych. Jeśli zdecydujemy się na zakup licencji – to musimy również pamiętać o rocznej umowie serwisowej. Roczna opłata z tego tytułu to zwykle 20-30 % wartości licencji.
- W przypadku dużych firm (od 250 pracowników) – należy liczyć się z budżetem na poziomie kilkuset tysięcy złotych.